Tout savoir sur le rapprochement bancaire

Qu'est-ce qu'un rapprochement bancaire ? Définition

Un rapprochement bancaire consiste à établir une comparaison à une date précise entre la comptabilité de la banque et le compte 512 d’une entreprise.

Cette opération facilite la détection des anomalies lors des enregistrements comme :

• des oublis d'enregistrement
• des erreurs d'enregistrement comptable
• des décalages entre l'enregistrement bancaire et l'enregistrement comptable
• des frais bancaires ou agios non répertoriés

Pointer les éventuelles divergences entre les deux états consiste :

• à isoler les règlements et encaissements non enregistrés
• à identifier les erreurs d’imputation ou d’arrondi
• à s'approcher de la réalité de la trésorerie de l'entreprise

Quand effectuer un rapprochement bancaire ?

Le rapprochement bancaire devrait être effectué régulièrement pour éviter un trop grand nombre de transactions à vérifier simultanément et pour repérer rapidement les éventuelles erreurs ou anomalies. Bien qu'il n'y ait pas de règle stricte, de nombreuses entreprises optent pour un rapprochement mensuel. Cette fréquence permet de détecter rapidement les erreurs de saisie ou les opérations non comptabilisées, et de corriger ces erreurs avant qu'elles ne s'accumulent. De plus, un rapprochement régulier facilite la gestion de la trésorerie en offrant un aperçu plus précis de la situation réelle de l'entreprise.

L'importance de l'exercice comptable

L'exercice comptable joue un rôle clé dans le rapprochement bancaire. Il s'agit d'une période pendant laquelle les opérations financières de l'entreprise sont enregistrées et résumées. La clôture de cet exercice donne un aperçu précis de la situation financière de l'entreprise, facilitant ainsi le rapprochement bancaire.

Lors de cet exercice, toutes les transactions sont vérifiées pour assurer leur exactitude. Cela comprend la comparaison des relevés bancaires avec les écritures comptables, la détection d'éventuelles erreurs ou omissions, et la correction de ces dernières.

Au-delà de la détection des erreurs, l'exercice comptable permet aussi de :

• Assurer la conformité réglementaire : les entreprises sont tenues par la loi de tenir des registres précis de leurs transactions financières. L'exercice comptable aide à respecter cette obligation.
• Faciliter la prise de décision : les informations obtenues lors de l'exercice comptable sont essentielles pour prendre des décisions éclairées concernant la gestion de l'entreprise.
• Préparer les états financiers : ces documents, qui sont généralement préparés annuellement, fournissent une vue d'ensemble de la performance financière de l'entreprise.

Quand faire un rapprochement bancaire automatique ?

Le rapprochement bancaire automatique est particulièrement recommandé dans certaines situations spécifiques. Si votre entreprise réalise un grand nombre de transactions, l'automatisation de cette tâche peut permettre d'économiser du temps et de minimiser les erreurs humaines. De plus, si votre entreprise utilise déjà un logiciel de comptabilité ou un ERP, le rapprochement bancaire automatique peut souvent être intégré à ces outils, facilitant ainsi le processus. Enfin, au moment de la clôture de l'exercice comptable, l'automatisation peut aider à garantir que toutes les transactions sont prises en compte et correctement enregistrées.

Comment faire un rapprochement bancaire ?

Pour la réalisation d'un rapprochement bancaire, il faut se servir des documents suivants :

• l’extrait du compte 512 (compte « Banque » du grand-livre)
• le relevé de compte (relevé bancaire) reçu de la banque
• les justificatifs des mouvements de trésorerie (souches de chèques, remises de chèques ou d’espèces, justificatifs de frais bancaires, etc.)
• l’état de rapprochement bancaire précédent (s'il y en a un)

L’état de rapprochement bancaire est habituellement établi sous la forme d’un tableau en deux parties. Une partie est dédiée au relevé bancaire. L’autre partie est consacrée au compte Banque de la comptabilité. Chacune des deux parties comprend une colonne débit et une colonne crédit. Chaque opération présente à la fois sur le relevé bancaire et en comptabilité est indiquée sur le tableau, sur une même ligne. Les autres écritures (écritures non rapprochées) sont inscrites dans un second tableau qu’il faudra corriger par la suite.

Les étapes pour effectuer un rapprochement bancaire

Voici les principales étapes pour dresser ce tableau :

#1 : Etablir les soldes de départ

On y retrouve le solde du relevé bancaire et le solde comptable du compte 512.

#2 : Pointer les opérations par double croisement

À ce stade, il faut croiser les données du relevé bancaire et du compte 512 (et de l'ancien rapprochement bancaire le cas échéant) en contrôlant les éléments suivants :

• Au crédit : les remises de chèques, les virements, les dépôts d'espèces, les remboursements de frais ;
• Au débit : les virements émis, les lettres de change, les retraits, les paiements par carte bleue.

#3 : Etablir l’état de rapprochement pour la totalité des mouvements

Le solde de fin du relevé bancaire et du compte 512 est inscrit dans les deux tableaux de rapprochement.

Toutes les sommes non pointées dans le relevé bancaire et dans le compte 512 sont reportées dans les deux tableaux de rapprochement. La concordance finale est établie en totalisant et en faisant apparaître les soldes rapprochés.

Le processus du rapprochement bancaire peut être pris en charge par un logiciel comptable de "rapprochement bancaire" ou de "rapprochement comptable".

Traitement comptable des écarts détectés

Une fois le rapprochement bancaire réalisé, les différences constatées doivent être régularisées en comptabilité. Il s’agit d’enregistrer les mouvements identifiés sur le relevé bancaire mais absents dans les écritures comptables. Ces ajustements peuvent concerner, par exemple :

• des frais bancaires non comptabilisés (commissions, agios)
• des intérêts débiteurs
• des encaissements ou décaissements oubliés

Les régularisations se traduisent par des écritures comptables à passer dans le journal de banque ou dans un journal d’opérations diverses (OD), selon le cas.

Exemples :

• Frais bancaires : 627… Charges sur opérations bancaires / 512 Banque
• Intérêts débiteurs : 661… Charges d’intérêts / 512 Banque
• Remise de chèque non enregistrée : 512 Banque / 411 Clients

Quel est l'objectif d'un rapprochement bancaire ?

Dans la pratique, le solde du compte 512 et le solde de la banque sont rarement identiques. Les opérations étant souvent enregistrées à des dates différentes, des décalages peuvent apparaître. L’objectif d'un rapprochement bancaire est alors de s’assurer de la concordance entre la comptabilité de l’entreprise et le solde du compte en banque. Plus généralement, le rapprochement bancaire, c'est l'assurance pour l'entreprise :

• de mettre à jour l’état réel de la trésorerie
• de vérifier les écritures comptables
• de dépister les possibles oublis ou erreurs
• d’identifier les factures manquantes ou les chèques non encaissés

Est-il obligatoire de faire un rapprochement bancaire ?

Réaliser un état de rapprochement bancaire n'a aucun caractère obligatoire. Cependant, il est fortement recommandé de procéder à cette opération au moins une fois par an pour les raisons suivantes :

• s'assurer de la bonne santé des comptes en banque de l'entreprise
• isoler les paiements non perçus
• discerner les erreurs de comptabilité
• vérifier que la société n'a pas été victime de vol, de fraude ou d'escroquerie

Multiplier les rapprochements bancaires sur l'année permet une surveillance plus fine de sa trésorerie. Cela facilite également l'identification d'éventuelles erreurs ou écarts ainsi que leur origine. En général, la périodicité préconisée est un rapprochement bancaire par trimestre ou par mois (selon l'activité).

Que faire si l'état de rapprochement bancaire est invalide ?

Lors d'un rapprochement bancaire, l'écart attendu entre le solde du compte bancaire de la comptabilité et le solde comptable est nul. Pourtant, après avoir pointé les opérations une à une, un écart de rapprochement peut apparaître. Il faut en rechercher la cause afin de corriger ou de justifier les mouvements à l’origine de l’écart. L'erreur peut concerner :

• une incohérence entre la date du rapprochement et le solde de fin au bas du relevé
• une anomalie dans le rapprochement bancaire précédent
• un décalage entre les totaux des mouvements (débit/crédit) et les cumuls du relevé bancaire
• une inversion de chiffres
• une écriture passée à l'envers
• une écriture dans un mauvais compte 512
• une écriture dans un mauvais journal
• un décalage entre le montant d'un chèque sur le relevé de compte et la valeur inscrite sur le talon

Certains écarts ne sont cependant pas des erreurs, mais simplement des opérations en transit, fréquentes notamment en fin de mois ou d’exercice :

• Chèques remis mais non encore encaissés
• Virements reçus ou émis enregistrés mais non encore visibles sur le relevé bancaire
• Prélèvements en attente de traitement

Dans ce cas, ces écarts sont considérés comme temporairement justifiés. Il est simplement nécessaire de les identifier clairement, de les suivre au rapprochement suivant, et de vérifier qu’ils sont bien régularisés sur le relevé bancaire ultérieur.

La méthode à ce stade consiste à reprendre tous les montants non pointés et à les reporter dans un tableau à deux colonnes. Ici, sont consignées les sommes apparaissant dans le compte 512, mais absentes du relevé bancaire et vice-versa. À partir de là, il faut calculer la différence entre le débit et le crédit au niveau du compte 512, puis appliquer la même méthode pour le relevé bancaire.

Lorsque tous les écarts ont été décelés, le compte 512 - banque de la comptabilité et le solde du relevé bancaire doivent présenter le même solde, mais avec un sens inversé. Si le compte 512 est débiteur, cela signifie que la trésorerie est positive et que le solde sur le relevé bancaire sera créditeur.

Une fois que le rapprochement bancaire est à l'équilibre, l'entreprise peut enregistrer en comptabilité les opérations présentes et justifiées sur le relevé bancaire, mais absentes dans le livre journal.

Avec les rapprochements bancaires, vous devez gérer de nombreuses tâches administratives pour votre entreprise ? Simplifiez votre quotidien en digitalisant vos tâches RH les plus courantes. On vous dit tout dans ce guide !

Que faire en cas d’écart non justifié ou persistant ?

Malgré un rapprochement correctement mené, il arrive qu’un écart demeure sans explication claire. Si toutes les vérifications ont été effectuées (erreurs d’imputation, opérations en transit, écarts de date ou de montant), et que l’écart persiste :

• Il peut être provisoirement enregistré dans un compte d’attente (471) en attendant identification ou régularisation
• Toute régularisation doit être documentée, tracée et validée par le responsable comptable
• Si aucune explication ne peut être apportée sur plusieurs périodes, un ajustement comptable exceptionnel peut être effectué, à condition d’en justifier la pertinence.

Exemple concret de rapprochement bancaire

Pour illustrer concrètement la réalisation d'un rapprochement bancaire, prenons l'exemple d'une entreprise qui effectue régulièrement des transactions bancaires et suit les étapes énumérées précédemment.

1. Établir les soldes de départ : Disons que le solde initial du relevé bancaire est de 10 000€ et le solde comptable initial du compte 512 est de 9 800€.
2. Pointer les opérations par double croisement : L'entreprise examine chaque transaction sur le relevé bancaire et le compte 512. Elle identifie par exemple que le relevé bancaire montre un dépôt de 500€ qui n'est pas encore enregistré dans le compte 512.
3. Établir l’état de rapprochement pour la totalité des mouvements : Après avoir ajouté le dépôt manquant de 500€ au compte 512, les soldes sont maintenant identiques. Les deux soldes sont de 10 000€, ce qui signifie que le rapprochement est réussi.

Cet exemple met en évidence l'importance de suivre toutes les transactions et de s'assurer qu'elles sont correctement enregistrées dans la comptabilité de l'entreprise.