Le remboursement des notes de frais grâce à Eurécia
  • Actu RH
  • 20/04/2016

Remboursement des notes de frais : peut-on tout faire ?

Suite au scandale d’Agnès Saal, ancienne directrice de l’INA (Institut national de l’audiovisuel), qui a été condamnée à trois mois de prison avec sursis et 3 000 euros d’amende pour ses abus de notes de frais, il est de bon ton de revoir quelques bases.

Dans sa chronique « On s'y emploie », le journaliste Philippe Duport et son invité Emmanuel Eloy, directeur de l'école nationale de comptabilité et de gestion de Nice, font le point sur les règles applicables aux notes de frais. Quelles sont les limites à ne pas dépasser ? Que peut-on se faire rembourser ?

Focus sur une question que tout salarié se pose un jour ou l'autre.

Tout le monde peut-il se faire rembourser des notes de frais ? 

Monsieur Eloy incite tout d’abord à se pencher sur la définition précise apportée par les frais professionnels : « ce sont des dépenses effectuées par les salariés pour les besoins de son activité professionnelle ; dès lors que vous êtes salarié, vous pouvez prétendre à vous faire rembourser auprès de votre employeur. Donc tous les salariés sont concernés manifestement par ce dispositif de remboursement. » explique-t-il. Effectivement, sur le site de l'URSSAF la définition est similaire : « Les frais professionnels correspondent à des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle. Ces frais sont ensuite remboursés par l’employeur. »

Quels types de frais peut-on demander à se faire rembourser ?

Le directeur insiste sur le fait que la liste est non exhaustive. En effet, le champ d’application est relativement large :

Concernant les vêtements, le cadre est dit restrictif. Seules les tenues obligatoires relatives à la sécurité par exemple, sont prises en charge par l’employeur dans un cadre limitatif.

A la question du journaliste « Peut-t-on s'offrir une bonne table sortie de l'ordinaire ? », le professionnel répond que « Les règles ne sont pas gravées dans le marbre. Tout est une question d’appréciation et de perception... Si vous invitez des clients pour signer un contrat de plusieurs millions d’euros bien évidemment, vous n’allez pas les inviter dans un fastfood ! Il faut cependant prouver que ce repas était nécessaire aux besoins de l’exploitation. ». Les partis ajoutent qu'un jour de travail, un salarié n'ayant pas accès à une cantine d'entreprise ou n'ayant pas de ticket restaurant, il peut éventuellement demander à son employeur de se faire rembourser.

Peut-on insérer nos frais téléphoniques dans les notes de frais ?

Emmanuel Eloy explique que si le téléphone est utilisé à la fois pour des raisons professionnelles et personnelles, il est possible d’établir un prorata selon l’utilisation du téléphone sur les frais téléphoniques, dans la limite de 50 % du montant de l’abonnement.

« Mais par qui sont définis ces plafonds ? » demande le journaliste. Ils sont définis généralement par l’URSSAF. Il y a un double contrôle qui s’exerce puisque l’employeur a la possibilité de rembourser les frais mais il s’exerce à une sanction de la part de l’URSSAF si ces frais sont considérés comme manifestement abusifs.

Un employé peut-il se faire licencier s’il gonfle une note de frais ?

L'interwievé répond par l'affirmative. Cela est susceptible d’engendrer un licenciement pour faute grave de l’employé mais aussi un risque pour l’employeur de requalification de note de frais en avantage en nature qui sera soumis aux charges sociales.

Alors pensez-y ! Beaucoup de frais peuvent être remboursés. Dans la limite du raisonnable bien évidemment !

 

A l'heure d'aujourd'hui, la digitalisation permet de réduire bon nombre d'erreurs lors de la gestion des notes de frais ! N'attendez plus pour franchir le pas et retrouvez le replay de notre webinar pour découvrir comment simplifer la gestion des notes de frais au sein de votre entreprise !

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