Depuis quelques temps déjà, une idée vous trotte dans la tête : améliorer votre processus de gestion de notes de frais.
Vous trouvez en effet que la gestion des dépenses de votre entreprise, et des demandes de remboursement des collaborateurs, vous prend un temps fou, et vous empêche de vous focaliser sur des tâches RH ou comptables à plus haute valeur ajoutée.
Or, en faisant quelques recherches, vous tombez sur un acronyme qui vous intrigue : l’OCR.
Qu’est-ce donc que l’OCR, et quel est son intérêt pour votre gestion des notes de frais professionnels ? Comment choisir le bon logiciel comptable pour vous simplifier la vie ? Autant de questions auxquelles cet article répondra, pour vous apporter les clés d’une gestion des dépenses professionnelles plus fluide !
Qu’est-ce que l’OCR ?
Le terme d’OCR vient de l’Anglais, et signifie Optical Character Recognition ; il se traduit en Français par “Outil de Reconnaissance des Caractères”.
Son principe est simple : il s’agit d’une fonctionnalité incluse dans certains logiciels et applications, qui permet de transformer le format d’un fichier non-modifiable en fichier bureautique. L’OCR scanne les pixels du fichier, et reconnaît automatiquement le texte ou les chiffres qui y sont inscrits.
Pour le dire autrement, l’OCR permet d’extraire des informations d’un document non-modifiable à l’origine.
Par exemple, un logiciel doté d’une fonctionnalité OCR peut vous permettre d’extraire automatiquement des informations contenues dans un PDF, une image ou un document papier, pour pouvoir les remonter dans les champs appropriés de votre logiciel.
Vous vous posez des questions sur la dématérialisation des notes de frais ? Ce guide est fait pour vous !
Comment l’OCR s’applique-t-il aux notes de frais ?
Bon nombre de logiciels de gestion de notes de frais comportent une fonctionnalité d’OCR. Celle-ci permet alors de pré-saisir automatiquement les montants correspondants aux dépenses du collaborateur, et de les faire remonter dans le logiciel.
Ainsi, un OCR intégré à ces solutions de gestion de notes de frais peut remonter des informations-clés telles que…
- Le montant de la dépense professionnelle
- La date à laquelle la dépense a été faite
- Le nombre de kilomètres parcourus, dans le cadre d’une note de frais d'indemnités kilométriques
- La TVA indiquée sur la facture
- Le nom du collaborateur concerné par la note de frais
Quels sont les avantages de l’OCR pour votre gestion de notes de frais ?
Pas de doute : OCR & notes de frais font bon ménage, et présentent des avantages non-négligeables pour quiconque s’occupe des process de remboursement des frais engagés par les collaborateurs.
Grâce à un bon logiciel de notes de frais incluant un OCR, vous pouvez…
- Gagner du temps sur la gestion de vos notes de frais : en évitant la saisie manuelle des informations. Grâce à l’automatisation de la remontée des données-clés des notes de frais, vous gagnez un temps précieux, que vous pouvez réinvestir dans des tâches à plus haute valeur ajoutée.
- Éviter des erreurs humaines de gestion de notes de frais : votre comptabilité reste ainsi en toute conformité, avec les écritures comptables exactes qui remontent correctement. Il vous suffit de vérifier, après intégration automatique de la note de frais à votre logiciel, que toutes les données remontées par l’OCR sont correctes.
- Accélérer le process de gestion de notes de frais, et donc proposer une expérience collaborateur optimale à vos salariés, qui voient leurs remboursements de frais professionnels avancés arriver plus vite.
Comment choisir votre logiciel de notes de frais intégrant un OCR ?
Envie de trouver la solution de gestion des notes de frais adaptée à vos besoins ?
Avant de faire votre choix, veillez à vérifier que ce logiciel…
- Permet d’automatiser la remontée de tous les types de frais professionnels que votre entreprise admet : frais de repas et d’hébergement, mais également frais kilométriques liés aux déplacements professionnels et voyages d’affaires. Le tout avec la possibilité d’y intégrer les barèmes et plafonds officiels de l’URSSAF, ou vos propres barèmes si vous avez une politique de dépenses professionnelles sur-mesure pour votre entreprise.
- Peut procéder à la dématérialisation et au stockage de ces justificatifs de dépenses professionnelles grâce à l’archivage à valeur probante. Cela vous permet de conserver dans un logiciel fiable vos informations, plutôt que dans un Excel soumis à l’erreur humaine.
- Vous permet de mettre en place un workflow de validation des notes de frais : les managers et RH de l’entreprise doivent pouvoir valider en quelques clics seulement une demande de remboursement.
- Met en place un processus fluide pour les collaborateurs également : ils doivent pouvoir utiliser une application mobile ou leur ordinateur pour dématérialiser leur justificatif de note de frais (facture, ticket de caisse…), de manière intuitive.
Prêt à vous lancer dans l’aventure de l’OCR appliqué à votre gestion de notes de frais, et bénéficier d’un gain de temps colossal sur ce process-clé de votre entreprise ?
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