Selon l’INSEE, il y a eu plus de 46 millions de voyages d’affaires au niveau national en 2021 . Assister à une réunion chez un client, visiter les locaux d’un prestataire, se rendre à une formation : les raisons de réaliser des déplacements professionnels sont nombreuses. Indispensables à la croissance de l’entreprise, ces voyages doivent être pris en charge par l’employeur. Si le collaborateur engage des frais, il doit en obtenir le remboursement. Comment obtenir le défraiement de ses dépenses professionnelles ? Comment faire sa note de frais de déplacement professionnel ? Eurécia vous en dit plus.
Qu'est-ce qu'un déplacement professionnel ?
Un collaborateur est en déplacement professionnel lorsqu’il exerce son activité professionnelle hors de son lieu habituel de travail. Ce type de missions peut aussi être appelé « voyage d’affaires ».
Le trajet entre le domicile et le lieu habituel de travail n’est pas considéré comme un déplacement professionnel.
Un déplacement professionnel n’est pas récurrent. Il peut se réaliser sur la journée ou sur plusieurs jours. Dans tous les cas, il doit durer moins de :
- 90 jours consécutifs pour un déplacement en France ;
- 180 jours par an pour les déplacements à l’étranger.
Au-delà, il ne s’agit plus d’un déplacement professionnel, mais d’un détachement. À l’étranger, cela devient de l’expatriation. Cette situation doit être prévue dans le contrat de travail.
Les déplacements professionnels, eux, n’ont pas à être évoqués dans le contrat de travail. Il est, bien sûr, possible de le faire. Cela est recommandé si l’activité du salarié demande de nombreux déplacements.
Une clause de mobilité sera alors bien utile pour prévenir les litiges. Le contrat de travail peut en outre préciser le périmètre des déplacements à réaliser et leur durée.
bon à savoir : est-il possible de refuser un déplacement professionnel ?
En principe, le salarié ne peut pas s’opposer à la demande de son employeur d’effectuer un déplacement professionnel. Néanmoins, l’entreprise doit respecter un délai de prévenance raisonnable. Celui-ci varie en fonction de la durée du déplacement professionnel, mais aussi de la situation personnelle de l’employé. Pour un voyage d’une journée, 48 heures peuvent être suffisantes. Pour un voyage de 10 jours à l’étranger, il est préférable de prévenir, au minimum, un mois à l’avance.
Par exception, un collaborateur peut évoquer des motifs impérieux pour refuser le déplacement professionnel. Ce peut être des problèmes de santé, des obligations familiales ou le manque de sécurité (un déplacement dans un pays en guerre, par exemple).
L'employeur est tenu de rembourser les frais engagés par le collaborateur dans le cadre de son déplacement professionnel.
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Quels sont les moyens de transport utilisés pour les déplacements professionnels ?
Les modes de transport pouvant être utilisés pour un déplacement professionnel sont nombreux.
Ce peut être un véhicule personnel :
- Voiture ;
- Vélo, trottinette (ou même rollers) ;
- Moto ou scooter ;
- Taxi ou VTC.
Ce peut aussi être un moyen de transport en commun :
- Avion ;
- Train ;
- Bus ;
- Métro ;
- Tramway.
Malgré le large choix de modes de transport, les trois quarts des voyages d’affaires sont réalisés en voiture, dont une grande majorité, sans covoiturer.
L’entreprise dispose de la possibilité de choisir le mode de transport utilisé par le salarié. Elle peut par exemple conditionner le remboursement de la note de frais de déplacement au véhicule employé. Certaines entreprises ont banni l’utilisation de l’avion pour les déplacements en France ou ceux où il est possible de prendre le train. Un décret pris le 23 mai 2023 a d’ailleurs interdit les vols nationaux lorsqu’un trajet ferroviaire similaire est réalisable en moins de 2 heures 30 .
Il existe une exception à la liberté de décision de l’entreprise. Cette dernière ne peut pas imposer l’utilisation du véhicule personnel. De plus, l’employeur a le devoir d’adapter le moyen de transport imposé au trajet à réaliser et à la situation du salarié. Par exemple, il ne peut pas imposer l’usage de l’avion à une personne enceinte ou à une personne souffrant d’une maladie cardio-vasculaire.
L’enjeu du choix du mode de transport est tout d’abord économique. Une entreprise dépense en moyenne 1 179 € par salarié et par an .
Il s’agit par ailleurs d’un enjeu environnemental. Selon l’ADEME (Agence de la transition écologique), un quart des émissions de carbone sont causés par les transports . Pour l’agence, il est incontournable de changer les comportements en entreprise sur le sujet. Pour y arriver, elle propose de mettre en place un plan de déplacements entreprises (PDE) afin d’optimiser les trajets des collaborateurs, des fournisseurs, des prestataires ou des clients.
Les notes de frais pour les trajets en voiture
Le remboursement d’une note de frais de déplacement professionnel peut concerner une voiture.
La note de frais pour un véhicule personnel
La
note de frais de déplacement avec un véhicule personnel doit fournir plusieurs informations spécifiques en complément de celles obligatoires pour toutes les notes de frais. Il est nécessaire de préciser le nombre de kilomètres parcourus et la puissance fiscale du véhicule personnel. Elle est donnée en CV ou chevaux fiscaux.
Le remboursement aura lieu selon un barème d’indemnité kilométrique. L’entreprise utilise celui fourni par l’administration fiscale tous les ans. Il est revalorisé en fonction de l’inflation ou du coût des carburants. Elle peut aussi choisir un paiement au forfait, même si cela demande une gestion plus complexe, notamment pour les dépassements de forfaits.
bon à savoir : les notes de frais véhicules électriques personnels
Le barème des indemnités kilométriques est majoré de 20 % pour les voitures électriques.
Les amendes reçues pendant le déplacement professionnel restent à la charge du salarié. C’est par exemple le cas pour les excès de vitesse ou pour les stationnements gênants.
Les notes de frais pour un véhicule de location
La voiture de location est une solution intéressante par rapport à l’utilisation des véhicules personnels des salariés. Pour les entreprises, c’est l’occasion :
- de réduire les frais en profitant des offres très concurrentielles des différents loueurs professionnels ;
- d’avoir accès à des véhicules haut de gamme, un vrai plus pour l’image de marque de la société ;
- de limiter le temps passé à la gestion de l’entretien, de la réparation et de l’assurance de la voiture ;
- d’offrir une flexibilité bienvenue à leurs salariés. Ils peuvent récupérer et déposer le véhicule de location dans le lieu de prise en charge le plus pratique pour eux.
Dans certaines situations, le collaborateur s’occupe lui-même de la location. Il réalise alors
une note de frais de déplacement pour son véhicule de location. Il doit y préciser le nom du loueur et le déplacement réalisé.
La note de frais pour un taxi ou un Uber
Le taxi (ou un Uber) permet aux collaborateurs de bénéficier d’une grande souplesse de transport. Ils peuvent commander un trajet, peu importe l’heure. C’est utile pour se rendre de son hôtel à l’aéroport afin de prendre un vol de nuit, par exemple. Le taxi permet aussi de se rendre dans des endroits éloignés des centres-villes, non accessibles en transport en commun.
Le salarié doit obligatoirement joindre à sa note de frais de taxi ou d’Uber une facture. Celle-ci doit indiquer :
- la date et l’heure de la course ;
- la dénomination de la société de taxi ;
- le numéro d’immatriculation du taxi ;
- l’adresse postale afin de faire une réclamation, le cas échéant ;
- le montant de la course (toutes charges comprises et hors taxe).
Pour encadrer les coûts de recours aux taxis ou aux Uber, il est conseillé de fixer quelques règles.
- Les circonstances autorisant à commander un taxi (se déplacer après le dernier bus ou métro, par exemple) ;
- La distance maximum autorisée.
Quels sont les frais annexes pour un déplacement professionnel en voiture ?
Les déplacements professionnels incluent bien souvent des frais annexes. Certains correspondent aux frais de détention et d’utilisation d’une voiture. Les indemnités kilométriques prennent en compte ces différents frais :
- Frais d’essence ;
- Assurance annuelle ;
- Frais d’entretien du véhicule.
Lors d’un voyage d’affaires, le collaborateur peut aussi avoir à payer des frais de péage ou des frais de parking. Il devra alors faire une note de frais afférente.
Pour être valide, la note de frais doit être accompagnée d’un justificatif de paiement. Celui-ci doit préciser :
- le nom du prestataire ;
- la date et l’horaire de la dépense ;
- le montant de la dépense toutes charges comprises et hors taxe ;
- Le montant de la TVA.
bon à savoir : que faire en cas de perte ou d'oubli de justificatif ?
De manière exceptionnelle, un salarié peut produire une attestation sur l’honneur de note de frais pour obtenir le remboursement de sa note de frais malgré l’absence de justificatif. Il doit joindre à son attestation le relevé bancaire sur lequel figure la dépense.
Note de frais : avion
La note de frais pour un déplacement en avion ne présente pas de particularités par rapport aux autres notes de frais. Le salarié doit joindre un justificatif de paiement.
Il est préférable d’encadrer les dépenses d’avion dans sa politique de dépenses professionnelles. Pour obtenir le remboursement de sa réservation de billet d’avion, le salarié doit préciser :
- le canal de réservation utilisé (par exemple, un comparateur en ligne, une agence de voyages ou une compagnie aérienne) ;
- les frais accessoires à la réservation (visa, vaccins, bagage, etc.) ;
- la classe choisie (éco, première classe ou business).
Note de frais : train
La note de frais d’un déplacement en train doit, elle aussi, comprendre
un justificatif de paiement. Celui-ci doit préciser la date du trajet, la gare de départ et d’arrivée et la classe du wagon.
Afin de faciliter la réservation des billets de train pour les entreprises, la SNCF propose un service dédié à la réservation des trajets de train pour les déplacements professionnels.
Les trois points à retenir sur la note de frais de déplacement professionnel
- La manière d’établir une note de frais de déplacement professionnel dépend du mode de transport utilisé ;
- Comme pour toutes les notes de frais, il est incontournable de joindre un justificatif de ses dépenses pour un remboursement à frais réel ;
- En cas d’utilisation d’un véhicule personnel, l’entreprise peut appliquer le barème de l’administration fiscale pour payer des indemnités kilométriques au collaborateur.
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