La Loi imposant à l’employeur, le remboursement des frais engagés dans l’exercice d’une fonction, l’entreprise dispose de 2 modalités. Elle peut choisir de rembourser ses salariés, soit à partir des dépenses réelles, soit sur la base d’un forfait. Chaque année, l'Urssaf édite à cet effet, un barème forfaitaire des frais professionnels et indemnités kilométriques.
Quelle que soit la modalité choisie, la gestion des frais reste une activité très chronophage même si les remboursements forfaitaires tendent à simplifier les écritures. De plus, le remboursement des frais réels doit être obligatoirement utilisé dans les cas suivants : télétravail, utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication, frais de déménagement (dans le cadre de la mobilité professionnelle) et frais liés aux dépenses engagées par des salariés détachés (dans un autre pays).
Dans un objectif de simplification, les modalités de remboursement doivent être définies à l’avance ainsi que les éventuelles avances accordées dans le cadre des déplacements car toutes les demandes ponctuelles perturbent les services. Le plus simple est de mettre en place une procédure de remboursement avec un modèle de notes de frais type et de définir le circuit de validation. Le mode de transmission à la comptabilité, est lui aussi, à étudier en amont. Enfin, il est nécessaire de prévoir un historique des notes de frais par salarié, par nature de frais et par client. Tout ceci afin de gagner du temps mais aussi dans l’optique de suivre les coûts et d’en faire l’analyse.
Ces façons de faire sont non seulement bénéfiques pour le gestionnaire RH en charge du dossier mais aussi pour le contrôleur de gestion, les collaborateurs et leurs managers qui sont alors moins impactés dans leurs tâches professionnelles. Enfin, les règles sont claires pour les collaborateurs, ce qui évite mécontentement, discussions et éventuels conflits.
Alors que les collaborateurs attendent, à juste titre, un remboursement en temps et en heure de leurs dépenses, le coût administratif de la gestion des frais est non négligeable pour l’entreprise. C’est pourquoi cette gestion a tout intérêt à conjuguer rapidité et fiabilité. Automatisation et dématérialisation sont deux moyens tout indiqués pour réduire les délais de traitement et fiabiliser le processus. Tout en permettant une meilleure identification des dérapages éventuels, ils laissent aux services RH et comptables, l’opportunité de se consacrer à des actions à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise. Ceci représente à terme, des sources d’économies non négligeables qui justifient que l’entreprise se dote d’un véritable outil dédié à la gestion de ses notes de frais.
Pour optimiser ce sujet, pas de baguette magique (désolée), mais plutôt une mise en place de process et d'outils. Justement, on vous dit tout dans notre guide sur la dématérialisation des notes de frais !
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