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  • Actu RH
  • 23/06/2021

Archivage à valeur probante pour les notes de frais : quels avantages ?

Haaaaaaaa l’archivage des justificatifs de notes de frais... Un véritable casse-tête pour les équipes du pôle administratif ! Mais depuis quelques années, les entreprises ne sont plus obligées d’archiver leurs fichiers en physique, d’avoir des casiers et des dossiers dédiés aux justif’. Elles ont la possibilité de les dématérialiser tout en étant 100% conforme légalement, c’est ça, l’archivage à valeur probante.

Faisons ensemble le point sur l’archivage à valeur probante !

 

Archivage et conservation des notes de frais, que dit la loi ?

C’est officiel depuis mai 2019, les entreprises ne sont plus obligées de conserver les justificatifs de notes de frais papier pendant 5 ans !

L'article 16 de la loi de finances rectificative du 29 décembre 2016 (loi n° 2016-1918 du 29 décembre 2016) autorise les entreprises à conserver leurs justificatifs de notes de frais sur support informatique ou sur support papier. Elles n'ont donc plus d'obligation de conserver les justificatifs papier dans leur format d'origine pendant une période fiscale de 6 ans, à condition de posséder des copies fiables et conformes au format électronique, conservées elles aussi pendant une période minimum de 6 ans. C'est là qu'intervient la notion de "valeur probante".

La digitalisation est au cœur de toutes les entreprises et, pour faire face à ce besoin de modernisation, la législation s’est adaptée. L'archivage des documents fiscaux et légaux des entreprises peut être aussi bien physique que numérique. Et en plus, les archives numériques ont exactement la même valeur légale que le papier grâce à la valeur probante.

Attention, notez que l'arrêté de 2019 n'est pas rétroactif, il vous faut donc conserver tous les justificatifs précédents la date officielle de l'arrêté.

 

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Valeur probante, quésaco ?

L’archivage à valeur probante désigne l’acte d’effectuer la copie électronique fiable d’un justificatif papier, et de la sauvegarder de manière pérenne. Celle-ci aura ainsi la même valeur légale que sa contrepartie physique. En cas de contrôle URSSAF ou fiscal, les justificatifs à valeur probante possèdent la même valeur légale que les justificatifs originaux.

Par fiable, il est entendu que le document sera :

  • Authentique. C’est-à-dire qu’on doit être en mesure de prouver que le document est bien ce qu’il prétend être. Il s’agit pour cela de « marquer » le document, en lui apposant un horodatage et une signature/un cachet/une empreinte électronique, pouvant attester de la fidélité de celui-ci.
  • Intègre. En garantissant un stockage immuable, confidentiel et traçable.
  • Intelligible. Le document devra être stocké dans un format standard (par exemple, PDF)

 

Et côté législation ?

L'article A. 102 B-2 de l’Arrêté du 22 mars 2017 pose les conditions de la numérisation des factures. Pour avoir une valeur probante, les preuves numériques doivent être :

  • des copies conformes et inaltérées (numérisées sans traitement et sans perte de qualité)
  • enregistrées dans un format standard dit "intelligible" : format PDF ou PDF 1/3 (ISO 19005-3)
  • assorties d'un cachet serveur, d'une empreinte numérique ou d'une signature électronique
  • horodatées

 

Les avantages de l’archivage à valeur probante

#1 - Conformité légale

C’est le gros plus de l’archivage à valeur probante ! La dématérialisation des justificatifs de notes de frais vous permet d’éviter tout risque de redressement. Finie la course après les justificatifs, tout est stocké à un seul et même endroit. Plus de stress en cas de contrôle Urssaf, vous avez tout sous la main en seulement quelques clics. Ce système d’archivage vous permet de fiabiliser la conservation des justificatifs et réduit le risque de perte ou la détérioration des fichiers. Vous préservez la valeur légale du justificatif.

#2 - Gain de temps & d’argent

Evidemment, l’archivage à valeur probante est un gain de temps au quotidien pour le service administratif. Vous n’avez plus l’obligation de garder les justificatifs en papier. Terminé le classement des notes de frais dans les grandes armoires pleines de classeurs... Et finies les relances et recherches interminables des justificatifs de vos collaborateurs. Avec la dématérialisation, vous gagnez un temps précieux ! Et qui dit gain de temps dit gain d’argent (on ne vous l’apprend pas).

#3 - Analyse simplifiée et fiabilisée

La dématérialisation des justificatifs de notes de frais se fait à travers un logiciel de gestion des notes de frais. Et ce logiciel va bouleverser votre quotidien (si, si on vous l’assure !). En plus d’être conforme légalement, de gagner du temps et de la place, vous allez faciliter vos analyses. Un logiciel de gestion de notes de frais vous permet de créer des tableaux de bord personnalisés. Ainsi, vous avez une vision analytique des dépenses fiables, ce qui vous permet de mieux maîtriser vos coûts. Vous pilotez efficacement la gestion des dépenses de vos collaborateurs !

 

Et concrètement, comment ça se passe ?

Etape 1 : Maxime est allé rendre visite à un de vos clients pour lui faire une démo en direct. Sur ce petit voyage, il a eu divers frais professionnels dont son repas du midi. A 14h, après une pause dej bien méritée, Maxime prend en photo son ticket via son smartphone dans son application myeurecia.

Etape 2 : Grâce à l’OCR (reconnaissance optique des caractères), l’application va traduire les informations du ticket de Maxime en texte : date, montant, devise... Il n’a plus qu’à valider. Tout est renseigné automatiquement, et ça fait gagner beaucoup de temps à Maxime !

Etape 3 : Sébastien, le manager de Maxime, reçoit une notification (sur son téléphone et par mail) pour valider ou refuser la note de frais. Tout ça est réglé en seulement quelques clics !

Etape 4 : C’est tout l’avantage de la valeur probante wink Maxime peut d’ores et déjà jeter son justification papier !! La photo qu’il a prise a exactement la même valeur légale en cas de contrôle.

 

Etapes de validation d'une note de frais

 

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A propos de l'auteur

Marion

Blogueuse RH

Curieuse depuis ma plus tendre enfance, j'aime partager autour du management, du bien-être au travail et de l'actu RH !

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