Comment récupérer la TVA sur les notes de frais ?

Les entreprises assujetties à la TVA peuvent la récupérer sur leurs dépenses à partir du moment où elle est exigible chez le fournisseur. La loi prévoit plusieurs cas où il n’est pas possible de la récupérer (totalement ou même partiellement). Par ailleurs, certaines opérations peuvent être exonérées de TVA, c’est le cas de certaines opérations de la formation professionnelle, de l’assurance, des établissements de santé, etc. Voici dans le détail, ce qui est à savoir.

Les conditions générales

Pour que la TVA puisse être prise en compte, les dépenses doivent avoir été effectuées pour les besoins de l’entreprise et leurs justificatifs remis au service comptable qui doit les conserver soigneusement. Ces factures doivent impérativement détailler le montant de la TVA.

Pour que l’entreprise puisse récupérer la TVA, elle doit être exigible chez le fournisseur qui a émis la facture. Ce qui signifie que lui-même, doit pouvoir facturer de la TVA.

Tout dépend alors de la nature de la dépense car elles ne sont pas toutes soumises à TVA.

Les spécificités des remboursements de frais

Certains frais font l’objet de règles particulières qu’il convient de connaître.

  • Les carburants sur lesquels la TVA n’est pas récupérable sont l’essence, le sans plomb 95, 98 et E10. S’il s’agit d’un véhicule utilitaire, tous les autres carburants permettent une récupération à 100% de la TVA. S’il s’agit d’un véhicule de tourisme, tous les autres carburants permettent une récupération de la TVA mais à 80% seulement sur le Gazole et le Super-éthanol (E85) et à 50% sur le GPL à l’état gazeux.
  • Les frais de transport (avion, bateau et train) ne sont pas assujettis à la TVA. Elle ne peut donc être récupérée.
  • Les indemnités kilométriques, remboursées aux salariés, ne peuvent faire l’objet d’une TVA.
  • Les dépenses d’hébergement (hôtels) ne sont pas des dépenses sur lesquels la TVA peut être récupérable (contrairement aux frais de restauration pris dans les mêmes lieux…).
  • La TVA sur les dépenses de stationnement n’est récupérable que si les lieux de stationnement sont clairement identifiés comme des emplacements réservés aux clients, aux visiteurs ou aux membres du personnel de l’entreprise
  • La TVA sur les frais de réception (invitations au restaurant), engagés par le salarié ou le dirigeant, est récupérable, à condition que le « caractère professionnel de la réception » puisse être prouvé, si besoin. Les factures, libellées au nom de l’entreprise (et non du salarié ou du dirigeant) doivent alors mentionner l’identité des invités, leur fonction et le nom de leur entreprise. 

Il va sans dire que lorsqu’un salarié présente une note de frais à l’entreprise, accompagnée des factures correspondantes et signée de son manager, la totalité de la note de frais doit lui être remboursée, y compris la TVA, même si elle n’est pas récupérable par l’entreprise.

Enfin, il faut savoir qu’en entreprise, les frais sont les éléments les plus contrôlés par les administrations. Les frais font l‘objet des redressements les plus fréquents. D’où l’intérêt pour les entreprises de connaître la gestion des frais professionnels dans le détail.