Tout savoir sur les frais de déplacement

Vos collaborateurs sont souvent amenés à faire des déplacements professionnels dans le cadre de leurs missions, mais connaissez-vous vraiment toutes les spécificités des frais de déplacement ? Sinon, vous êtes au bon endroit ! smiley

Que sont les frais de déplacement ? Quelles sont les dépenses comprises ? Comment calculer, facturer et rembourser ? Qu’en est-il de la déclaration ? Voici un article complet qui vous donnera une vision 360° des frais de déplacement.

 

Pour simplifier le suivi des frais de déplacement au quotidien, découvrez notre modèle de notes de frais.

Je télécharge le modèle Notes De Frais

 

Que sont les frais de déplacement ?

Les frais de déplacement regroupent différentes dépenses à caractère professionnel, principalement liées au transport et à l'hébergement. Il s'agit en priorité des frais occasionnés lors :

  • du trajet domicile/lieu de travail ;
  • des déplacements professionnels pendant les heures de travail.

Les frais de déplacement peuvent aussi bien être liés à un long voyage à l'étranger qu'à un court déplacement à proximité du lieu de travail.

 

Quelles sont les dépenses comprises dans les frais de déplacement ?

Les dépenses comprises dans les frais de déplacement sont entre autres :

  • les titres de transport ;
  • les frais kilométriques ;
  • les frais de parking ;
  • les frais de taxis ;
  • les frais d’hébergement ;
  • les frais de restaurant ;
  • la prime de panier ;
  • les frais divers (téléphone, fournitures diverses, frais postaux, etc.).

 

Comment calculer les frais de déplacement ?

Pour calculer les frais de déplacement, il faut commencer par regrouper les coûts de transport, puis les frais d'hébergement et de repas.

 

1. Calcul des frais de déplacement : les frais de transport

Les frais de transport (hors trajet domicile-travail) sont généralement remboursés intégralement par l'entreprise. Ils comprennent :

  • les billets d'avion, de train, de bateau, de bus ;
  • la location de véhicule ;
  • les notes de taxis ;
  • le péage ;
  • le parking,

Si le salarié utilise son véhicule personnel, le calcul des frais de déplacement se basera sur le barème Urssaf des indemnités kilométriques. Ce barème réactualisé chaque année prend en compte la puissance fiscale du véhicule et la distance parcourue à titre professionnel durant l’année.
 

2. Calcul des frais de déplacement : les frais de repas et d'hébergement

Lorsque le salarié ne bénéficie pas du remboursement au réel, le calcul des frais d’hébergement et de repas se fonde sur les barèmes de l'Urssaf.

Les "petits déplacements" ouvrent droit à une "prime de panier" d'un montant forfaitaire de 6,40 euros au maximum.

Les "grands déplacements" ouvrent droit à des indemnités repas :

  • 19,10 euros (les 3 premiers mois) ;
  • 16,20 euros (du 3e au 24e mois) ;
  • 13,40 euros (du 24e au 72e mois).

 

Les "grands déplacements" en métropole ouvrent également droit à des indemnités logement et petit déjeuner :

  • 68,50 euros à Paris ou 50,80 euros en province (les 3 premiers mois) ;
  • 58,20 euros à Paris ou 43,20 euros en province (du 3e au 24e mois) ;
  • 48 euros à Paris ou 35,60 euros en province (du 24e au 72e mois).

 

On entend par grand déplacement :

  • tout trajet de 50 kilomètres ou plus du domicile du salarié ;
  • tout trajet supérieur à 1 h 30 de route en véhicule particulier ou en transport en commun.

→ Découvrez aussi notre modèle de note de frais kilométriques à télécharger gratuitement.

 

Comment facturer les frais de déplacement ?

Les frais de déplacement peuvent être facturés ou plus exactement refacturés aux clients de l'entreprise. Les éléments pris en compte seront alors :

  • les dépenses afférentes aux billets de transport, taxis, transport kilométrique, frais de carburant, parkings ;
  • les frais relatifs à l’hébergement et à la restauration lors des déplacements.

 

La facturation des frais de déplacement exige qu'on répertorie l'ensemble des justificatifs des dépenses. La méthode de calcul peut se baser sur :

  • une base forfaitaire, qui comprend des frais fixes pour chaque client ;
  • le système des frais kilométriques en fonction du barème Urssaf.

 

Si les frais de déplacement sont facturés au réel, il est possible de récupérer la TVA sur les dépenses engagées.
 

Comment rembourser les frais de déplacement ?

L'entreprise est tenue de rembourser les frais avancés par ses salariés lorsqu'ils se déplacent dans le cadre de leur mission professionnelle.

L'employeur peut décider d’appliquer soit :

  • un remboursement des frais de déplacement au réel ;
  • ou encore un remboursement des frais de déplacement au forfait.

 

1. Remboursement des frais de déplacement au réel

Dans le cadre du remboursement des frais de déplacement au réel, l’employeur choisit de rembourser les dépenses réellement engagées par le salarié. Chaque demande de remboursement doit s'accompagner d'une note de frais valide et de justificatifs associés.

 

2. Remboursement des frais de déplacement au forfait

Dans le cadre du remboursement des frais de déplacement au forfait, l'entreprise alloue au salarié une somme d'argent couvrant les dépenses à engager. Le montant de cette indemnité, fixé par l'URSSAF, dispense le salarié de justifier ses dépenses.

 

Doit-on déclarer les frais de déplacement ?

Au moment de déclarer les frais de déplacement aux impôts, deux solutions se présentent :

  • la déduction forfaitaire de 10 % ;
  • la déduction des frais pour leur montant réel.

 

1. Les frais de déplacement et la déduction forfaitaire de 10 %

En optant pour la déduction forfaitaire de 10 % sur le revenu imposable, aucune démarche ne s'impose. La déduction est appliquée automatiquement sur les salaires et donc sur les frais de déplacement.

 

2. Déclaration des frais de déplacement : déduction des frais pour leur montant réel

Le salarié peut renoncer à l'abattement de 10 % pour ses frais de déplacement et opter pour les frais réels.

La déduction des frais réels s'applique sur les dépenses :

  • à usage professionnel ;
  • payées pendant l'année précédente ;
  • justifiées au moyen de documents attestant la réalité et le montant des frais.

 

Les principaux frais de déplacement déductibles sont les suivants :

  • les frais de transport domicile-lieu de travail ;
  • les frais kilométriques ;
  • les frais de repas ;
  • les frais d'hébergement.

 

Bon à savoir : le montant des frais de déplacement est majoré de 20 % pour un véhicule électrique.

Pour faire sa déclaration, il faut préciser le montant des frais de transport à déduire, et joindre une note annexe détaillant la nature et le montant des frais de transport. Les pièces justificatives doivent être conservées pendant 3 ans, et les indemnités versées par l'employeur au titre de frais professionnels doivent être ajoutées à la rémunération imposable.

 

La gestion des frais de déplacement est source de tension pour votre entreprise ? Découvrez dans ce guide les avantages de la dématérialisation des notes de frais et comment mettre en place votre projet.

Téléchargez le guide

 

Gestion des notes de frais : retrouvez notre dossier thématique sur les dépenses professionnelles