Tout savoir sur la dématérialisation des notes de frais et factures fournisseurs en 2024

À partir de 2024, les entreprises seront soumises à de nouvelles obligations relatives aux factures fournisseurs et aux notes de frais. Quelles sont ces obligations ? Quelles entreprises sont concernées ? Et quelles sont les solutions existantes pour se conformer à la loi ? 

On vous explique. 

Dématérialisation des factures et des notes de frais : de quoi s’agit-il ? 

Quelles sont les entreprises concernées ? 

Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises sont tenues de transmettre leurs factures à destination du secteur public en format électronique. Dès 2024, la transmission et la réception de factures électroniques s’appliqueront à toute entreprise du secteur privé assujettie à la TVA pour tout type de services. 

Quels sont les objectifs de la dématérialisation ? 

Pour l’administration fiscale, ce changement répond à plusieurs objectifs : 

• Lutter de manière plus efficace contre la fraude à la TVA 
• Simplifier à terme les obligations déclaratives de TVA grâce au pré-remplissage des déclarations 
• Améliorer la compétitivité des entreprises. En effet, la dématérialisation permet une diminution des délais de paiement et donc une baisse de la charge administrative 
• Réduire les risques d’erreurs et d’anomalies 
• Avoir une connaissance plus fine et en temps réel de l’activité des entreprises pour tendre vers une meilleure traçabilité des informations. 

Une application progressive de l’obligation de dématérialisation 

Pour permettre aux entreprises de se préparer à ce changement, un calendrier a été mis en place 🗓️: 

• Au 1er juillet 2024 :  seules les grandes entreprises (à partir de 5000 salariés) seront concernées 
• Au 1er janvier 2025, ce seront les entreprises de taille intermédiaires (ETI) 
• Au 1er janvier 2026, cette obligation sera généralisée aux PME et micro entreprises assujetties à la TVA. 

Quelles sont les obligations associées à la dématérialisation pour les entreprises ? 

Le recours à une plateforme de dématérialisation des factures fournisseurs approuvée par l’administration publique 

Les factures seront adressées aux clients via une plateforme de dématérialisation. Pour ce faire, les entreprises auront deux choix : 

• Utiliser le portail public de facturation, Chorus Pro, que les autorités publiques utilisent depuis 2007 
• Ou recourir à une plateforme de dématérialisation partenaire immatriculée auprès de l’administration pour une durée de trois ans. Concrètement, un service sera prochainement créé au sein de la DGFiP pour attribuer les immatriculations. La plateforme aura ainsi pour rôle d’émettre la facture électronique du fournisseur au client au format adapté en s’assurant de l’authenticité, de la lisibilité et de l’exhaustivité des données. 

Ces plateformes de dématérialisation se chargent ensuite d’extraire les données nécessaires à l’aide de technologies comme l’OCR (la reconnaissance de document). 

Notes de frais : les entreprises vont devoir choisir un outil de dématérialisation 

Aux yeux de l’administration, une photo d’une note de frais ne peut être considérée comme un reçu à valeur probante. Dès lors, les entreprises vont devoir se tourner vers une plateforme de dématérialisation qui donnera un caractère à valeur probante du document. 

Concrètement, l’idée est de confier la photo de la note de frais à une plateforme qui la transformera en document PDF et la soumettra à un ensemble de signatures électroniques et de preuves de dépôt. Cette pièce sera ensuite stockée par le tiers de confiance dans un coffre-fort d’archivage électronique pour garantir l’authenticité du document tout au long de sa durée de vie. 

Des mentions à ajouter sur les factures et les notes de frais 

• Les mentions obligatoires sur les factures. Les entreprises devront inscrire l’ensemble des mentions fiscales prévues à l’article 242 nonies A de l’annexe II au CGI et les mentions commerciales obligatoires prévues par le Code du commerce. 

D’autres données devront obligatoirement figurer et notamment l’identifiant de l’acheteur (numéro Siren).  La liste de ces éléments devra être précisée dans les mois à venir. 

• Les mentions complémentaires sur les notes de frais. Dans le cadre d’un contrôle URSSAF, l’inspecteur doit comprendre le contexte qui a mené à la note de frais. Il a donc besoin de justificatifs et d’informations complémentaires. 

Ex : un salarié édite une note de frais à la suite d’un déplacement en train pour se rendre chez un client. En cas de contrôle, il est recommandé de fournir des informations sur le contexte : nom du client, reçu preuve du rendez-vous enregistré dans le logiciel CRM, objet du r+. 

Le logiciel SIRH : une solution pour dématérialiser vos notes de frais 

Depuis 2015, les entreprises ont l’obligation d’accepter les notes de frais au format électronique transmises par les salariés. Les factures papier peuvent aussi être numérisées par les organisations à des fins de conservation depuis 2017. 

Chez Eurécia, nous proposons un logiciel de gestion électronique de documents (GED). À l’aide d’une application mobile, les salariés photographient leurs justificatifs. Grâce à un système intelligent de reconnaissance des caractères et à une saisie automatique des montants des dépenses, la création d’une note de frais ne prend pas plus de deux minutes. Elle peut être effectuée à tout moment par le salarié et de n’importe où. 

Du côté du manager, il lui suffit d’un clic sur l’application pour informer le service comptabilité de sa validation. Ce dernier reçoit des notes de frais homogénéisées, ce qui est plus facile à traiter. Et en cas de contrôle, la numérisation a une valeur probante auprès de tous les organismes de contrôle (URSSAF, Trésor Public, Inspection du travail). Il exporte les données nécessaires en quelques clics et le tour est joué.