Les notes de frais, ces petits bouts de papiers qui nous mènent parfois la vie dure. Plus pour longtemps ! La rédaction vous donne les clés pour passer maître des notes de frais.
Commençons par donner la définition
Un petit rappel de ce qu'est une note de frais. Eh bien il s'agit tout simplement d'un document listant les frais professionnels avancés par le collaborateur dans le cadre de son travail sur une période donnée, en général mensuelle.
La plupart du temps, ces dépenses correspondent à des frais de repas, de déplacement ou d'hébergement. Leur remboursement n'est soumis ni aux cotisations sociales, ni à l'impôts sur le revenu, il est en revanche très réglementé. Gare au redressement fiscal si les notes de frais ne sont pas conformes. Et ne parlons pas du délai de remboursement !
Pour être traités, ces frais professionnels doivent être engagés dans l'intérêt de l'entreprise, raisonnables et surtout justifiés ! Ce dernier point en a crispé plus d'un(e).
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La TVA, on en fait tout un fromage, mais pourquoi ?
Une entreprise comptabilise toujours la TVA qu'elle paie à ses fournisseurs et celle qu'elle collecte auprès de ses propres clients. Si la TVA avancée est supérieur à celle collectée, alors on lui rembourse la différence. Voilà pourquoi votre entreprise est si regardante !
Une option sans justificatif : le remboursement forfaitaire
Si l'activité professionnelle d'un salarié l'amène à avancer régulièrement des frais, l'employeur peut aussi opter pour un remboursement forfaitaire. Il s'agit d'un budget fixe versé automatiquement au collaborateur. À l'inverse du remboursement des frais réels, aucun justificatif ne doit être fourni. C'est un peu comme si vous aviez carte blanche !
Une solution 100% dématérialisée
Il existe également une manière plus simple et plus "high-tech" de gérer ses notes de frais sans passer par l'option forfait professionnel. Gérer ses notes de frais peut maintenant être aussi simple que de prendre une photo avec son portable, comme avec le logiciel Notes de frais Eurécia ! Valeur probante, reconnaissance OCR, plateforme... on vous dit tout sur l'optimisation et la dématérialisation des notes de frais dans notre guide dédié !
La gestion des notes de frais au sein de votre entreprise peut se révéler être un véritable casse-tête ? Découvrez dans notre guide comment optimiser la gestion des notes de frais grâce à la dématérialisation !
Et surtout, n'oubliez pas...
Pas de justificatif, pas de note de frais.
Pas de note de frais, pas de remboursement.
Pas de remboursement... Pas de remboursement !
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Voici également une infographie présentant l'art de remplir ses notes de frais et ses justificatifs, pour devenir un(e) vrai(e) PRO !
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