L’employeur est dans l’obligation de rembourser les dépenses professionnelles engagées par ses salariés sur leurs comptes personnels. Les notes de frais sont soumises à un cadre légal pour être valides. Elles doivent donc être le reflet d’une réalité comptable. Dans le cas contraire, il est possible d’essuyer un refus de l’employeur de réaliser le remboursement de la note de frais. Découvrez que faire en cas de note de frais non remboursée.
Les motifs d'un non-remboursement par l'employeur
La dépense réalisée par le collaborateur doit posséder trois caractéristiques pour être légitime.
- Elle est faite dans l’intérêt de l’entreprise.
- Elle a un montant raisonnable (c’est-à-dire proportionnée au prix moyen du marché pour un achat similaire ou à un plafond fixé par l’entreprise).
- Elle est justifiée par une facture ou un reçu.
Si les trois conditions sont présentes, la note de frais est valide et l’employé peut en obtenir le remboursement. Dans certaines situations spécifiques, la note de frais peut être non remboursée.
Voici les trois principales circonstances entraînant un refus de remboursement de la note de frais.
La mauvaise justification
Toute note de frais doit être justifiée. L’employé doit fournir au service comptabilité de l’entreprise un ticket de caisse et/ou une facture.
Le justificatif doit comprendre plusieurs informations indispensables :
- La date de la dépense.
- Le nom du commerçant ou du prestataire.
- Le montant de la dépense.
- Le taux de TVA applicable.
- Le montant de la TVA.
bon à savoir : l'attestation sur l'honneur de la note de frais
De manière exceptionnelle, un collaborateur peut produire une attestation sur l’honneur de note de frais pour remplacer le justificatif. Il devra joindre au document un relevé de son compte personnel sur lequel apparaît la dépense.
Le non-respect de la politique des dépenses
Afin d’encadrer la gestion des notes de frais, l’entreprise peut se doter d’une politique interne des dépenses. Le document précise toutes les règles devant être respectées par les employés dans la réalisation des notes de frais. Il peut notamment définir :
- Les seuils de dépenses acceptées.
- Les frais autorisés.
- Les validations à obtenir avant de réaliser une dépense professionnelle.
- Le circuit de validation de la note de frais.
- Le formalisme à respecter pour réaliser sa note de frais (un formulaire type peut être imposé).
Le fait pour un collaborateur de contrevenir à la politique des dépenses peut amener l’employeur à refuser la note de frais concernée.
De manière occasionnelle, il est possible de passer outre une ou plusieurs règles de la politique interne. Il est toutefois obligatoire de recevoir en amont de la dépense l’accord de l’employeur. Les règles de la politique de notes de frais peuvent parfois être trop contraignantes pour la réalisation de certaines missions. Il est donc important de prévoir une certaine flexibilité.
Par exemple, si la politique fixe un seuil de prix pour les billets d’avion, il peut être nécessaire de pouvoir autoriser un dépassement du seuil pour un voyage lointain.
Le non-respect du délai de soumission de la note de frais
La politique interne des notes de frais peut aussi préciser le délai à respecter pour soumettre une note de frais. La fixation d’un délai permet de réduire les risques d’erreurs ou de fraude. En effet, plus la dépense est éloignée de la réalisation de la note de frais, plus il est difficile de contrôler les informations fournies.
Il n’existe pas de délai légal, mais l’employeur est légitime de fixer ses propres conditions sur le sujet. En cas de remise d’une note de frais hors des délais définis dans la politique interne, il a la possibilité de refuser le remboursement.
bon à savoir : le délai maximal pour demander le remboursement d'une note de frais
L’article L 3245-1 du Code du travail indique la durée de prescription des paiements dus par l’employeur. Elle est de trois ans. Le collaborateur dispose donc de trois ans au maximum pour réclamer le paiement de sa note de frais à son employeur.
Que faire en cas de refus du remboursement de ma note de frais ?
Il existe plusieurs situations où un refus de remboursement de la note de frais peut être opposé à un salarié.
- Si le refus est justifié, le salarié ne peut pas s’y opposer.
- Si le refus ne correspond pas à une justification légitime, le collaborateur dispose de deux recours.
Il peut, tout d’abord, négocier avec son employeur pour obtenir le remboursement de sa note de frais. Pour appuyer sa demande, celui-ci peut solliciter les représentants du personnel pour obtenir leurs conseils ou leur appui. Si le litige ne semble pas se résoudre facilement, il est essentiel d’envoyer sa réclamation par écrit. Un mail ou courrier recommandé permet de conserver la preuve de la date de l’envoi.
En cas d’échec de la négociation, l’employé peut porter le litige devant le tribunal des prud’hommes.
Les 3 points à retenir :
- Par principe, l’entreprise doit rembourser à son salarié toutes les dépenses professionnelles engagées.
- Si la note de frais ne respecte pas les règles fixées par l’employeur, celui-ci peut être amené à refuser le remboursement.
- En cas de refus de remboursement, il est possible de négocier avec son entreprise. En cas d’échec, celui-ci peut porter le litige devant le tribunal.
Simplifiez vos processus de gestion des notes de frais. Découvrez le logiciel note de frais d'Eurécia
Je découvre le logiciel note de frais
