Dans le cadre de leurs missions ou de leurs déplacements professionnels, les salariés peuvent avoir à dormir à l’hôtel. Depuis une dizaine d’années, les professionnels peuvent aussi réserver des hébergements sur Airbnb ou Booking. Les notes de frais d’hôtel ou les notes de frais Airbnb doivent être gérées de manière spécifique par les entreprises. En effet, il s’agit souvent de dépenses onéreuses appelant un véritable encadrement. Eurécia vous explique comment procéder.
Quelles sont les conditions d'éligibilité pour se faire rembourser une note de frais d'hôtel ?
Les notes de frais d’hôtel (ou d’Airbnb) doivent répondre à des conditions spécifiques pour être valides.
- Le déplacement doit être réalisé pour un objectif professionnel. Cela peut être la visite à un fournisseur, la négociation d’un contrat ou le fait d’assister à une formation pendant plusieurs jours.
- Le lieu de travail habituel du salarié doit se situer à plus de 50 kilomètres du lieu où est hébergé l’employé.
- Il n’existe pas de transports en commun permettant de parcourir la distance lieu du déplacement/travail en moins de 90 minutes.
Du fait de ces trois critères, le collaborateur est contraint de réserver une chambre d’hôtel ou un hébergement auprès d’une plateforme en ligne.
Ces critères sont fixés par l’URSSAF . Cette dernière détermine aussi un plafond. L’indemnité journalière destinée à payer un hébergement temporaire est capée à 80,50 € (chiffre en vigueur au 1er janvier 2023). Par ailleurs, pour être considéré comme temporaire, le logement doit être loué pour moins de neuf mois. Pour être exonérées de charges sociales, ces dépenses professionnelles doivent respecter les différents critères cités dans le paragraphe.
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Quel est le justificatif à présenter pour se faire rembourser ?
Après avoir engagé une dépense professionnelle d’hébergement, le salarié doit obligatoirement réaliser une note de frais. Il doit joindre au document le justificatif de paiement (un reçu ou une facture). Elle peut être envoyée à l’employeur de manière dématérialisée ou au format papier.
Pour être valide, le justificatif doit préciser un certain nombre d’informations.
- Le nom du commerçant.
- La date de paiement.
- Les dates du séjour.
- Le montant toutes charges comprises de la réservation.
- Le taux de la TVA (10 % pour l’hébergement).
- Le montant de la TVA.
bon à savoir : le mode de paiement de l'hébergement
Il existe trois modes de paiement des notes de frais d’hôtel ou d’Airbnb.
• Le salarié peut engager la dépense sur ses deniers personnels, puis demander le remboursement.
• L’employé paye la nuitée avec une carte bancaire professionnelle ou une carte prépayée.
• L’employeur réalise une avance de frais, c’est-à-dire un virement sur le compte personnel du collaborateur en amont du paiement de la réservation.
Est-il possible de se faire rembourser ses notes de frais Airbnb ?
La plateforme Airbnb a facilité les démarches de réservation d’un logement. C’est une option généralement économique. Elle permet également de trouver un hébergement au plus près du lieu de rendez-vous professionnel, notamment dans les communes n’ayant pas d’hôtel.
Il est possible d’obtenir le remboursement d’une note de frais réalisée sur Airbnb. La plateforme en ligne propose d’ailleurs une fonctionnalité spécifique. Ainsi, les notes de frais sont générées automatiquement via l’interface réservée aux professionnels de l’application.
Les entreprises accèdent directement aux informations suivantes à travers un tableau de bord.
- Le récapitulatif des nuitées réservées par les collaborateurs.
- Les frais des voyages.
- Les dates de séjour.
- Les noms des employés ayant effectué une réservation.
De plus, les informations sont stockées par Airbnb de manière sécurisée. Cette centralisation des données facilite la gestion des notes de frais Airbnb, tout en apportant un gain de temps précieux aux équipes comptables.
Qu'est-ce que le cas de bleisure ? Et comment éviter que cela se produise ?
Le terme « bleisure » est un terme valise constituée de la contraction des mots « leisure » (ou loisir en français) et « business ». Il décrit une situation où un salarié profite de son déplacement professionnel pour se ménager un temps de détente, avant ou après le voyage.
Voici un exemple :
Patrick Y. doit se rendre trois jours en Chine pour visiter l’usine d’un fournisseur. Il programme le vol d’avion de manière à rester 5 jours sur place. Il peut ainsi visiter le pays pendant deux jours.
Le « bleisure » est courant lors des colloques, les conférences ou les salons.
Cette situation n’est pas forcément négative. Si elle n’impacte pas la qualité du travail de l’employé, elle peut être un moyen efficace de lui accorder de l’autonomie et de le fidéliser. Toutefois, la pratique pose des questions en matière de sécurité ou de responsabilité de l’employeur.
Il est donc essentiel d’encadrer le « bleisure » avec des règles strictes. L’employeur peut mettre en place une politique transparente sur le sujet. Il est aussi recommandé de souscrire une assurance voyage spécifique.
Est-il possible de récupérer la TVA sur les notes de frais d'hôtel ?
La TVA n’est pas récupérable sur les notes de frais d’hôtel. Il existe toutefois deux exceptions :
- La TVA sur les frais de repas pris dans l’hôtel peut se récupérer.
- La TVA sur la nuitée réservée pour un client, un fournisseur ou un prestataire peut se récupérer.
bon à savoir : les taux de tva applicables pour les frais d'hôtel
Les frais d’hôtels peuvent être soumis à plusieurs taux de TVA.
• 10 % pour l’hébergement.
• 10 % pour la restauration à consommer sur place.
• 5,5 % pour la nourriture conditionnée à emporter.
• 10 % pour les boissons sans alcool.
• 20 % pour les boissons alcoolisées.
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