Comment faire une note de frais ? Le guide

Qu'est-ce qu'une note de frais ?

La note de frais (définition) est un document listant une ou plusieurs dépenses effectuées avec des fonds personnels dans le cadre de son activité professionnelle. Cette note est remplie par le collaborateur et remis à l’employeur afin d’être remboursé de la somme avancée. Il s’agit d'une fiche, dématérialisée ou non.
 

Le remboursement des frais est lié à trois contraintes. Les dépenses doivent être :

• Engagées pour les besoins de l’activité professionnelle du salarié
• De montants « raisonnables », sous peine d’être considérées par l’administration comme des « avantages en nature »
• Justifiées, c’est-à-dire accompagnées des factures correspondantes

Le remboursement de frais n’est soumis ni à cotisation sociale, ni à l’impôt sur le revenu.

Le plus souvent, elle porte sur des frais de repas, des frais de déplacement, des frais d’hébergement, de l’achat de petites fournitures de bureau ou de consommables variés. Les remboursements sont particulièrement vérifiés par l’administration et font souvent l’objet de redressements. Selon le Code du travail, un salarié dispose de trois ans pour demander le remboursement de ses frais professionnels. 

La gestion des notes de frais est source de tension pour votre entreprise ? 

Et si vous passiez à la dématérialisation ? Gain de temps, process fluidifiés et conformité légale : on vous dit tout dans ce guide gratuit.

Le modèle note de frais qui vous simplifie la vie

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Les types de notes de frais

Même s’il existe de multiples frais professionnels, il existe seulement deux types de notes de frais : 

• La note de frais “classique” : que ce soit des frais d’hébergement, de déplacement, le paiement d’un repas ou même un achat de bureautique, le collaborateur va devoir simplement renseigner la date, le nom du fournisseur, le montant, le lieu, la description...
• La note de frais kilométrique : lorsqu’un collaborateur utilise son véhicule personnel pour effectuer des trajets professionnels, il peut toucher des indemnités kilométriques. Dans le cas où vos collaborateurs auraient opté pour la déduction des frais réels, c’est l’administration fiscale qui publie chaque année le barème kilométrique qui permet de calculer les frais à déduire des revenus salariaux. Lorsque le remboursement est au forfait, vous n’avez pas besoin de ce barème, la déduction est de 10%. 

Les règles à respecter

Pour être remboursée, une note de frais doit être accompagnée de son justificatif afin de prouver l’existence de ce frais. Attention car la loi est stricte à ce sujet : si la note de frais n’est pas justifiée elle ne peut être remboursée, sous peine d’être requalifiée comme avantage en nature. Selon l’article L123-22 , les justificatifs doivent être conservés pendant 10 ans : “Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans.” 

A savoir que depuis 2019, les entreprises ne sont plus dans l’obligation de conserver les justificatifs de notes de frais en version papier. C’est là qu’intervient la notion de “valeur probante”. 

Qu'est-ce qu'un justificatif de note de frais ?

Le justificatif atteste d’une dépense engagée par le salarié et lui est remis par le commerçant. Chaque frais doit être accompagné d’un justificatif, indispensable pour obtenir le remboursement. 

L’entreprise doit également le conserver afin de pouvoir le présenter en cas de contrôle :

• de l’URSSAF : le justificatif démontre si les sommes versées sont un remboursement de note de frais ou une rémunération.
• de l’administration fiscale : l’entreprise peut récupérer la TVA sur les dépenses professionnelles de ses salariés, uniquement s’il peut produire un justificatif. 

Exemples de justificatifs qui peuvent être utilisés pour les notes de frais 

• La facture d’un hôtel justifiant la réservation d’une chambre pendant quelques jours,
• La note de repas à la suite d’un dîner d’affaires entre un collaborateur et un client.
• La facture d’un taxi ;
• Un reçu fourni après la réalisation d’une formalité au nom de l’entreprise auprès d’une administration,
• Le ticket de caisse à la suite de l’achat de matériel de bureau.

Quelles sont les différences entre une facture et un reçu ?

Deux justificatifs peuvent être fournis par le collaborateur afin de prouver une note de frais : la facture et le reçu. 

La facture est un document émis par le service comptabilité d’une entreprise. Il a une valeur comptable. La facture peut être fournie pour l’achat d’un bien ou d’un service. Elle n’est pas forcément remise au moment de l’achat. Elle est généralement envoyée a posteriori. La facture peut être utilisée pour une note de frais si : 

• elle est datée ;
• elle comporte la mention « payée » ou même « payée en totalité ». 

Le reçu, lui, est un justificatif fourni au moment de l’achat. Il prend souvent la forme d’un ticket de caisse. Il peut être utilisé pour justifier sa note de frais, car il constitue une preuve de paiement à part entière.
 

Quelles sont les personnes concernées par les justificatifs des notes de frais ?

Tous les collaborateurs de l’entreprise engageant des dépenses professionnelles peuvent avoir à obtenir des justificatifs de notes de frais. Ce peut être : 

• Le dirigeant de l’entreprise : il doit fournir les justificatifs de notes de frais pour prouver la raison des dépenses réalisées.
• Les salariés : sont concernés tous les employés réalisant des déplacements professionnels. Les commerciaux sont les plus concernés. Mais, les autres salariés peuvent aussi faire des notes de frais. Par exemple, un employé se rendant à une formation pendant deux jours pourra se voir rembourser ses frais de déplacement, ses frais de repas et ses frais d’hébergement.
• Les indépendants : ils peuvent avoir à récupérer les justificatifs de note de frais afin de déduire ces dépenses professionnelles de leur chiffre d’affaires.

Toutes les entreprises ont besoin de récupérer les justificatifs de notes de frais, les startups, les TPE, les PME ou les grandes entreprises. Les associations ou les administrations publiques sont également concernées.

Quelles sont les informations obligatoires devant apparaître sur un justificatif de note de frais ?

Pour être conforme, le justificatif de note de frais doit comprendre plusieurs informations. 

• Le nom du commerçant ou du prestataire ;
• La date de la dépense ;
• La description de l’achat effectué ;
• Le montant de la dépense toutes taxes comprises ;
• Le montant de la TVA ;
• Le taux de la TVA.

Le justificatif peut aussi indiquer le nom du salarié ou le nombre de convives si c’est un repas au restaurant. 
 

Modalités de remboursement : frais réels ou forfaitaires ?

En France, il existe deux types de remboursements : le remboursement réel ou le remboursement au forfait. Petit zoom sur ces deux modèles de remboursement. 

Remboursement au réel

Dans ce cas, l’employeur va rembourser les frais à hauteur des sommes engagées par le collaborateur dans le cadre de son activité professionnelle. Ce type de remboursement impose au salarié d’avancer l’intégralité de ses dépenses sans forcément connaître le délai exact de remboursement. Aussi, le collaborateur devra être très méticuleux et garder tous ses justificatifs sous peine de ne pas se faire rembourser...

Remboursement au forfait

Le second cas est donc le remboursement au forfait. L’employeur va indemniser le collaborateur toujours de la même somme en fonction d’un barème déterminé chaque année par l’URSSAF. Le salarié n’a plus la contrainte de garder chaque justificatif de dépenses, mais l’employeur doit tout de même notifier les raisons et les circonstances de ces frais professionnels.

Les délais de remboursement

Connaissez-vous la prescription quinquennale ? La loi oblige le remboursement des frais professionnels dans un délai de 5 ans maximum. Mais notez que rien ne vous empêche d’imposer un délai de remboursement plus court. Pour cela vous devez le mentionner dans une note de service, la convention collective, ou votre politique de dépense. De manière générale, le remboursement d’une note de frais est d’un mois.

La récupération de la TVA

Pour que la TVA puisse être prise en compte, les dépenses doivent avoir été effectuées pour les besoins de l’entreprise et leurs justificatifs remis au service comptable qui doit les conserver soigneusement. Ces factures doivent impérativement détailler le montant de la TVA. 

Pour que l’entreprise puisse récupérer la TVA, elle doit être exigible chez le fournisseur qui a émis la facture. Ce qui signifie que lui-même, doit pouvoir facturer de la TVA. Tout dépend alors de la nature de la dépense car elles ne sont pas toutes soumises à TVA. Certains frais font l’objet de règles particulières qu’il convient de connaître

• Les carburants sur lesquels la TVA n’est pas récupérable sont l’essence, le sans plomb 95, 98 et E10. S’il s’agit d’un véhicule utilitaire, tous les autres carburants permettent une récupération à 100% de la TVA. S’il s’agit d’un véhicule de tourisme, tous les autres carburants permettent une récupération de la TVA mais à 80% seulement sur le Gazole et le Super-éthanol (E85) et à 50% sur le GPL à l’état gazeux.
• Les frais de transport ne sont pas assujettis à la TVA.  
• Les indemnités kilométriques, remboursées aux salariés, ne peuvent faire l’objet d’une TVA.
• Les dépenses d’hébergement ne sont pas des dépenses sur lesquelles la TVA peut être récupérable.
• La TVA sur les dépenses de stationnement n’est récupérable que si les lieux de stationnement sont clairement identifiés comme des emplacements réservés aux clients, aux visiteurs ou aux membres du personnel de l’entreprise.
• La TVA sur les frais de réception (invitations au restaurant par exemple), engagés par le salarié ou le dirigeant, est récupérable, à condition que le « caractère professionnel de la réception » puisse être prouvé, si besoin. ​

Dans tous les cas, lorsqu’un salarié présente une note de frais à l’entreprise, accompagnée des factures correspondantes et signée de son manager, la totalité de la note de frais doit lui être remboursée, y compris la TVA, même si elle n’est pas récupérable par l’entreprise. 

Ce qui doit figurer sur la note de frais

Dans l’optique d'éviter tout litige avec l’administration comme avec le collaborateur, la note de frais doit être détaillée.

Elle a le plus souvent la forme d'un tableau avec la date, le descriptif de la mission, le lieu du déplacement, la description des frais par type (restaurant, hôtel, affranchissement, etc.) et le montant. Pour chaque dépense, le montant de la TVA est indiqué.

Elle est nominative et datée.

C’est parce qu’elle est nécessaire à une gestion rigoureuse de l’entreprise que la note de frais doit être aussi détaillée et formalisée.

Comptabilisation d'une note de frais

Que les notes de frais soient remboursées au réel ou au forfait, l’enregistrement d’une note de frais se fait toujours de la même manière. Elle correspond à l’ajout d’une écriture comptable au débit dans un compte de classe 6. 

Voici les comptes correspondants à chaque type de dépense : 

• 6234 « Cadeaux » : pour les cadeaux offerts à des tiers
• 6251 « Voyages et déplacements » : pour les frais de transports quel que soit le mode de déplacement utilisé
• 6256 « Missions » : pour les frais de logement
• 6257 « Réceptions » : pour les frais de repas
• 647 ou 625 « Autres charges sociales » : pour les frais de transport entre le domicile et le lieu de travail des salariés
• 6181 « Document générale » : les achats de documents nécessaires à l’entreprise tels que les revues spécialisées ou les lettres d’informations professionnelles
• 6064 « Fournitures administratives pour l’achat des fournitures administratives et autres matériels de bureau.
• 6063 « Fournitures d’entretien et de petit équipement »pour l’achat de petits équipements et matériel

Comment et pourquoi établir une politique de dépense ?

Mettre à plat sa politique de dépenses, c’est définir des règles relatives aux dépenses professionnelles afin d’harmoniser les process de remboursement des notes de frais. Dès lors qu’un salarié fait une demande de remboursement de frais professionnels, il devra respecter cette politique. 

Vous pouvez aussi définir les processus de validation (le workflow de validation) des notes de frais. Notez qu’il faut impliquer dans le circuit de validation les personnes capables de comprendre le pourquoi du comment des dépenses à approuver. 

Voici les principales étapes pour établir sa politique de dépense :

• Etape 1 : Analyser les types de frais que votre entreprise rembourse. Vos collaborateurs sont souvent en déplacements ? Ont-ils souvent des nuitées à l’hôtel ?
• Etape 2 : Déterminer les limites de dépenses pour chaque type de dépenses.Par exemple : pas plus de 25€ par repas et par collaborateur.
• Etape 3 : Vérifier le cadre légal afin d’éviter que vos remboursements soient considérés comme un avantage en nature, et donc imposables, prenez connaissance des lois en vigueur pour votre secteur d’activité
• Etape 4 : Etablir une liste de partenaires. C’est le moyen de garder le contrôle sur les dépenses de vos collaborateurs. Par exemple, vous pouvez passer un accord avec une chaîne hôtelière ou une compagnie aérienne pour contraindre vos équipes à choisir ces prestataires lorsque cela est possible.

Il est crucial de respecter ces directives : à défaut, des sanctions sévères peuvent être appliquées, comme le démontre la jurisprudence. Dans un arrêt du 23 janvier 2019, la Cour de cassation a confirmé le licenciement pour faute grave d'un salarié ayant falsifié des notes de frais, en utilisant des fonds de l'entreprise pour des dépenses personnelles. 

Nos conseils pour limiter les erreurs de gestion

Une note de frais mal remplie, un justificatif égaré, un montant hors plafond... Autant d’erreurs qui compliquent la gestion et retardent les remboursements. Pour éviter ces désagréments, quelques réflexes s’imposent.
 

• Joindre des justificatifs lisibles et complets, comme une facture floue ou incomplète qui risque d’être refusée. Vérifiez qu’elle mentionne la date, le montant et la TVA.
• Respecter les délais de soumission ! Mieux vaut éviter d’attendre la dernière minute.
• Classer les dépenses par catégorie : transport, repas, hébergement... Une organisation claire facilite la comptabilité et limite les erreurs.
• Connaître les plafonds et les règles de remboursement : un repas d’affaires ne se rembourse pas de la même façon qu’un billet de train. Un cadre précis évite les mauvaises surprises.

Simplifier sa gestion des notes de frais : c'est possible !

La gestion des frais professionnels relève souvent du casse tête pour les entreprises ! Et d'autant plus pour les PME et TPE qui n'ont pas nécessairement un comptable expérimenté au sein de leurs équipes. 

Heureusement, des solutions (gratuites et payantes) existent pour faciliter la gestion comptable des notes de frais.

Imaginez un instant... Chaque collaborateur est autonome pour remplir sa note de frais en moins de 2 minutes. Les justificatifs sont stockés en sécurité et vous pouvez vous débarrasser de la boîte à chaussure ou autre contenant dans lequel vous amassez factures et autres tickets. Lorsqu'une dépense est enregistrée par un salarié, son manager est alerté et valide (ou non) sa demande de remboursement. La comptabilisation des dépenses devient fiable grâce à des règles de contrôle automatiques. Cerise sur le gâteau : vos collègues sont heureux car débarrassés de la corvée mensuelle et remboursés plus vite !

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