Un achat de billet d’avion de plusieurs centaines d’euros par un collaborateur pour un voyage d’affaires ou un ticket de caisse d’un repas en déplacement oublié dans le fond d’un tiroir… Le service comptabilité doit faire face à des situations exceptionnelles relatives à la gestion des notes de frais.
La problématique de l’organisation pour rembourser les collaborateurs dans les meilleurs temps est stratégique pour l’entreprise. Le sujet peut d’ailleurs être la cause de conflit entre salarié et employeur. Comment être efficace dans les délais de remboursement des notes de frais ? Eurécia vous donne des solutions pour le paiement rapide des dépenses professionnelles.
Quel est le délai légal de remboursement d'une note de frais ?
La loi ne prévoit pas
de délai pour le remboursement d’une note de frais. C’est donc à l’employeur de fixer un délai dans sa politique interne. En pratique, le délai de 30 jours est souvent choisi. Il est également possible de décider de rembourser toutes les notes de frais réalisées dans le mois, avant la fin du mois.
Malgré l’absence d’obligation légale, l’entreprise se doit de respecter un délai raisonnable pour rembourser son employé. En effet, ce dernier a avancé une dépense professionnelle sur ces deniers personnels. Il doit donc obtenir un virement de son employeur. Il est essentiel de ne pas le placer dans une situation financière difficile si la dépense professionnelle est importante (par exemple, à la suite de plusieurs nuits d’hôtel).
bon à savoir : la demande de remboursement rapide
Dans certaines situations, notamment si la note de frais est importante, le collaborateur a la possibilité de demander un remboursement dans un délai plus court comparé à celui prévu dans la politique interne. L’employeur peut alors faire une exception en opérant un remboursement avant la finalisation de la gestion des notes de frais du mois et la clôture de la paie. Du point de vue de l’entreprise, ce type de situation demande une vigilance.
Indépendant de l’aspect juridique, la rapidité du remboursement a aussi un impact sur la qualité de vie des collaborateurs. En effet, le respect des délais fixés par l’entreprise incite les employés à faire confiance à son employeur. C’est une marque de considération ayant un impact sur l’engagement et la fidélisation des collaborateurs.
Quelle est la procédure de remboursement d'une note de frais ?
La
procédure de remboursement de la note de frais demande une organisation rigoureuse. Il est donc incontournable d’établir une politique claire et transparente sur le sujet. Le document précise les règles à respecter en matière de notes de frais (plafond de dépense, délai de transmission, etc.). Celui-ci décrit également la procédure à suivre pour se faire rembourser d’une dépense professionnelle.
Voici les différentes étapes à suivre pour
obtenir le remboursement d’une note de frais :
- Remplir le formulaire dédié pour déclarer sa note de frais. Ce document permet de présenter les caractéristiques de la dépense (date, montant, identité du salarié, type de dépense, utilité, commerçant ou prestataire, la signature du salarié…).
- Joindre les justificatifs de la dépense à la demande de remboursement de la note de frais. Le salarié doit obligatoirement fournir un ticket de caisse ou une facture pour prouver le bien-fondé de son achat.
- Valider la demande de remboursement. Pour éviter les abus ou les fraudes, il est conseillé de mettre en place un circuit de validation. Par exemple, la note de frais peut être contrôlée par un comptable pour vérifier le respect de la procédure. Ensuite, le manager valide la conformité de la dépense à la mission du collaborateur. Enfin, le responsable financier donne son accord au virement de remboursement.
- Traiter comptablement la note de frais. Le service comptabilité inscrit la dépense dans le grand journal, puis dans les comptes de débit ou de crédit concernés.
- Réaliser le virement du remboursement sur le compte personnel de l’employé.
bon à savoir : l'automatisation des notes de frais pour optimiser la gestion des délais de remboursement
Pour faciliter le remboursement des notes de frais, il est possible de s’appuyer sur un logiciel de gestion des dépenses professionnelles. Grâce à la centralisation des données et à l’automatisation de la procédure, vous respectez les délais avec plus d’efficacité. De plus, cela permet de réduire les erreurs humaines, les fraudes ou les abus.
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Comment se faire rembourser une note de frais kilométrique ?
Parmi les dépenses professionnelles les plus courantes engagées par le salarié se trouvent les frais de déplacement. Il est courant pour un collaborateur d’utiliser sa voiture personnelle pour se rendre à un rendez-vous professionnel (réunion avec un client ou un fournisseur, formation, représentation de l’entreprise à un salon, etc.). Dans ces situations, l’employé peut demander
le remboursement de la note de frais kilométrique.
Les frais kilométriques sont remboursés selon un barème fiscal fixé chaque année au 1er janvier par l’URSSAF. Ils sont déterminés pour prendre en charge :
- les frais d’essence ;
- les frais d’entretien du véhicule ;
- les frais d’assurance ;
- les frais de nettoyage.
Les frais de parking ou de péage ne sont pas compris dans les indemnités kilométriques puisqu’ils ne sont pas automatiquement dépensés lors d’un déplacement. Ils font l’objet d’une note de frais séparée.
Comme pour toute note de frais, le collaborateur doit fournir les justificatifs de son déplacement et notamment :
- l’adresse de départ et l’adresse d’arrivée ;
- le nombre de kilomètres ;
- l’heure de départ et d’arrivée ;
- le jour du déplacement ;
- l’objet du déplacement ;
- la puissance fiscale de son véhicule personnel.
Les frais kilométriques sont utilisables également si l’employé dispose d’une voiture de location.
bon à savoir : le remboursement de l'essence dans une note de frais
L’employeur peut prendre en charge l’essence du collaborateur sous la forme d’une prime carburant. Il ne s’agit pas d’une note de frais, mais d’un avantage en nature. Le montant du remboursement est fixé dans la convention collective ou un accord d’entreprise. Le remboursement de l’essence peut intervenir pour les trajets domicile-travail ou tout autre déplacement. Néanmoins, les déplacements professionnels dont le remboursement est effectué via une note de frais sont forcément pris en charge via les indemnités kilométriques.
Comment se faire rembourser une note de frais repas ?
Les frais de repas sont également des dépenses courantes pour les collaborateurs d’une entreprise.
L’URSSAF fixe un barème des indemnités repas .
- 9,90 € pour les repas pris à l’extérieur de l’entreprise, hors restaurant.
- 20,20 € pour les repas pris au restaurant, par convive.
Les notes de frais dépassant ce barème sont considérées comme injustifiées par l’administration. Si elles font l’objet d’un remboursement par l’entreprise, cette dernière risque un redressement. Il est donc conseillé de communiquer des règles précises aux collaborateurs en matière de frais de repas.
Le remboursement des notes de frais de repas peut avoir lieu uniquement si le salarié présente un reçu ou une facture produite par l’établissement. Pour un repas au restaurant, le justificatif doit préciser le nombre de convives.
Voici les informations devant être précisées par les justificatifs de repas :
- Le nom du salarié.
- La date du repas ;
- Le détail des denrées consommées.
- Le montant de l’addition avec et sans charges.
- Les taux de TVA applicables (5,5 % pour la nourriture conditionnée, 10 % pour la nourriture à consommer sur place et 20 % pour l’alcool).
bon à savoir : la validité d'une note de frais
Pour être valide et entraîner un remboursement de la dépense, la note de frais doit présenter trois critères.
• Avoir été effectuée dans l’intérêt de l’entreprise.
• Être proportionnée et raisonnable.
• Être prouvée par un justificatif.
Quel est le délai légal de transmission d'une demande de remboursement de note de frais ?
Certains collaborateurs peuvent laisser traîner leurs notes de frais plusieurs semaines ou mois par manque de temps. La majorité des entreprises fixent donc
un délai de transmission de la note de frais pour éviter les problèmes d’organisation. En effet, il est difficile, pour le salarié comme pour le service comptable, de revenir sur des dépenses anciennes. Les risques d’erreurs ou d’abus sont alors plus présents.
Il est donc recommandé de fixer un délai de transmission d’une note de frais d’un mois. De cette manière, le salarié dispose d’une marge de manœuvre pour s’organiser. Il n’a toutefois pas le temps de perdre de vue ses dépenses professionnelles. Bien entendu, chaque entreprise est libre de fixer ses propres délais en fonction de ses besoins ou de ses particularités.
Le Code du travail dans son article L 3245-1 prévoit un délai de
prescription de la note de frais. Les sommes dues par l’entreprise aux salariés peuvent être réclamées pendant trois années à compter de la rupture du contrat de travail. Si l’article porte sur le salaire, il s’applique également aux dépenses professionnelles engagées par le salarié sur ses deniers personnels.
Comment sont remboursées les dépenses d'une note de frais ?
Généralement,
la note de frais figure sur la fiche de paie. Les remboursements sont effectués avec le paiement du salaire, à la fin du mois suivant la dépense.
Toutefois, l’employeur est libre de choisir sa méthode de remboursement. Il peut ainsi décider de virer le montant correspondant à la note de frais en cours de mois via un virement indépendant du salaire. Il est également possible de réaliser le remboursement par un chèque.
bon à savoir
Certaines notes de frais ne sont pas remboursées en raison de diverses raisons, comme des documents incomplets ou des dépenses non conformes aux politiques internes, soulignant l'importance de la clarté dans la communication pour résoudre ces problèmes efficacement.
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