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Le smartphone est incontournable en entreprise : il permet de communiquer au bureau ou en déplacement grâce au même numéro. Il offre également la possibilité de continuer à travailler, peu importe l’endroit où se trouve le collaborateur grâce au réseau 4G ou 5G. Les salariés d’une entreprise ne disposant pas d’un téléphone professionnel peuvent être amenés à utiliser leur téléphone personnel pour effectuer leurs missions. Dans cette situation, leur forfait peut-il être remboursé par leur employeur. Est-il possible de faire une note de frais pour le téléphone ? Eurécia vous en dit plus !
Sommaire
Il est possible de faire une note de frais pour demander le remboursement de ses frais téléphoniques. Il existe toutefois plusieurs conditions à respecter :
Lorsque les frais de téléphones répondent à ces trois conditions, le collaborateur peut réaliser une note de frais. La majorité des entreprises disposent d’une politique interne précisant les conditions de remboursement et le formalisme des notes de frais. Le salarié doit alors suivre la procédure mise en place.
bon à savoir : le logiciel de gestion des notes de frais
Le logiciel de gestion des notes de frais permet d’automatiser et d’homogénéiser les demandes de notes de frais. Le salarié réalise ses demandes de remboursement de frais téléphoniques en se connectant à son espace collaborateur. Il remplit un formulaire indiquant toutes les informations nécessaires. Ensuite, la note de frais est remise à la validation de son manager et du service comptabilité. Après contrôle, le remboursement est mis en place automatiquement.
Quels que soient les moyens mis à disposition des employés pour réaliser leurs notes de frais, ils doivent suivre les étapes suivantes.
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La gestion de la téléphonie en entreprise peut se faire de deux manières.
Exemple :
Marie B. paie un forfait téléphonique de 50 € par mois. Elle utilise 25 % de son forfait pour des appels ou des connexions Internet professionnels. Elle peut donc demander à son employeur de lui rembourser 12,50 €.
bon à savoir : la limite au remboursmeent du forfait téléphonique personnel
La possibilité de se faire rembourser une partie de son forfait téléphonique personnel est limitée à 50 % par mois, et ce même si l’utilisation professionnelle est plus importante. Au-delà de ce pourcentage de 50 %, l’employeur ne peut pas être exonéré des cotisations sociales.
Certaines professions sont amenées à utiliser quotidiennement leur téléphone dans le cadre de leur travail.
C’est notamment le cas des commerciaux. Ceux-ci doivent démarcher leurs clients, nouer des contacts d’affaires ou fixer des rendez-vous. Le téléphone est indispensable à leurs missions.
Les dirigeants sont aussi amenés à se servir très régulièrement de leur téléphone dans le cadre de leurs missions. Ils sont les représentants privilégiés de l’entreprise aux yeux des tiers.
La gestion des notes de frais téléphoniques pour les salariés utilisant leur téléphone personnel demande une certaine organisation. Contrôle du temps de forfait utilisé, réalisation de la note de frais, validation des virements de remboursement : ces tâches peuvent vite devenir chronophages. Pour les simplifier, il est possible de fournir des téléphones professionnels aux collaborateurs. Il est également bienvenu d’automatiser l’exercice grâce à un logiciel de gestion des notes de frais.
Les trois points à retenir :
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