Savez-vous ce qui est à la fois incontournable de la vie en entreprise, mais également un réel casse-tête pour les directeurs financiers ? Les notes de frais !
Le remboursement des dépenses professionnelles engagées par les collaborateurs peut donner lieu à de fausses notes de frais. Selon les Échos, près de 12 % des frais remboursés seraient frauduleux. L’abus sur les notes de frais représenterait 53 000 € en moyenne par entreprise. Un vrai cauchemar pour le contrôle de gestion ! Heureusement, il existe des solutions pour lutter contre les fausses notes de frais.
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Fausse note de frais ou abus : définition
La fausse note de frais consiste à déclarer de manière factice avoir engagé une dépense professionnelle. Le collaborateur trompe son employeur pour obtenir une sorte de complément de rémunération.
Pour réduire les abus liés aux notes de frais, il est essentiel de connaître les astuces des salariés. Voici des exemples de falsification de notes de frais.
- Établir une note de frais restaurant alors qu'on a été invité par un client ou un fournisseur
- Faire une note de frais de déplacement professionnel en augmentant le nombre de kilomètres parcourus.
- Demander le remboursement d’un achat en déclarant faussement avoir fait un cadeau à un client.
- Réaliser une fausse note de frais d'hôtel.
- Fournir un faux justificatif pour prouver ses frais d’essence (par exemple, le ticket de caisse obtenu par un membre de sa famille).
- Inviter son conjoint lors de son déplacement professionnel et demander le remboursement de ses repas.
- Augmenter le taux de change pour un déplacement à l’étranger.
Comment démontrer qu'une facture de note de frais est fausse ?
Les fausses notes de frais sont plus ou moins faciles à détecter. Pour parvenir à repérer les abus, il est important de mettre en place une procédure précise sur les demandes de remboursement des notes de frais.
Voici quelques actions à mettre en place pour éviter les fraudes.
- Fixer les justificatifs autorisés pour obtenir le remboursement de ses frais professionnels.
- Définir des plafonds de dépense.
- Instaurer un circuit de validation des dépenses (manager, service comptabilité puis responsable financier) avant de virer le montant de la note de frais au salarié.
- Imposer un formulaire pour demander le remboursement d’une note de frais de manière à obtenir tous les renseignements nécessaires.
Il est essentiel de vérifier certaines informations pour évaluer la cohérence de la dépense réalisée par le collaborateur.
- Date de la dépense.
- Horaire de la dépense.
- Motif de la dépense.
- Lieu de la dépense.
- Mode de paiement.
Il sera ainsi plus facile de vérifier la corrélation entre la déclaration effectuée et l’emploi du temps du collaborateur. Vous détectez un abus, vous pouvez aussi comparer les montants des dépenses entre plusieurs employés exerçant des fonctions similaires.
Il est également essentiel de demander
les justificatifs de la dépense. Ce peut être un ticket de caisse ou une facture. En cas de dépense réalisée avec la carte bancaire du salarié, il est possible de demander un relevé bancaire en complément. Cela peut être très utile lorsque le salarié a perdu son justificatif. Dans cette situation, il est important de demander au collaborateur une attestation sur l’honneur de note de frais pour justifier de la dépense.
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Fausse note de frais : quels sont les risques encourus ?
Le premier risque est d’impacter la rentabilité de l’entreprise. Près d’un tiers des salariés déclarent frauder sur leurs notes de frais . Mis bout à bout, les abus peuvent causer un dépassement du budget prévisionnel. Bien sûr, dans la majorité des cas, les fraudes ne causent pas de déséquilibre financier important. Néanmoins, pour les sociétés fragiles, la lutte contre les fraudes aux notes de frais peut représenter un réel enjeu pour la continuité de l’activité.
Au-delà de la perte financière pour l’entreprise, cette dernière risque un redressement de l’URSSAF ou de l’administration fiscale en cas de contrôle. Les conséquences légales peuvent être majeures. Ainsi, en cas de contrôle URSSAF, la société peut être condamnée à un redressement. Les fausses notes de frais ont conduit au paiement de sommes indues aux salariés. L’entreprise aurait dû payer des cotisations sociales sur les montants fraudés. De la même manière, l’administration peut engager un redressement si la TVA récupérée ne correspond pas à une dépense professionnelle avérée. De plus, les fausses notes de frais ne peuvent pas être déduites du chiffre d’affaires de l’entreprise puisqu’il ne s’agit pas d’une charge professionnelle réelle.
Enfin, la fraude représente une perte de temps pour le service financier ou les managers. Le temps passé à contrôler ou vérifier les notes de frais pourrait être consacré à des tâches à plus forte valeur ajoutée pour la croissance de l’entreprise.
Pour l’employé aussi, les conséquences d’une fraude peuvent être graves. Il peut ainsi risquer un licenciement pour faute de la part de son employeur. Ce dernier pourra également lui réclamer des dommages-intérêts aux prud’hommes. En fonction de la gravité de la fraude aux notes de frais effectués, les droits du salarié aux indemnités chômage ou à des indemnités de départ.
Comment éviter les fausses notes de frais ?
Le constat sur la fraude aux notes de frais posé, il est temps de songer à mettre en place des actions pour éviter les abus. Heureusement, il en existe plusieurs faciles à implémenter et efficaces.
La première étape dans la lutte contre les notes de frais est de créer une procédure homogène à toute l’entreprise. Diffusez les règles à chaque salarié et indiquez clairement les actions à réaliser pour obtenir le remboursement de ses dépenses professionnelles.
Ensuite, il est recommandé de mettre en place un véritable circuit de validation. La note de frais doit être vérifiée par le manager, puis par un comptable et enfin par un responsable financier. Les trois accords doivent être donnés pour déclencher le virement du montant de la note de frais.
Cette procédure de validation doit s’accompagner de contrôles réguliers et aléatoires. Il est possible de les faire de manière manuelle. Des logiciels permettent de conduire ces contrôles. Cette action à un fort pouvoir dissuasif.
Enfin, la façon la plus efficace de lutter contre la fraude aux notes de frais est d’automatiser leur gestion. Le salarié peut accéder à la plateforme de demande de remboursement à tout moment et de partout dans le monde. Il dispose d’un formulaire pour encadrer les informations à fournir. Il peut photographier ses justificatifs, puis suivre la validation et le remboursement de la note de frais en temps réel. Au-delà de l’aspect sécurisant pour l’entreprise, c’est aussi un formidable outil pour créer une culture d’entreprise positive. En effet, ce type d’outil apporte plus d’indépendance et de transparence aux salariés. Ces derniers sont alors moins tentés de frauder.
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