Tout savoir sur l'indemnité de grand déplacement

Vos collaborateurs effectuent des “grands déplacements” dans le cadre de leurs missions professionnelles ? Vous devez donc mettre en place une indemnité spécifique.

Qu’est-ce qu’une indemnité de grand déplacement ? Quelles sont les conditions d’un grand déplacement ? Comment calculer cette indemnité ? Comment se passe la déclaration ? Vous avez une tonne de questions dans votre tête !

Vous êtes au bon endroit ! Voici un article 100% complet qui vous permettra de tout connaître de l’indemnité grand déplacement smiley

 

Qu'est-ce qu'une indemnité de grand déplacement ?

Pour couvrir ses dépenses supplémentaires de nourriture et de logement lors d'un déplacement professionnel, le salarié reçoit une indemnité de grand déplacement. Cette allocation spéciale varie selon la localisation et de la durée du déplacement.

Le remboursement des frais de grand déplacement est assumé par l'employeur. Il peut choisir de défrayer son salarié :

  • sur la base des frais réels (sur présentation des justificatifs) ;
  • sur la base d'une indemnité forfaitaire calculée sur le barème de l’URSSAF ;
  • sur une base panachant indemnisation réelle et forfaitaire.

 

Pour simplifiez le traitement des frais professionnels de vos collaborateurs, téléchargez gratuitement notre modèle de note de frais.

Je télécharge le modèle Notes De Frais

 

À partir de quand parle-t-on d'indemnité de grand déplacement ?

On parle de grand déplacement lorsque le salarié est dans l’impossibilité de regagner chaque jour son lieu de résidence du fait de ses conditions de travail. Cet empêchement résulte de la réunion de deux conditions :

  • la distance entre le lieu de résidence et le lieu de travail est supérieure ou égale à 50 km (distance par trajet) ;
  • le temps de transport pour parcourir cette distance est supérieur ou égal à 1 h 30 (trajet en transports en commun).

Dans cette configuration, l’indemnité de grand déplacement est destinée à couvrir les dépenses supplémentaires de repas et de logement du salarié empêché de regagner chaque jour son lieu de résidence.
 

Comment calculer l'indemnité de grand déplacement ?

Si les frais occasionnés par un grand déplacement ne sont pas remboursés au réel, le salarié bénéficie d'un remboursement sur la base d’allocations forfaitaires : l'indemnité de grand déplacement. Le calcul de cette indemnité se fonde sur les barèmes de l'Urssaf : déplacement en métropole et déplacement en outre-mer.

 

Calcul d'indemnités de grand déplacement en métropole

L'indemnité de grand déplacement compense les dépenses de repas et d'hébergement. Son calcul se base le barème de déplacement en métropole de l'Urssaf. En fonction de la durée du déplacement, les montants subissent un abattement de 15 % au-delà de 3 mois et de 30 % au-delà de 24 mois.
Les grands déplacements en métropole ouvrent droit à des indemnités repas :

  • 19,10 euros (les 3 premiers mois) ;
  • 16,20 euros (du 3e au 24e mois) ;
  • 13,40 euros (du 24e au 72e mois).

Les grands déplacements en métropole ouvrent droit à des indemnités logement (y compris petit-déjeuner) :

  • 68,50 euros à Paris ou 50,80 euros en province (les 3 premiers mois) ;
  • 58,20 euros à Paris ou 43,20 euros en province (du 3e au 24e mois) ;
  • 48 euros à Paris ou 35,60 euros en province (du 24e au 72e mois).

Le forfait hébergement atteint 120 euros par jour pour les salariés reconnus travailleur handicapé et en situation de mobilité réduite.

 

Calcul d'indemnités de grand déplacement en outre-mer

Les grands déplacements en outre-mer ouvrent droit aux indemnités forfaitaires suivantes :

  • 17,50 euros par repas ;
  • 70 euros par jour pour les frais d'hébergement (y compris le petit-déjeuner).

Une indemnité forfaitaire spécifique est prévue pour la Nouvelle-Calédonie, Wallis-et-Futuna et la Polynésie française. Le taux est ici égal à :

  • 21 euros par repas ;
  • 90 euros par jour pour les frais d'hébergement (y compris le petit-déjeuner).

Le montant des indemnités de grand déplacement en outre-mer subit un abattement de 15 % au-delà d'une durée de 3 mois et de 30 % au-delà d'une durée de 24 mois.
Lors d'un grand déplacement en outre-mer, une indemnité logement de 120 euros est allouée au salarié reconnu travailleur handicapé et en situation de mobilité réduite.

 

Calcul d'indemnités de grand déplacement à l'étranger

Un salarié en déplacement professionnel à l’étranger peut bénéficier d'indemnités de déplacement. Leur montant est limité au taux de l’indemnité journalière pour les déplacements temporaires à l’étranger des personnels civils de l'État. L’annexe 1 de l’arrêté du 3 juillet 2006 en fixe les détails. Le taux de cette indemnité de déplacement à l’étranger est réduit de :

  • 65 % lorsque le salarié bénéficie d'un logement gratuit ;
  • 17,5 % lorsque le salarié est nourri à l’un des repas ;
  • 35 % lorsque le salarié est nourri aux deux repas.

Le montant de l'indemnité est réduit de 15 % au-delà d'une durée de 3 mois et de 30 % au-delà d'une durée de 24 mois.
 

À qui s'adresse l'indemnité de grand déplacement ?

L'indemnité de grand déplacement s'adresse aux personnes suivantes :

  • Les salariés en situation de grand déplacement par le fait des conditions de travail
  • Les salariés en situation de grand déplacement par le fait des circonstances
  • Les salariés en grand déplacement en métropole
  • Les salariés en grand déplacement en outre-mer
  • Les salariés en grand déplacement à l'étranger
  • Les salariés en voyage d'affaires
  • Les salariés des entreprises de transport routier
  • Les salariés en mission ayant leur domicile à l’étranger en l’absence de résidence fixe en France à proximité de leur lieu de travail (entreprise cliente) :

      - salarié d'une entreprise de travail temporaire (ETT) ;

      - salarié d'une entreprise de service en ingénierie informatique (SSII) ;

      - salarié d'une entreprise de portage salarial.

 

Quelles sont les conditions nécessaires pour bénéficier de l'indemnité de grand déplacement ?

Pour bénéficier de l'indemnité de grand déplacement, le salarié doit être empêché de regagner chaque jour son lieu de résidence :

  • du fait de ses conditions de travail (distance supérieure à 50 kilomètres entre le domicile et le lieu de travail et/ou temps de trajet supérieur à 1h30) ;
  • du fait des circonstances (horaires décalés, absence de transport, etc.).

 

Comment déclarer une indemnité de grand déplacement ?

Les indemnités de grand déplacement sont exonérées d'impôts si elles remplissent de façon cumulative les conditions suivantes :

  • les indemnités sont soumises à la déduction forfaitaire de 10 % (à l'exclusion de déductions au titre des frais réels) ;
  • les indemnités correspondent à des frais professionnels et des dépenses réelles (justificatifs requis) ;
  • les indemnités doivent être utilisées conformément à leur objet.

Les indemnités de grand déplacement comme l'ensemble des indemnités forfaitaires pour frais professionnels sont présumées utilisées conformément à leur objet, dès lors que leur montant n’excède pas la limite fixée par la loi. Dans le cas contraire, le salarié doit justifier que la fraction excédentaire est utilisée conformément à son objet sous peine d'être considérée comme un complément de salaire imposable. 

 

Le traitement des indemnités de grand déplacement est un vrai casse-tête pour votre entreprise ? Et si vous passiez à la dématérialisation des frais professionnels ? Gain de temps, processus fluidifiés, conformité légales, on vous dit tout dans ce guide.

Téléchargez le guide

 

Gestion des notes de frais : retrouvez notre dossier thématique sur les dépenses professionnelles