Pour optimiser ou anticiper vos besoins, le budget prévisionnel est le bon outil. C’est un tableau récapitulant toutes les dépenses et recettes sur les mois à venir. Grâce à lui, vous pourrez avoir une vision précise de la rentabilité de votre société. Pour vous accompagner, nous vous proposons un modèle de budget prévisionnel Excel. Découvrez comment l’utiliser.
Qu'est-ce qu'un tableau de budget prévisionnel ?
Le tableau de budget prévisionnel est un document qui présente de manière détaillée les prévisions de revenus et de dépenses pour une période donnée, généralement un an. Ce tableau permet aux entreprises de planifier et de contrôler leurs activités financières en anticipant les entrées et les sorties d'argent. Il inclut des informations telles que les ventes projetées, les coûts de production, les dépenses administratives, les investissements prévus, les revenus et les dépenses non opérationnels, ainsi que les prévisions de trésorerie. Le tableau de budget prévisionnel aide les entreprises à prendre des décisions éclairées, à évaluer leur performance financière et à identifier les éventuels écarts entre les résultats réels et les projections.
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Présentation de notre modèle de tableau de budget prévisionnel
Prêt à l'emploi et personnalisable, ce modèle de tableau de budget prévisionnel Excel vous permet de :
- Garder un œil sur les dépenses et revenus de votre entreprise
- Suivre votre budget prévisionnel VS votre réalisé
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Le contenu du budget prévisionnel
Le
modèle de budget prévisionnel est un tableau Excel contenant toutes les informations nécessaires à la bonne gestion financière de l’entreprise.
La première information est celle des dépenses de la société. Le tableur Excel reprend :
- Les charges fixes (loyer, salaires, emprunt, électricité, eau, impôt…) ;
- Les dépenses variables (achat de marchandises, commande de stocks, contrat de prestation de services…).
Chaque organisation va inscrire des informations différentes en fonction de son activité. Le fichier Excel devra donc être personnalisé.
La seconde information présente dans le budget prévisionnel est celle des revenus de l’entreprise. Il est ici recensé les recettes des ventes de marchandises ou de prestations de service, les subventions d’exploitations, les remboursements de TVA ou les dégrèvements d’impôt.
Le budget prévoit une colonne pour indiquer les revenus et les dépenses avec la TVA (c’est-à-dire le montant TTC). Il contient également les montants nets de charge. De cette manière, il est possible de réaliser facilement ses déclarations de TVA.
La gestion de son budget prévisionnel sur un fichier Excel convient aux entreprises si ses décaissements ou encaissements ne sont pas trop nombreux. Au-delà d’un certain volume d’activité, la gestion financière requiert un outil logiciel dédié.
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Les étapes pour établir un calendrier de réalisation du budget prévisionnel
Pour effectuer un budget prévisionnel réaliste, il est nécessaire de suivre plusieurs étapes :
- Étape 1 : Définir les objectifs financiers : la direction établit les objectifs de croissance pour la société. Elle effectue l’exercice en collaboration avec le directeur financier et les managers des différents services.
- Étape 2 : Collecter les données : le service comptabilité ou contrôle de gestion intervient pour compiler toutes les données nécessaires à l’élaboration du budget prévisionnel. Les informations les plus importantes à collecter sont le chiffre d’affaires de l’année précédente, le coût de la masse salariale, les investissements en cours, les impôts ou taxes à payer.
- Étape 3 : Élaborer le budget prévisionnel : l’analyse des données obtenues permet de mettre en place des calculs pour élaborer le budget prévisionnel. Il faut ensuite rentrer toutes les informations dans le fichier Excel.
- Étape 4 : Ajuster vos objectifs et votre budget en fonction des résultats : ici, il s’agit de revenir régulièrement sur les prévisions faites pour regarder si elles sont correctes en fonction des résultats réels de l’entreprise. Cette phase d’analyse permet de réaliser des adaptations rapides des objectifs pour répondre à la conjoncture quotidienne.
La réalisation du budget prévisionnel est faite la première fois au moment de la création de l’entreprise. L’exercice peut ensuite se répéter tous les ans au moment de la clôture de l’exercice comptable. Il est souvent nécessaire de réaliser des ajustements en cours d’exercice. Il peut être utile de prévoir une révision périodique du budget prévisionnel (tous les mois, par exemple).
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FAQ : Tableau de budget prévisionnel ?
Le tableau de budget prévisionnel est le meilleur moyen d'améliorer la gestion financière de votre entreprise. Grâce à lui, vous allez pouvoir :
- Anticiper vos dépenses ou vos revenus ;
- Fixer des objectifs et une stratégie ;
- Orienter vos investissements ;
- Prendre des décisions concrètes basées sur l'analyse de votre situation financière ;
- Adapter vos prévisions en fonction des résultats effectivement obtenus ;
- Devancer une baisse ou une hausse d'activité (recrutement, chômage technique...)
Le budget prévisionnel peut se constituer sur une année (calendaire ou d'exercice comptable), un semestre, un trimestre ou même un mois. Il permet de suivre l'évolution de votre société à court et à moyen terme. Il peut être un document de synthèse sur 6 ou 18 mois ou un plan comptable mensuel pour un contrôle précis des finances de la société. C'est aussi l'outil privilégié pour vous construire une trésorerie stable.
Ce document comptable est donc crucial pour pérenniser votre activité ou vos projets. En ayant un budget prévisionnel, vous pourrez identifier les domaines où des améliorations sont nécessaires. Il vous offre la possibilité de définir un plan d'action pour optimiser la croissance de votre entreprise.
Utiliser le modèle de budget prévisionnel Excel est d'une grande aide pour assurer une gestion saine des finances de votre entreprise. Il faut toutefois l'utiliser à bon escient. Pour vous aider à maîtriser cet outil, voici les trois erreurs les plus fréquentes des entrepreneurs :
- La sous-estimation des dépenses :lors de l'élaboration de votre budget prévisionnel, vous devez être le plus précis sur les dépenses. Si c'est le début de votre activité, vous pouvez demander conseiller à des entrepreneurs exerçant la même activité ou à la CCI (Chambre de commerce et d'industrie) de votre région. Si vous disposez de plusieurs bilans, alors il suffit de reprendre les dépenses des dernières années. N'oubliez pas d'ajouter les nouvelles dépenses liées à la concrétisation d'un nouveau projet (embauche, achat de matériel, déménagement…).
- La surestimation des revenus :la seconde erreur tient souvent au fait d'avoir confiance dans son projet ou son activité. Il faut, là encore, réussir à être réaliste. Il vaut mieux être légèrement pessimiste et dépasser ses objectifs. Le budget prévisionnel est un exercice interne avant tout. Vous n'avez pas besoin de donner une fausse impression de succès. Pour évaluer votre futur chiffre d'affaires, vous pouvez également vous baser sur les tendances du marché.
- Le fait de ne pas tenir compte de la variation saisonnière de l'activité :cette erreur se rencontre souvent pour les jeunes entreprises. Les activités liées au tourisme, à la jeunesse ou au sport, mais aussi l'agriculture, sont saisonnières. Il faut donc prévoir une période de ralentissement de l'activité certains mois de l'année.
Le budget prévisionnel est le fondement de votre stratégie d'entreprise. Grâce à ce document comptable, vous allez pouvoir définir les objectifs et les investissements à réaliser. Il doit donc être le plus pertinent possible, afin de fournir des informations fiables pour la prise de décisions.
Vous devez être précis dans les données inscrites dans le tableur. De cette manière, vous éviterez les erreurs de calcul. Celles-ci peuvent causer une mauvaise interprétation des mouvements de trésorerie. Vous risquez alors un découvert bancaire coûteux.
Le budget prévisionnel est aussi un outil de communication pour vos investisseurs, pour les banques ou pour vos partenaires. Ces derniers se fondent sur ce document comptable pour vous consentir un financement.
Le budget prévisionnel peut être confronté régulièrement aux résultats réels effectués. Vous aurez certainement des mises à jour à faire. En analysant les écarts entre la prévision et la réalité, vous aurez la possibilité d’identifier les causes de la variation rencontrée (augmentation des prix des matières, embauche non prévue…).
En réalisant cet exercice, vous pourrez ajuster votre budget en conséquence. Voici quelques bonnes pratiques à mettre en place pour obtenir le budget prévisionnel le plus précis possible :
- Ne pas hésiter à revoir fréquemment son budget prévisionnel ;
- Trouver des solutions aux problèmes structurels (demander des subventions, réduire certaines charges...) ;
- Partir sur un scénario plutôt défavorable ;
- Demander conseil à des experts (comptables, investisseurs, banques...)
