Les meilleurs logiciels de notes de frais 2024

Dites « adieu » aux notes de frais papier ! La mauvaise gestion des remboursements de frais au salarié coûte en moyenne 13 709 € à une entreprise. Il est temps de passer à l’automatisation de la procédure. Un logiciel de notes de frais vous fait gagner du temps, limite les erreurs et facilite la collecte des justificatifs. Un indispensable pour toutes les entreprises, peu importe leur taille. Découvrez les meilleurs logiciels de notes de frais de 2024.

Sommaire

Récapitulatif des meilleurs logiciels de notes de frais 2024

Pour vous aider à choisir le meilleur logiciel de notes de frais de 2024, voici un récapitulatif des principaux outils :

• Eurécia : une solution complète pour fluidifier et fiabiliser votre process de notes de frais.
• N2F : une solution 100 % connectée s’adaptant aux plus grandes organisations.
• Expensya : un logiciel permettant un export facile vers le logiciel de comptabilité.
• Spendesk : une solution de gestion des notes de frais et des moyens de paiement professionnels.
• Izyfrais : la solution simple pour les petites structures.
• Jenji : une automatisation fiable des notes de frais grâce à l’intelligence artificielle.
   

Comparatif des meileurs logiciels de notes de frais 2024

 

Eurécia

Eurécia propose des solutions de digitalisation RH. Au sein de son offre très complète, vous trouverez un logiciel de notes de frais vous permettant de réduire par deux le temps consacré à vos notes de frais. L’outil permet aux collaborateurs de réaliser leurs déclarations de remboursement de manière autonome. Il exporte automatiquement les données vers la solution de comptabilité de l’entreprise.
Avec le logiciel notes de frais Eurécia, plus d’erreurs de ressaisie, plus de pertes de justificatifs.
 

Voici les principales fonctionnalités du logiciel notes de frais d’Eurécia :

• Paramétrage des règles fixées dans la politique interne de notes de frais de l’entreprise.
• Justificatif numérisé à la valeur probante.
• Application mobile pour enregistrer les notes de frais sur un smartphone ;
• Calcul automatique des titres-restaurants.
• Calcul automatique du taux de change.
• Extraction de reportings sur les dépenses.

Le plus d'Eurécia ?

Le logiciel de notes de frais d’Eurécia possède 3 avantages précieux :

• Un circuit de validation fluide et simple à mettre en place.
• Une interface agréable et facile à prendre en main.
• La reconnaissance automatique ultra-précise des justificatifs scannés ou photographiés.

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N2F

N2F est un éditeur français spécialisé dans le logiciel de notes de frais. Présent dans toute l’Europe, il dénombre près de 800 000 utilisateurs. N2F propose une solution connectée pour une gestion des notes de frais complètement dématérialisée.

Voici les principales fonctionnalités de l’outil N2F :

 

• Une appli mobile pour réaliser sa note de frais à tout moment.
• Un outil de scan intelligent pour limiter les saisies manuelles.
• Un archivage des justificatifs numérisés.
• Le calcul automatique des indemnités kilométriques.
• La création de reportings.

Le principal avantage de la solution N2F est de pouvoir s’adresser à toutes les tailles d’entreprises. Grâce à trois formules tarifaires différentes, elle convient aux groupes internationaux, comme aux petites entreprises. Autre atout : il est possible de créer une note de frais en mode hors connexion via l’application mobile. Cette dernière sera téléchargée dans le système d’information au moment où le smartphone retrouve du réseau.
 

Expensya

Expensya a conçu un logiciel de gestion des dépenses professionnelles. Elle propose trois solutions différentes pour s’adapter à tous les types d’entreprises : indépendants et TPE, startups, PME et ETI, grandes entreprises et multinationales. La solution est disponible via une application web et une application smartphone.

Les fonctionnalités d’Expensya facilitent la gestion des notes de frais :

 

• Automatisation de la saisie des dépenses.
• Configuration de circuits de validation des notes de frais.
• Visualisation de tableaux de bord interactifs.
• Gestion comptable avancée.
• Mise à jour automatique des barèmes de frais kilométriques.
• Emission d’ordres de mission.
• Paramétrage des remboursements au forfait de notes de frais.

Avec Expensya, vous pouvez également commander des cartes de paiement pour éviter à vos collaborateurs d’avancer leurs frais professionnels. Les cartes peuvent être physiques ou virtuelles. Ce mode de paiement permet aux entreprises d’attribuer des budgets à ne pas dépenser et à éliminer les dépenses non conformes à la politique interne de notes de frais.

Spendesk

Spendesk propose une nouvelle solution de gestion des dépenses professionnelles. Sa plateforme permet de simplifier, grâce à un outil unique :

• Le paiement des dépenses professionnelles.
• Le processus de gestion des notes de frais.

 

Pour améliorer le process des notes de frais, l’éditeur assoit les moyens de paiement intelligent à des fonctionnalités avancées :

• Définition d’une politique de dépenses.
• Moyens de paiement physiques ou virtuels.
• Visibilité en temps réel des dépenses.
• Blocage de la note de frais si les justificatifs ne sont pas fournis par le collaborateur.
• Contrôle centralisé des achats.
• Budgets intelligents par équipe.

Le plus de Spendesk ? Le logiciel de notes de frais évolue avec la croissance de l’entreprise. Il est possible de choisir uniquement les fonctionnalités dont vous avez besoin. Le design de la plateforme est l’un des atouts principaux de Spendesk. Il offre une expérience utilisateur simple et agréable. Cela permet d’augmenter les chances d’un engagement fort des collaborateurs dans l’utilisation de l’outil. L’éditeur met l’accent sur la sécurité. Les données stockées sur la plateforme sont cryptées et sauvegardées quotidiennement. Les fraudes au paiement en ligne sont détectées pour garantir la protection des transactions.

Izyfrais

Izyfrais est une application de notes de frais en ligne permettant de traiter ses notes de frais de manière simple. Elle est éditée par la société européenne IzySolutions. La solution est dédiée aux TPE, PME ou aux indépendants et professions libérales.
 

L’éditeur propose des fonctionnalités fiables, mais réduites, totalement dédiées à la gestion des notes de frais :

• Paramétrage du profil de l’entreprise.
• Personnalisation des différents types de frais.
• Scan des justificatifs via un appareil photo de smartphone.
• Possibilité d’envoyer les justificatifs par courriers à l’éditeur pour numérisation.
• Moteur de recherche pour retrouver facilement une note de frais numérisée.
• Archivage papier des notes de frais.

Une fois la note de frais réalisée, le collaborateur peut envoyer le PDF généré à son manager ou au service financier pour validation. L’export des données vers le logiciel de comptabilité n’est pas automatique. Il doit être réalisé par l’entreprise. L’atout principal d’Izyfrais est de simplifier l’étape de la précomptabilité pour les petites organisations.

 

Jenji

Jenji édite un logiciel en ligne de traitement des notes de frais appelé « Silae Expense ». Il utilise l’intelligence artificielle pour proposer une automatisation efficace des notes de frais. Grâce à une application mobile, les collaborateurs génèrent leurs notes de frais en un clic grâce à la photo des justificatifs. La plateforme de Jenji s’adresse aux professionnels indépendants, comme aux entreprises de grande envergure. Grâce à des fonctionnalités modulaires, il est possible de construire un outil personnalisé aux besoins de l’entreprise.
 

Voici les principales fonctionnalités du logiciel de notes de frais de Jenji :

• Gestion par enveloppe de frais.
• Import des factures.
• Taux de change automatique.
• Archivage à valeur probante des justificatifs dans un coffre-fort numérique.
• Export comptable par csv.
• Possibilité d’interconnexion au logiciel silae paie.

L’utilisation intuitive du logiciel de notes de frais de Jenji est son premier avantage. La prise en main se fait facilement en quelques minutes. L’outil fait gagner du temps à tous les acteurs de l’entreprise très rapidement.

 

Comment bien choisir son logiciel de notes de frais en 2024 ?

Le nombre de logiciels de paie s’est considérablement accru ces dernières années. Comment choisir le bon outil pour son entreprise en 2024 ? Il existe quelques critères simples à garder en tête pour prendre la bonne décision.

Voici les principaux éléments à utiliser dans votre sélection :

• La taille de votre entreprise : le logiciel doit prendre en compte l’organisation de votre entreprise (établissements, filiales, international…).
• La fréquence des demandes de remboursements de frais professionnels : certaines activités génèrent plus de notes de frais comparées à d’autres. Pour obtenir le tarif le plus juste, l’éditeur doit adapter sa facturation et sa solution à la fréquence de votre utilisation. 
• La facilité d’utilisation : pour être utilisé par vos collaborateurs, l’outil doit être aisé à prendre en main.
• La possibilité de moduler les fonctionnalités : le logiciel de notes de frais doit s’adapter à vos procédures internes. Il est important de pouvoir le paramétrer le plus précisément possible. Il est aussi essentiel de disposer uniquement des fonctionnalités dont vous avez besoin.
• La connectivité : pour faciliter la gestion globale et limiter les erreurs de saisie, l’application notes de frais doit communiquer avec vos systèmes d’information rh et financiers.
• Les exports disponibles : en disposant de rapports précis et ventilés, vous parviendrez à prendre les décisions stratégiques adéquates ;
• La sécurité : l’éditeur doit proposer une solution sécurisée pour protéger les données de votre entreprise.
• La notoriété de l’éditeur : il est préférable de vous appuyer sur un prestataire bien implanté pour disposer d’une solution durable.
• Le design agréable de l’interface ou de l’application  : ce dernier point est incontournable. L’outil doit être agréable à utiliser. C’est une condition essentielle pour vous assurer de son utilisation par vos collaborateurs.

 

Pourquoi s'équiper d'un logiciel de notes de frais ?

En moyenne, réaliser une note de frais prend 27 minutes. Grâce à un logiciel de notes de frais, il est possible de réduire le temps passé de plus de la moitié. Un vrai plus pour la productivité de l’entreprise. Les fonctionnalités de l’outil d’automatisation de la saisie de certaines données, comme les indemnités kilométriques, ou la numérisation des justificatifs offrent de réels atouts.

Une solution de gestion de notes de frais fluidifie le process de remboursement des frais. Il permet d’encadrer et d’homogénéiser les pratiques au sein de tous les services de la société. Les validations sont indispensables pour réaliser un virement. Les risques de fraudes sont écartés. Enfin, les données sont transmises automatiquement au service financier.

Le logiciel de notes de frais est aussi un atout pour la qualité de vie au travail. Les collaborateurs gagnent en autonomie. Ils réalisent leurs notes de frais au moment le plus opportun, peuvent suivre le circuit de validation de leur demande et obtiennent un remboursement plus rapidement. Sans solution de digitalisation, une note de frais est remboursée en 30 jours en moyenne. Ce délai peut aboutir à des situations financières difficiles pour certains collaborateurs devant avancer des frais importants ; billets d’avion, par exemple.

77 % des personnes sondées par SAP Concur sont satisfaites de s’être équipées d’un logiciel de notes de frais. Un argument supplémentaire pour vous lancer à votre tour !
 

Pourquoi changer de logiciel de notes de frais ?

Près de 63 % des entreprises interrogées ont entamé ou terminé leur digitalisation. Si la grande majorité des sociétés sont satisfaites de leur outil, d’autres sont déçues :

• Manque d’engagement des salariés dans l’utilisation du logiciel de notes de frais.
• D’une fonctionnalité manquante telle que la transmission automatique des données au logiciel de comptabilité.
• Absence de mise à jour de la part de l’éditeur et risque de non-conformité de l’entreprise.

Si vous êtes dans une de ces situations, n’hésitez plus et changez de solution. Aujourd’hui, il existe des outils de notes de frais s’intégrant rapidement à votre système d’information et faciles à prendre en main.

Les 3 points à retenir :

• Un logiciel de notes de frais permet d’encadrer les remboursements des frais professionnels en limitant les fraudes.
• Changer de logiciel de notes de frais est aujourd’hui facile. Les outils proposés s’adaptent rapidement aux différentes contraintes d’entreprise.
• Pour être utilisé par vos collaborateurs, il doit répondre précisément à leurs besoins et être facile d’utilisation.