Le smartphone est incontournable en entreprise : il permet de communiquer au bureau ou en déplacement grâce au même numéro. Il offre également la possibilité de continuer à travailler, peu importe l’endroit où se trouve le collaborateur grâce au réseau 4G ou 5G. Les salariés d’une entreprise ne disposant pas d’un téléphone professionnel peuvent être amenés à utiliser leur téléphone personnel pour effectuer leurs missions. Dans cette situation, leur forfait peut-il être remboursé par leur employeur. Est-il possible de faire une note de frais pour le téléphone ? Eurécia vous en dit plus !
Comment faire une note de frais téléphonique ?
Il est possible de faire une note de frais pour demander le remboursement de ses frais téléphoniques. Il existe toutefois plusieurs conditions à respecter :
- L’utilisation du téléphone a été faite dans l’intérêt de l’entreprise.
- Le montant des frais téléphoniques facturés est proportionné.
- Le montant engagé par le salarié pour passer ses appels professionnels ou utiliser Internet sur son smartphone doit être prouvé via des justificatifs. Par exemple, si le salarié utilise son téléphone personnel dans le cadre d’un déplacement à l’étranger, il devra fournir une facture précisant le coût d’appel à l’étranger.
Lorsque les frais de téléphones répondent à ces trois conditions, le collaborateur peut réaliser une note de frais. La majorité des entreprises disposent d’une politique interne précisant les conditions de remboursement et le formalisme des notes de frais. Le salarié doit alors suivre la procédure mise en place.
bon à savoir : le logiciel de gestion des notes de frais
Le logiciel de gestion des notes de frais permet d’automatiser et d’homogénéiser les demandes de notes de frais. Le salarié réalise ses demandes de remboursement de frais téléphoniques en se connectant à son espace collaborateur. Il remplit un formulaire indiquant toutes les informations nécessaires. Ensuite, la note de frais est remise à la validation de son manager et du service comptabilité. Après contrôle, le remboursement est mis en place automatiquement.
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Quels que soient les moyens mis à disposition des employés pour réaliser leurs notes de frais, ils doivent suivre les étapes suivantes.
- Fournir toutes les informations nécessaires. Le salarié doit indiquer :
- Son identité ;
- La date d’utilisation du téléphone ;
- Les raisons de l’utilisation ;
- Le montant de la facture (toutes charges comprises et hors taxe) ;
- Le montant ;
- Le taux de la TVA.
- Signer la note de frais.
- Joindre les justificatifs. Il est nécessaire de fournir une facture de téléphone obtenu auprès de son opérateur téléphonique.
- Faire valider la note de frais. L’entreprise décide du circuit de validation nécessaire. Il comprend d’un à trois niveaux généralement.
- Obtenir le remboursement. Il peut être fait par chèque ou par virement sur le compte personnel de l’employé. Le plus souvent, la société le verse au moment de la paie.
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Différence entre un téléphone personnel et un téléphone professionnel
La gestion de la téléphonie en entreprise peut se faire de deux manières.
- L’employeur fournit à son salarié un téléphone professionnel. Le téléphone et le forfait téléphonique sont tous les deux pris en charge par la société. L’entreprise peut négocier des tarifs intéressants auprès des opérateurs téléphoniques en fonction du nombre de forfaits souscrits. L’utilisation du téléphone de service simplifie également la gestion, étant donné qu’aucune note de frais n’est nécessaire. Cette solution nécessite toutefois de faire respecter un strict usage professionnel aux salariés. En effet, dans le cas contraire, l’URSSAF peut requalifier le prêt du téléphone en avantage en nature. L’entreprise est alors redevable de cotisations sociales.
- Le salarié ne dispose pas d’un téléphone professionnel, il utilise donc son téléphone personnel dans le cadre de mission pour son entreprise. Le collaborateur paie sur ses deniers personnels le téléphone et le forfait. Il est alors en droit de soumettre des demandes de remboursement pour la portion de son forfait téléphonique utilisée à des fins professionnelles. C’est au collaborateur d’estimer le pourcentage de son forfait utilisé pour son travail.
Exemple :
Marie B. paie un forfait téléphonique de 50 € par mois. Elle utilise 25 % de son forfait pour des appels ou des connexions Internet professionnels. Elle peut donc demander à son employeur de lui rembourser 12,50 €.
bon à savoir : la limite au remboursmeent du forfait téléphonique personnel
La possibilité de se faire rembourser une partie de son forfait téléphonique personnel est limitée à 50 % par mois, et ce même si l’utilisation professionnelle est plus importante. Au-delà de ce pourcentage de 50 %, l’employeur ne peut pas être exonéré des cotisations sociales.
Qui sont les personnes concernées par les notes de frais téléphoniques ?
Certaines professions sont amenées à utiliser quotidiennement leur téléphone dans le cadre de leur travail.
C’est notamment le cas des commerciaux. Ceux-ci doivent démarcher leurs clients, nouer des contacts d’affaires ou fixer des rendez-vous. Le téléphone est indispensable à leurs missions.
Les dirigeants sont aussi amenés à se servir très régulièrement de leur téléphone dans le cadre de leurs missions. Ils sont les représentants privilégiés de l’entreprise aux yeux des tiers.
La gestion des notes de frais téléphoniques pour les salariés utilisant leur téléphone personnel demande une certaine organisation. Contrôle du temps de forfait utilisé, réalisation de la note de frais, validation des virements de remboursement : ces tâches peuvent vite devenir chronophages. Pour les simplifier, il est possible de fournir des téléphones professionnels aux collaborateurs. Il est également bienvenu d’automatiser l’exercice grâce à un logiciel de gestion des notes de frais.
Les trois points à retenir :
- Un salarié peut utiliser son téléphone personnel dans le cadre de ses missions professionnelles.
- Il est alors en droit de demander le remboursement de son forfait téléphonique à hauteur de 50 % du prix, au maximum.
- L’utilisation d’un téléphone professionnel permet de réduire le temps consacré à la gestion des notes de frais téléphoniques.
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