Remboursement des frais kilométriques

1 kilomètre à pied, ça use, ça use... 2 kilomètres à pied, ça use les souliers ! Et quand est-il lorsque l’on parle des frais kilométriques ?! Ça use bien plus que des souliers smiley

Pour bien tout comprendre du remboursement des frais kilométriques, nous vous avons concocté un article tout en un !

 

Comment rembourser les frais kilométriques ?

L’entreprise peut rembourser les frais kilométriques du salarié de deux manières :

  • au réel ;
  • au forfait.

 

Le remboursement des frais kilométriques au réel

Dans le cadre du remboursement des frais kilométriques au réel, le salarié doit fournir des notes de frais. Pour être recevables, ces notes de frais doivent indiquer :

  • la date de la dépense ;
  • la nature de la dépense ;
  • le montant total TTC.

Le salarié est remboursé à hauteur des sommes indiquées sur ses justificatifs.

 

Le remboursement des frais kilométriques au forfait

Dans le cadre du remboursement des frais kilométriques au forfait, le salarié n'est pas obligé de fournir un justificatif. L'entreprise le rembourse en fonction d'un montant fixe par catégorie.

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Quel est le plafond de remboursement des frais kilométriques ?

Un barème kilométrique fixé chaque année par l'État indique les plafonds de remboursement des frais kilométriques. Il concerne les voitures, les cyclomoteurs et les vélos.

 

Plafond de remboursement des frais kilométriques : indemnités kilométriques pour les voitures

Le barème kilométrique fiscal couvre les véhicules de 3 à 7 CV. Le montant des indemnités kilométriques auxquelles le salarié peut prétendre varie en fonction de la distance parcourue (km) et la puissance fiscale du véhicule (CV).


Pour une distance entre 0 et 5 000 km par an, le montant du remboursement des frais kilométriques se calcule comme suit :

  • 0,456 euro/km pour les 3 CV et moins ;
  • 0,523 euro/km pour les 4 CV ;
  • 0,548 euro/km pour les 5 CV ;
  • 0,574 euro/km pour les 6 CV ;
  • 0,601 euro/km pour les 7 CV et plus.

 

Pour une distance, entre 5 001 à 20 000 km par an, le montant du remboursement des frais kilométriques se calcule comme suit :

  • 0,273 euro/km + 915 euros pour les 3 CV et moins ;
  • 0,294 euro/km + 1 147 euros pour les 4 CV ;
  • 0,308 euro/km + 1 200 euros pour les 5 CV ;
  • 0,323 euro/km + 1 256 euros pour les 6 CV ;
  • 0,340 euro/km + 1 301 euros pour les 7 CV et plus.


Pour une distance supérieure à 20 000 km par an, le montant du remboursement des frais kilométriques se calcule comme suit :

  • 0,318 euro/km pour les 3 CV et moins ;
  • 0,352 euro/km pour les 4 CV ;
  • 0,368 euro/km pour les 5 CV ;
  • 0,386 euro/km pour les 6 CV ;
  • 0,405 euro/km pour les 7 CV et plus.

Bon à savoir : le montant des frais kilométriques est majoré de 20 % pour un véhicule électrique.

 

Plafond de remboursement des frais kilométriques : indemnités kilométriques pour les cyclomoteurs

Si le salarié utilise sa moto ou son scooter pour un déplacement professionnel, il calculera ses frais sur la base du barème fiscal des indemnités kilométriques applicable aux deux-roues.

 

Pour une distance entre 0 et 3 000 km par an, le montant du remboursement des frais kilométriques se calcule comme suit :

  • 0,341 euro/km pour les 1 à 2 CV ;
  • 0,404 euro/km pour les 3 à 5 CV ;
  • 0,523 euro/km pour les 5 CV ;
  • 0,272 euro/km pour les 2 roues < à 50 cm³.


Pour une distance entre 3 001 et 6 000 km par an, le montant du remboursement des frais kilométriques se calcule comme suit :

  • 0,085 euro/km + 768 euros pour les 1 à 2 CV ;
  • 0,071 euro/km + 999 euros pour les 3 à 5 CV ;
  • 0,068 euro/km + 1 365 euros pour les 5 CV ;
  • 0,064 euro/km + 416 euros pour les 2 roues < à 50 cm³.


Pour une distance au-delà de 6 000 km par an, le montant du remboursement des frais kilométriques se calcule comme suit :

 

  • 0,213 euro/km pour les 1 à 2 CV ;
  • 0,237 euro/km pour les 3 à 5 CV ;
  • 0,523 euro/km pour les 5 CV ;
  • 0,295 euro/km pour les 2 roues < à 50 cm³.

 

Comment s'effectue la demande de remboursement des frais kilométriques ?

La demande de remboursement des frais kilométriques s'effectue par le biais de notes de frais mentionnant :

  • le motif du déplacement ;
  • le lieu de la mission ;
  • le nombre de kilomètres roulés ;
  • la puissance fiscale du véhicule (justifiée avec la carte grise).


Bon à savoir : les indemnités kilométriques tiennent compte des frais liés au transport comme le carburant, l'assurance, l’usure et l'entretien du véhicule.

 

Combien de temps prend le remboursement des frais kilométriques ?

Selon l'article L3245-1 du Code du travail, le salarié dispose de 3 ans pour se faire rembourser ses frais professionnels et donc ses frais kilométriques. De son côté, l'entreprise dispose d'un délai légal de 5 ans. Dans la pratique, la gestion des frais professionnels est fixée par chaque entreprise et prévue dans la convention collective. Cette information est généralement transmise aux salariés par note de service. En moyenne, le remboursement des frais kilométriques prend un mois.

 

Le remboursement des frais kilométriques est-il imposable ?

Les frais kilométriques peuvent être intégrés dans les charges du salarié et entraîner une exonération de cotisations sociales. Comme tous les frais professionnels, ils sont également déductibles de la déclaration de revenus annuelle après soustraction de la part remboursée par l'employeur.


Au moment de déclarer les frais kilométriques aux impôts, deux solutions se présentent :

  • opter pour la déduction forfaitaire de 10 % ;
  • opter pour la déduction des frais pour leur montant réel.


En optant pour la déduction forfaitaire de 10 % sur le revenu imposable, l'abattement est appliqué automatiquement sur les salaires et donc sur les frais kilométriques.
En optant pour la déduction des frais pour leur montant réel, le salarié devra fournir tous les documents justifiant les frais de déplacement et les frais kilométriques.

 

Le remboursement des frais kilométriques est un vrai casse-tête pour votre entreprise ? Et si vous passiez à la dématérialisation des notes de frais ? Gain de temps, processus fluidifiés, conformité légales, on vous dit tout dans notre guide.

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