Comment faire une note de frais ?

Note de frais... de quoi parle t-on au juste ? 

Destinée à l’entreprise, la note de frais est un document permettant aux collaborateurs de se faire rembourser leurs frais professionnels. Il s’agit d'une fiche, dématérialisée ou non.

Le remboursement des frais est lié à trois contraintes. Les dépenses doivent être :

  • Engagées pour les besoins de l’activité professionnelle du salarié
  • De montants « raisonnables », sous peine d’être considérées par l’administration comme des « avantages en nature »
  • Justifiées, c’est-à-dire accompagnées des factures correspondantes

Le remboursement de frais n’est soumis ni à cotisation sociale, ni à l’impôt sur le revenu.

Le plus souvent, la note de frais porte sur des frais de repas, des frais de déplacement, des frais d’hébergement, de l’achat de petites fournitures de bureau ou de consommables variés.
Les remboursements de frais sont particulièrement vérifiés par l’administration et font souvent l’objet de redressements. Afin de pouvoir les justifier en cas de contrôle, il est indispensable de formaliser leur gestion.

L’entreprise est en droit d’imposer des dates limites de remise des notes de frais. Dans ce cas, une simple note de service permet d’en aviser les collaborateurs.

Les règles à respecter

Les justificatifs d’achats (factures, notes détaillées, etc.) de chaque dépense figurant dans la note de frais, sont à conserver soigneusement.

Les factures concernant les « repas d’affaires » doivent indiquer au dos : le nom du client invité, sa fonction et le nom de sa société.

Les dépenses d’hébergement sont recevables dès lors que le salarié se trouve à au moins 50 kms de son domicile ou à plus d’1 heure trente en transport en commun.

Frais réels ou forfaitaires ?

Dès lors que le contrat de travail prévoit un remboursement des frais au réel, le salarié se fait rembourser ses frais sur présentation d’une note. Dans le cas où le contrat de travail privilégie un remboursement des frais au forfait, le salarié n’a pas à présenter de note de frais pour être remboursé.

La récupération de la TVA

La plupart des factures remises à l’employeur et accompagnant les notes de frais, comprennent de la TVA. Pour que l’entreprise puisse la récupérer, il faut respecter les conditions suivantes :

  • La facture doit mentionner le montant de la TVA payée
  • Elle doit être libellée au nom de l’entreprise (et non du collaborateur)
  • La TVA doit être exigible chez le fournisseur

Tous les frais ne permettent pas une récupération de la TVA. C’est par exemple le cas des frais de déplacement (avion, train, etc.) ou des indemnités kilométriques. En entreprise, les comptables doivent être consultés sur ce point afin d’éviter les redressements fiscaux.

Et s'il existait un outil simple, pratique et intuitif pour gérer les notes de frais de votre société ?

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Ce qui doit figurer sur la note de frais

Dans l’optique d'éviter tout litige avec l’administration comme avec le collaborateur, la note de frais doit être détaillée.

Elle a le plus souvent la forme d'un tableau avec la date, le descriptif de la mission, le lieu du déplacement, la description des frais par type (restaurant, hôtel, affranchissement, etc.) et le montant. Pour chaque dépense, le montant de la TVA est indiqué.

Elle est nominative et datée.

C’est parce qu’elle est nécessaire à une gestion rigoureuse de l’entreprise que la note de frais doit être aussi détaillée et formalisée.

Simplifier la gestion des notes de frais : c'est possible !

La gestion des frais professionnels relève souvent du casse tête pour les entreprises ! Et d'autant plus pour les PME et TPE qui n'ont pas nécessairement un comptable expérimenté au sein de leurs équipes. 

Heureusement, des solutions existent pour faciliter la gestion comptable des notes de frais.

Imaginez un instant... Chaque collaborateur est autonome pour remplir sa note de frais en moins de 2 minutes. Les justifcatifs sont stockés en sécurité et vous pouvez vous débarrasser de la boîte à chaussure ou autre contenant dans lequel vous amassez factures et autres tickets. Lorsqu'une dépense est enregistrée par un salarié, son manager est alerté et valide (ou non) sa demande de remboursement. La comptabilisation des dépenses devient fiable grâce à des règles de contrôle automatiques. Cerise sur le gateau : vos collègues sont heureux car débarassés de la corvée mensuelle et remboursés plus vite !

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