Pas de doute : en tant que DAF, l’une de vos missions les plus complexes à gérer au quotidien est sans doute la gestion des notes de frais de vos collaborateurs. Entre le fait de garder une politique de dépenses alignée avec les règles édictées par l’URSSAF, et le suivi des frais professionnels des collaborateurs, il faut dire que la tâche n’a rien de simple !
C’est pour vous aider dans cette mission cruciale que vous découvrirez dans cet article tout ce qu’il faut savoir sur les notes de frais et leur gestion. C’est parti !
Quelles conditions pour être remboursé de ses frais professionnels ?
Dans un premier temps, en tant que DAF, il est crucial que vous soyez au clair avec les conditions de remboursement des frais professionnels que l’URSSAF a mis en place.
Tout d’abord, sachez que les frais d’hébergement ou de repas liés à la mission d’un collaborateur en déplacement sont remboursables si…
- La distance entre le domicile du collaborateur et le lieu de la mission est supérieure à 50 km
- Le trajet ne peut pas être fait en transports en commun en moins d’une heure et demie
Côté repas d’affaires, gardez en tête que chaque collaborateur a droit au remboursement de 5 repas d’affaires par mois. Au-delà de ces 5 repas, vous vous exposez à une requalification en avantage en nature. Veillez à bien indiquer sur la note de frais le motif du repas, ainsi que le contact des personnes qui ont été invitées à déjeuner ou dîner.
En ce qui concerne les frais de déplacement, deux cas de figure existent pour l’URSSAF :
- Soit le collaborateur doit procéder à la location d’un véhicule : dans ce cas, il peut se faire rembourser par l’entreprise la location, ainsi que le carburant et les péages éventuels
- Soit le collaborateur utilise son véhicule personnel pour se rendre à un rendez-vous ou sur son lieu de travail : dans ce cas, c’est le principe des indemnités kilométriques qui s’applique, selon le barème défini par l’administration fiscale, et vous devez indiquer sur la note de frais le motif du déplacement, le lieu et le nombre de kilomètres parcouru
Pour simplifier la gestion et le calcul de vos frais kilométriques, découvrez notre modèle Excel à télécharger gratuitement.
Dernier cas de figure : les frais liés au télétravail. Si votre entreprise a proposé le télétravail à vos collaborateurs, vous êtes-vous renseigné sur le fait qu’elle soit tenue de prendre en charge une partie des sommes engagées par le télétravailleur ? Il peut s’agir d’un pourcentage de son loyer ou d’une partie de son forfait mobile ou Internet ; mais celui-ci ne peut pas excéder les 50% de la facture.
Quels risques si vous faites des erreurs de gestion de notes de frais ?
Il arrive fréquemment que les entreprises éditent des notes de frais non conformes, ou bien que les collaborateurs oublient de transmettre au service RH les justificatifs de leurs notes de frais. Qu’est-ce que ces situations très courantes peuvent engendrer comme risques ?
Si c’est votre cas, vous vous exposez alors à…
- Un redressement fiscal potentiel de la part de l’URSSAF
- Un dépassement des budgets prévus dans votre entreprise
- Un traitement chronophage de ces erreurs par votre service RH ou comptabilité, qui perd du temps sur des tâches à plus haute valeur ajoutée
- Une lenteur dans les remboursements pour les collaborateurs, ce qui peut nuire à leur expérience collaborateur globale
Besoin d’en savoir plus sur ces risques ? Consultez notre article Quels risques face aux erreurs de gestion des notes de frais dans une PME ?
Que faire si un justificatif de notes de frais a été perdu ?
Même si votre pôle RH ou fiscal prend toutes les précautions possibles, il peut arriver que vos collaborateurs oublient de vous transmettre un justificatif de notes de frais, voire que celui-ci soit perdu.
Si cela vous arrive, il existe deux options à votre disposition pour être raccord avec l’URSSAF :
- Soit réclamer un duplicata du justificatif au fournisseur
- Soit faire écrire une attestation sur l’honneur à votre collaborateur, qui explique le détail des frais engagés
Si vous choisissez la seconde option, n’oubliez pas non plus de demander au collaborateur le relevé de la carte personnelle ou du compte bancaire qu’il a utilisé pour faire le paiement. Ce relevé servira alors de justificatif en cas de contrôle fiscal, à associer à l’attestation sur l’honneur.
Et pour vous aider à gagner du temps dans cette formalité administrative, n’hésitez pas à télécharger le modèle d’attestation sur l’honneur d’Eurécia. Il vous suffit de le personnaliser lorsque le cas de figure se présente, et vous voilà raccord avec la législation ! 
Comment assurer une gestion des notes de frais au cordeau ?
Maintenant que vous savez tout ce qu’il faut concernant les erreurs liées à la gestion de notes de frais, sans doute vous demandez-vous comment les éviter. Bonne nouvelle : voici quelques conseils-clés pour vous assurer de rester dans les clous de la législation en matière de dépenses professionnelles.
Tout d’abord, prenez soin de mettre en place une politique de dépenses professionnelles claire pour les collaborateurs, ainsi qu’un process de gestion de notes de frais bien ficelé pour le service RH. N’oubliez pas d’y indiquer notamment le plafond qui peut être remboursé pour chaque type de dépenses d’entreprise.
Deuxième conseil : évitez de gérer le tout via des tableurs Excel, sujets à l’erreur humaine. La bonne pratique ? Plutôt vous appuyer sur un logiciel de notes de frais complet.
Ce type de logiciel doit vous permettre de…
- Dématérialiser les justificatifs de notes de frais, avec un archivage à valeur probante
- Instaurer des circuits de validation automatisés, qui permettent aux collaborateurs d’être remboursés rapidement
- Consolider automatiquement les données liées aux dépenses (date, type de dépense, montant, TVA), ce qui vous permet d’obtenir une comptabilité tenue de manière optimale
- Créer des reportings des dépenses, pour garder un oeil attentif à vos budgets
- Réaliser un export complet des dépenses, pour l’envoyer en quelques clic à votre expert-comptable en cas de contrôle fiscal
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Découvrez le module “notes de frais” d’Eurécia, et commencez dès maintenant à mettre votre gestion des notes de frais en totale conformité avec l’URSSAF !
