Le remboursement des frais - association loi 1901

A la façon des salariés engageant des frais dans l’exercice de leur travail, les bénévoles sont régulièrement amenés à faire des achats pour le compte de leur association. Petit matériel, timbres-poste et fournitures de bureau mais aussi invitations au restaurant et déplacements, en sont des exemples courants. Les bénévoles concernés ont alors droit au remboursement des frais engagés avec leurs propres deniers. Voici le mode d’emploi pour le faire en toute légitimité.

Les caractéristiques du bénévolat

Le bénévolat en tant que tel, n’est pas défini par la loi mais son concept a été précisé par le Conseil économique, social et environnemental : "Est bénévole toute personne qui s’engage librement pour mener une action non salariée en direction d’autrui, en dehors de son temps professionnel et familial".

Le bénévolat se caractérise donc par une participation à un organisme sans but lucratif, et ce, sans contrepartie. Son action ne peut faire l’objet d’une quelconque rémunération en espèces ou en nature. Par contre, le remboursement de ses dépenses est autorisé. Reste à prouver que le bénévole a agi dans le cadre strict des activités de l’association et que ses frais sont d’un montant « réel et justifié ».

Ceci acquis, le remboursement de frais peut s’effectuer de deux façons : soit sur présentation des justificatifs, soit de façon forfaitaire.

Les conditions du remboursement

Pour que les bénévoles ne soient pas imposables sur les sommes qui leur sont remises et qui seraient considérées alors comme des salaires, certaines règles sont à respecter.

Dans le remboursement des frais réels, la remise des factures correspondantes est impérative et les frais engagés doivent être en cohérence avec l’activité réelle de l’association. De plus, les frais ne doivent en aucun cas, présenter un caractère luxueux ou somptueux, sauf si l’activité de l’association l’exige. Si ces critères ne sont pas respectés, l’administration fiscale peut considérer ces dépenses comme un revenu et les soumettre à l’impôt.

Le remboursement forfaitaire, pour ce qui le concerne, est à manier avec précaution afin qu’il ne soit pas considéré comme un revenu déguisé. Cependant, une association, par commodité ou pour simplifier ses écritures comptables, peut y avoir recours. Il est conseillé alors de s’appuyer autant que possible sur des montants réels ainsi que sur les barèmes édités chaque année par l’administration : barèmes kilométriques, de repas et d’hébergement.

Les impératifs de la note de frais

Aucun modèle n’étant imposé par la loi, un modèle de note de frais peut être créé par l’association.

Chaque note devra indiquer le nom du bénévole concerné et être datée. Elle peut avoir la forme d’un tableau mais doit indiquer le descriptif de la mission, le lieu des déplacements et regrouper les frais par type (restaurant, hôtel, affranchissement, etc). Pour chaque dépense, le montant de la TVA sera transcrit (même si l’association ne la récupère pas). Enfin, la note de frais doit être signée par le bénévole ainsi que par le responsable de l’association.

Respecter ces quelques principes permettent aux présidents d’associations comme aux bénévoles, d’être en phase avec l’administration. Mais d’autres possibilités sont à leur disposition. Pour plus de facilité, une association peut par exemple, mettre en place des chèques repas. De son côté, un bénévole imposable peut avoir intérêt à faire don de ses frais à son association car les dons ouvrent droit à une réduction d'impôt.