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  • Management et bien-être
  • 16/11/2018

Devenir un(e) PRO des notes de frais en 5 minutes !

Les notes de frais, ces petits bouts de papiers qui nous mènent parfois la vie dure. Plus pour longtemps ! La rédaction vous donne les clés pour passer maître des notes de frais.

Commençons par donner la définition

Un petit rappel de ce qu'est une note de frais. Eh bien il s'agit tout simplement d'un document listant les frais professionnels avancés par le collaborateur dans le cadre de son travail sur une période donnée, en général mensuelle.

La plupart du temps, ces dépenses correspondent à des frais de repas, de déplacement ou d'hébergement. Leur remboursement n'est soumis ni aux cotisations sociales, ni à l'impôts sur le revenu, il est en revanche très réglementé. Gare au redressement fiscal si les notes de frais ne sont pas conformes. Et ne parlons pas du délai de remboursement !

Pour être traités, ces frais professionnels doivent être engagés dans l'intérêt de l'entreprise, raisonnables et surtout justifiés ! Ce dernier point en a crispé plus d'un(e). Voici donc une infographie présentant l'art de remplir ses notes de frais et ses justificatifs, pour devenir un(e) vrai(e) PRO ! 

 

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La TVA, on en fait tout un fromage, mais pourquoi ?

Une entreprise comptabilise toujours la TVA qu'elle paie à ses fournisseurs et celle qu'elle collecte auprès de ses propres clients. Si la TVA avancée est supérieur à celle collectée, alors on lui rembourse la différence. Voilà pourquoi votre entreprise est si regardante !

Une option sans justificatif : le remboursement forfaitaire

Si l'activité professionnelle d'un salarié l'amène à avancer régulièrement des frais, l'employeur peut aussi opter pour un remboursement forfaitaire. Il s'agit d'un budget fixe versé automatiquement au collaborateur. À l'inverse du remboursement des frais réels, aucun justificatif ne doit être fourni. C'est un peu comme si vous aviez carte blanche !

Une solution 100% dématérialisée

Il existe également une manière plus simple et plus "high-tech" de gérer ses notes de frais sans passer par l'option forfait professionnel. Gérer ses notes de frais peut maintenant être aussi simple que de prendre une photo avec son portable, comme avec le module Notes de frais Eurécia ! Valeur probante, reconnaissance OCR, plateforme... la rédaction vous expliquera tout. Ne manquez pas notre article à venir sur l'optimisation et la dématérialisation des notes de frais !

Et surtout, n'oubliez pas...

Pas de justificatif, pas de note de frais.

Pas de note de frais, pas de remboursement.

Pas de remboursement... Pas de remboursement !