Remboursement des frais kilométriques : règles, barèmes et bonnes pratiques RH

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Remboursement des frais kilométriques : définition et enjeux pour les RH

Les frais kilométriques correspondent aux dépenses engagées par un salarié lorsqu’il utilise son véhicule personnel dans le cadre de son activité professionnelle, par exemple pour une visite client, un déplacement sur un autre site ou une formation externe. Ils constituent des frais professionnels et doivent, à ce titre, être justifiés puis remboursés.

Pour les RH, l’enjeu ne consiste pas seulement à rembourser des kilomètres, mais à sécuriser l’ensemble du dispositif. Cela implique de respecter les règles sociales et fiscales, d’éviter les risques de requalification, de limiter les litiges avec les salariés et de maîtriser le budget consacré aux frais professionnels.

Mettre en place une politique claire sur les frais kilométriques permet de fluidifier le travail des équipes RH et paie, de fiabiliser le contrôle des notes de frais et de rendre les règles de remboursement plus lisibles pour les collaborateurs.

Quelles sont les modalités de remboursement des frais kilométriques ?

L’entreprise peut procéder au remboursement des frais de transport kilométriques du salarié de deux manières.

Remboursement des frais kilométriques au réel

Dans le cadre d’un remboursement au réel, le salarié doit transmettre une note de frais accompagnée des éléments permettant de justifier la dépense engagée pour les besoins de son activité professionnelle.

Pour être recevable, la note de frais doit faire apparaître les informations essentielles :

• La date du déplacement.
• Le motif.
• Le trajet effectué.
• le nombre de kilomètres parcourus.
• Le montant total TTC.

Selon les cas, les éléments permettant d’identifier le véhicule utilisé peuvent aussi être demandés.

Ce mode de remboursement est particulièrement adapté lorsque l’entreprise souhaite un suivi précis des dépenses engagées. En contrepartie, il suppose un contrôle plus rigoureux des pièces transmises et une gestion administrative plus lourde pour les équipes RH, les managers et la paie.

Remboursement des frais kilométriques au forfait

Pour les remboursements au forfait, l’entreprise verse une indemnité kilométrique calculée selon un barème applicable, sans exiger systématiquement de justificatifs. En revanche, l’employeur doit toujours être en mesure de justifier le déplacement professionnel et la cohérence des kilomètres déclarés.

Ce fonctionnement permet de simplifier la gestion des notes de frais et d’accélérer le remboursement des collaborateurs.

Barème kilométrique : plafonds de remboursement

Pour calculer le montant des indemnités kilométriques, l’employeur peut s’appuyer sur les barèmes kilométriques publiés chaque année par l’administration publique. Ils servent de base de référence pour déterminer le plafond des remboursements et pour cadrer les politiques internes de remboursement des frais professionnels.

Barème kilométrique pour les voitures thermiques

Le barème kilométrique applicable aux voitures tient compte de deux critères : la puissance fiscale du véhicule et le nombre de kilomètres parcourus dans l’année à titre professionnel. Pour l’année 2026, le barème est le suivant [1] :

Barème kilométrique pour les motos, scooters et cyclomoteurs thermiques

Les déplacements professionnels peuvent aussi être effectués en moto, scooter ou cyclomoteur. Dans ce cas, un barème spécifique s’applique, calculé en fonction de la cylindrée (ou puissance) du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus dans l’année.

Le tableau ci‑dessous présente les montants de 2026 [1].

Barème des véhicules électriques

Les véhicules électriques bénéficient d’une majoration de 20 % du barème kilométrique applicable à leur catégorie (voiture ou deux‑roues) [1]. Cette majoration vise à tenir compte des spécificités d’usage et de coût des véhicules électriques (énergie, recharge, équipements dédiés).

Côté RH, il est important de préciser clairement cette règle dans la politique de remboursement et de vérifier que les paramétrages de l’outil de notes de frais et de la paie appliquent bien cette majoration lorsqu’un véhicule électrique est déclaré.

Comment rembourser les frais kilométriques ?

Pour rembourser correctement les frais kilométriques, il est nécessaire de cadrer la façon dont les collaborateurs déclarent leurs déplacements et comment ils sont validés.

Procédure de demande de remboursement

La demande de remboursement des frais kilométriques s'effectue par le biais de notes de frais mentionnant :

• Le motif du déplacement.
• Le lieu de la mission.
• Le nombre de kilomètres parcourus.
• La puissance fiscale du véhicule (justifiée avec la carte grise).

Délais de remboursement et risques en cas de retard côté employeur

Selon l'article L3245-1 du Code du travail [3], le salarié dispose de 3 ans pour se faire rembourser ses frais professionnels.

Dans la pratique, la gestion des frais professionnels est fixée par chaque entreprise et prévue dans la convention collective. Cette information est généralement transmise aux salariés par note de service. En moyenne, le remboursement intervient sous un mois.

Exemples de calcul du remboursement des frais kilométriques

Les exemples ci‑dessous illustrent comment appliquer le barème kilométrique en fonction du type de véhicule, de sa puissance fiscale et du nombre de kilomètres parcourus.

Exemple 1 : Voiture thermique

Un salarié utilise une voiture thermique de 4 CV pour 3 000 km de déplacements professionnels sur l’année.

Indemnité kilométrique = 3 000 km × 0,606 €/km = 1 818 €.

À titre de comparaison, pour le même trajet avec une voiture 100 % électrique, l’indemnité serait de : 3 000 km × 0,727 €/km = 2 181 €, soit environ 363 € de plus.

Exemple 2 : deux roues électriques

Un salarié effectue 2 500 km de déplacements professionnels avec une moto électrique de 1 à 2 CV.

Indemnité kilométrique = 2 500 km × 0,474 €/km = 1 185 €.

Pour le même trajet avec une moto thermique de 1 à 2 CV, l’indemnité serait de : 2 500 km × 0,395 €/km = 987,50 €.

Le remboursement des frais kilométriques est-il imposable ?

Lorsque le remboursement des frais kilométriques est effectué conformément aux barèmes officiels, il est considéré comme une indemnité de frais professionnels et, par conséquent, est exonéré de cotisations sociales. Cela permet au salarié de ne pas voir son revenu imposable augmenter du fait de ces remboursements. Comme tous les frais professionnels, ils sont également déductibles de la déclaration de revenus annuelle après soustraction de la part remboursée par l'employeur.

Au moment de déclarer les frais kilométriques aux impôts, deux solutions se présentent :

• Déduction forfaitaire de 10 % : un abattement de 10 % est appliqué automatiquement sur le salaire dans le calcul de l’impôt sur le revenu. Cette option simplifie la procédure mais est standardisée pour tous les salariés.
• Déduction des frais pour leur montant réel : le salarié peut déduire le montant réel des frais kilométriques (après remboursement par l’employeur) s’il est supérieur à 10 % de son revenu. Pour cela, il doit être en mesure de justifier les frais de déplacement avec des pièces comptables et des notes de frais. Cette méthode peut s’avérer plus favorable pour les salariés dont les frais professionnels sont élevés.

Le remboursement des frais kilométriques est un sujet à la fois technique et sensible pour les RH, car il touche à la fois au pouvoir d’achat des collaborateurs, à la conformité sociale et fiscale et à la maîtrise des coûts. En s’appuyant sur les barèmes officiels, en cadrant clairement les modalités (réel/forfait) et en formalisant une politique interne lisible, l’entreprise peut sécuriser ses pratiques tout en offrant un cadre perçu comme juste par les salariés.

Sources

1. Service Public - Frais professionnels : les barèmes kilométriques 2026 sont disponibles
2. Bpifrance Création - Barème kilométrique
3. Légifrance - Code du travail - Article L3245-1