Tout savoir sur les frais de mission

Haaaaaaaa les frais professionnels... Il en existe tellement que cela peut nous en faire perdre la tête ! Dans cet article, nous allons faire un zoom sur les frais de mission. Qu’est-ce que c’est ? Comment les calculer ? Qu’en est-il de la déclaration ? Quand doivent-ils être payés ? Retrouvez toutes les réponses à vos questions ci-dessous smiley

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Que regroupent les frais de mission ?

Lors d’un déplacement pour les besoins du service, l'agent public peut bénéficier de la prise en charge de ses frais de mission. Ils regroupent principalement les frais de déplacement ainsi que les frais de repas et d’hébergement. Il s'agit essentiellement des dépenses suivantes :

  • titres de transport ;
  • frais kilométriques ;
  • frais de location de véhicule ;
  • frais de carburant ;
  • frais de péage ;
  • frais de parking ;
  • frais de taxis ;
  • frais d’hébergement ;
  • frais de restaurant.

 

Les frais de mission peuvent également regrouper des dépenses induites comme :

  • les frais de bagage supplémentaire (mission longue, matériels fragiles, etc.) ;
  • les frais de visa ou équivalent ;
  • les frais de vaccination et traitements pour les missions à l’étranger et en outre-mer ;
  • les frais de repas pris pendant un transport, non compris dans le prix du billet.

 

Les frais d'assurance ou de réparation en cas d'accident n'entrent pas dans le champ des frais de mission et ne sont pas pris en charge par l'employeur.
 

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Comment calculer les frais de mission ?

Pour calculer ses frais de mission, l'agent commence par évaluer ses frais de transport. Puis, il estime ses frais de repas et d'hébergement.
 

#1 : Calcul des frais de mission : les frais de transport

Les dépenses de transport sont prises en charge par le service ou l'employeur. C'est généralement lui qui choisit le mode de transport le plus intéressant sur le plan financier et sur le plan pratique.

Lorsque l'agent utilise les transports en commun, ses frais sont pris en charge sur présentation des justificatifs (billet de train, d'avion, de bateau, etc.).

Lorsque l'agent utilise son véhicule personnel, il peut être indemnisé de ses frais de déplacements de deux manières. Il peut recevoir une indemnité :

  • calculée sur la base du tarif de transport en commun le moins cher ;
  • calculée en fonction des indemnités kilométriques.

 

Voici le montant des indemnités kilométriques pour une automobile pour l'année 2021 :


Pour un véhicule de 5 CV et moins :

  • 0,29 euro jusqu'à 2 000 km ;
  • 0,36 euro de 2 001 à 10 000 km ;
  • 0,21 euro pour plus de 10 000 km.

 

Pour un véhicule de 6 CV et 7 CV :

  • 0,37 euro jusqu'à 2 000 km ;
  • 0,46 euro de 2 001 à 10 000 km ;
  • 0,27 euro plus de 10 000 km.

 

Pour un véhicule de 8 CV et plus :

  • 0,41 euro jusqu'à 2 000 km ;
  • 0,5 euro de 2 001 à 10 000 km ;
  • 0,29 euro plus de 10 000 km.

 

Les mêmes indemnités seront proposées à l'agent se déplaçant avec son 2 roues. Le calcul des indemnités kilométriques sera alors le suivant :

  • 0,14 euro pour une cylindrée supérieure à 125 cm³ ;
  • 0,11 euro pour un autre véhicule.

 

→ Astuce : Simplifiez-vous le calcul des frais de transport avec modèle de note de frais kilométriques.

 

#2 : Calcul des frais de mission : les frais de repas et d'hébergement

Pour le calcul des frais de mission, il faut également recenser les dépenses de repas et les dépenses de logement.

Les frais de repas de l'agent en mission sont pris en charge à hauteur de 17,50 euros par repas.

Les frais d'hébergement de l'agent en mission incluent le petit-déjeuner. Ils sont pris en charge à hauteur des montants suivants :

  • 110 euros à Paris ;
  • 90 euros dans une commune du Grand Paris ou une ville de + de 200 000 habitants ;
  • 70 euros dans les autres villes.

 

A savoir : Pour un travailleur handicapé et en situation de mobilité réduite, le taux du remboursement forfaitaire des frais d'hébergement est de 120 euros par jour. Ce taux de remboursement forfaitaire spécifique vise à permettre d'accéder à une offre d'hébergement adaptée à la situation de handicap de l'agent.


Pour les missions en outre-mer, le taux du remboursement forfaitaire est le suivant :

  • 17,50 euros par repas ;
  • 70 euros par jour pour les frais d'hébergement (y compris le petit-déjeuner).

 

Un taux de remboursement forfaitaire particulier est prévu pour la Nouvelle-Calédonie, Wallis et Futuna et la Polynésie française. Le taux est ici égal à :

  • 21 euros ou 2 506 F CFP par repas ;
  • 90 euros ou 10 740 F CFP par jour pour les frais d'hébergement (y compris le petit-déjeuner).

 

Doit-on déclarer les frais de mission ?

En tant que frais professionnels, les frais de mission sont exclus de l’assiette des cotisations de sécurité sociale et de CSG-CRDS, s’ils ne dépassent pas certains plafonds.

  • En cas d'option pour la déduction forfaitaire de 10 %, les frais de mission bénéficient d'une exonération fiscale, sauf cas particulier.
  • En cas d'option pour la déduction des frais pour leur montant réel, les frais de mission sont imposables, sauf cas particulier.

 

Frais de mission et cotisations sociales

Les frais de mission ne sont pas soumis à cotisations de Sécurité sociale et à CSG-CRDS. Conformément à l’article L. 136-1-1 du Code de la sécurité sociale :

Ne constituent pas un revenu d’activité les remboursements effectués au titre de frais professionnels, correspondant dans les conditions et limites fixées par arrêté des ministres chargés de la sécurité sociale et du budget à des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi des travailleurs salariés ou assimilés que ceux-ci supportent lors de l’accomplissement de leurs missions.

 

Frais de mission et déduction forfaitaire de 10 %

Si l'agent choisit la déduction forfaitaire de 10 %, le remboursement des frais de mission est exonéré d’impôts. Pour bénéficier de cette exonération, les indemnités de frais doivent être utilisées conformément à leur objet. Elles ne doivent pas être destinées à rembourser des frais déjà couverts par la déduction de 10 %.

 

Frais de mission : déduction des frais pour leur montant réel

L'agent peut renoncer à la déduction de 10 % pour ses frais de mission et opter pour les frais réels. Il doit alors réintégrer ses indemnités de frais à ses salaires. En contrepartie, il peut déduire la totalité de ses frais engagés dans le cadre de son activité professionnelle.

 

Quand les frais de mission sont-ils payés ?

Les frais de mission sont généralement payés tous les mois et à terme échu, sur présentation des pièces justifiant les dépenses.
Pour obtenir un remboursement de ses frais de mission, l'agent doit :

  • disposer d'un ordre de mission ;
  • présenter un état de frais certifié ;
  • détenir une assurance personnelle (pour les indemnités kilométriques).

 

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