Comment calculer les frais kilométriques en 2020 ?

Les véhicules personnels utilisés à des fins professionnelles par les collaborateurs ou le dirigeant, font l’objet de remboursement de frais. L’entreprise reverse alors, une indemnité compensatoire, appelée indemnité kilométrique. Cette indemnité est évaluée forfaitairement par l’administration fiscale qui édite à cet effet, un barème appelé « barème kilométrique ». Celui-ci ne s’applique qu’aux véhicules personnels des salariés ou du dirigeant.

Le principe

L’indemnité kilométrique prend en considération les charges liées à l’usure du véhicule, à sa réparation et son entretien, aux frais de carburant, à l’achat de casques et protections (pour les 2 roues), aux dépenses en pneus et en primes d’assurance. Elle ne prend en charge ni le coût d’achat du véhicule, ni les amendes. Les frais de stationnement, de parking ou encore de péage, font l’objet d’un autre type de remboursement et sont exclus des indemnités kilométriques. A condition de fournir un justificatif (factures), ces frais peuvent être remboursés en frais professionnels.

Le procédé est intéressant pour le collaborateur, dans la mesure où le remboursement des indemnités kilométriques n’est pas soumis à l’impôt sur le revenu.  Concernant le dirigeant, il sera judicieux de savoir s’il est plus intéressant pour lui, d’utiliser sa voiture personnelle et de demander cette indemnité ou de faire l’acquisition d’une voiture de fonction.

L’indemnité calculée en fonction du barème n’étant pas forfaitaire, les kilomètres parcourus à titre professionnel et qui sont à rembourser, doivent être accompagnés d’indications : dates, lieux et identité des personnes rencontrées (clients, fournisseurs, prospects, partenaires, etc). Les justificatifs doivent être remis au service comptable de l’employeur dont les services détermineront le nombre de kilomètres parcourus.

Les trois barèmes kilométriques

Chaque année, l’administration fiscale édite 3 barèmes. L’un est pour les voitures de tourisme, le second s’applique « aux véhicules dont la vitesse maximale, par construction, ne dépasse pas 45 km/h et équipés d’un moteur d’une cylindrée ne dépassant pas 50 cm3 ». Il est question des scooters, vélomoteurs, etc. Le dernier barème s’applique aux motos et scooters d’une cylindrée supérieure à 50 cm3.

Le calcul de l'indemnité kilométrique

L’indemnité est calculée en fonction du nombre de chevaux fiscaux.

Chaque cheval fiscal correspond à un quota qui est à multiplier ensuite par le nombre de kilomètres parcourus.

Ainsi, à chaque véhicule utilisé par le collaborateur ou le dirigeant, correspondra un quota qui sera à multiplier par le nombre de kilomètres parcourus lors du déplacement.

C’est ce quota qui change chaque année.

Les chevaux fiscaux sont plafonnés à 7, ce qui signifie qu’au-delà de 7CV, la puissance du véhicule n’est pas prise en compte par l’administration.

Les trois barèmes peuvent être consultés sur le site de la direction générale des Finances publiques.

Enfin, il est à noter que selon la loi (Code du travail : Art. L. 3245-1), le collaborateur dispose de trois années pour fournir des justificatifs et se faire rembourser les frais engagés dans l’exercice de son travail. Par contre, sous réserve de l’indiquer clairement, l’employeur est autorisé à fixer un délai de production des justificatifs. Il peut ainsi ne pas rembourser les frais qui lui seront présentés après ce délai.

 

Les indemnités kilométriques en 2020

Comment calculer l'indemnité kilométrique voiture ?

L'indemnité kilométrique voiture se calcule en multipliant la distance (d) parcourue en km dans le contexte de l'exercice professionnel, par les indices du tableau ci-dessous (source). Elle varie selon la puissance fiscale du véhicule et le nombre de kilomètres parcourus.

Puissance fiscale Jusqu'à 5 000km De 5 001 à 20 000km Au-delà de 20 000km
3cv et moins d x 0,451 (d x 0,270) + 906 d x 0,315
4cv d x 0,518 (d x 0,291) + 1 136 d x 0,349
5cv d x 0,543 (d x 0,305) + 1 188  d x 0,364
6cv d x 0,568 (d x 0,320) + 1 244 d x 0,382

 

Comment calculer l'indemnité kilométrique deux roues ?

A noter : les indemnités ci-dessous s'appliquent uniquement aux deux roues de cylindrée inférieure à 50cm3

L'indemnité kilométrique deux roues se calcule en multipliant la distance (d) parcourue en km dans le cadre de l'exercice professionnel, par les indices du tableau ci-dessous (source). Son montant dépendra uniquement du nombre de kilomètres parcourus.

Jusqu'à 2 000km De 2 001 à 5 000km Au-delà de 5 000km
d x 0,269 (d x 0,063) + 412 d x 0,146

 

Comment calculer l'indemnité kilométrique motos ?

L'indemnité kilométrique motos se calcule en multipliant la distance (d) parcourue en km dans le cadre de l'exercice professionnel, par les indices du tableau ci-dessous (source). Elle varie selon la puissance fiscale de la moto et du nombre de kilomètres parcourus.

Puissance fiscale Jusqu'à 3 000km De 3 001 à 6 000km Au-delà de 6 000km
De 1 à 2cv d x 0,338 (d x 0,084) + 760 d x 0,211
De 3 à 5cv d x 0,400 (d x 0,070) + 989 d x 0,235
Plus de 5cv d x 0,518 (d x 0,067) + 1 351  d x 0,292

 

Comment calculer l'indemnité kilométrique vélos ?

L'indemnité kilométrique vélos se calcule en multipliant le nombre de kilomètres séparant le domicile du salarié de son lieu de travail (trajet le plus court) par le nombre de jours de travail, le tout multiplié par un coefficient de 0,25. 

Calcul
0,25€ x km aller/retour x nb jours de travail

 

 

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