Le remboursement des frais avancés par un collaborateur, se fait par l’intermédiaire des notes de frais. La plupart du temps dématérialisées, elles sont destinées à faciliter le remboursement mais leur rôle est avant tout de préparer l’enregistrement comptable.
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Les frais concernés
Dans le cadre de son activité professionnelle, un collaborateur peut être en situation d’avancer les frais suivants :
- hôtels et de restaurants lors de déplacements
- train, avion ou location de voiture lors de déplacements
- invitations de clients au restaurant
- cadeaux offerts à des clients, fournisseurs, prospects,…
- achat de documentation et de fournitures
Certains de vos collaborateurs sont souvent en déplacement et doivent avancer des sommes conséquentes ? Mettez en place des avances sur frais professionnels ! Voici justement un modèle gratuit :
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Les impératifs de la comptabilité
- La note de frais accompagnant la demande de remboursement du collaborateur, doit regrouper les frais par nature : frais de restaurant ensemble, même chose pour les frais de déplacement, etc.
- elle doit présenter les différents montants : Hors Taxe, montant de la TVA et total TTC car l’entreprise récupère la TVA (si elle apparaît sur la facture et si l'achat entre dans son champ d'application)
- Les justificatifs doivent être classés par date d’achat
- Toutes les dépenses doivent être justifiées (avec une facture ou une facturette)
L’enregistrement comptable
Les notes de frais s’enregistrent comme des factures fournisseurs en utilisant les différents comptes. Les frais cités ci-dessus sont liés aux comptes de la classe 6 :
- 6251 : « Voyages et déplacements » pour les trains et avions. Les frais de stationnement ponctuels, entrent aussi dans cette catégorie.
- 6256 : « Missions » lorsque les frais de déplacements (trains et avions) s’accompagnent d’autres frais (restaurants et hôtels)
- 6135 : « Locations mobilières » pour la location d’un véhicule. Les frais de stationnement sur un espace loué par l’entreprise (lorsque la location n’est pas occasionnelle donc), sont à saisir dans ce compte
- 6257 : « Réceptions » pour les invitations au restaurant de partenaires ou des clients
- 6234 : « Cadeaux » lorsque des cadeaux ont été faits
- 6181 : « Documentation générale » pour les achats de documentation, magazines, livres…
- 6064 : « Fournitures administratives » pour les achats de petites fournitures
Les autres remboursements
- C’est le compte 6414 « Indemnités et avantages divers » qui doit être utilisé pour les indemnités. C’est le cas des indemnités kilométriques, par exemple ou encore des indemnités « de panier ».
- La participation obligatoire de l’employeur aux frais de transports du salarié pour ses déplacements entre son domicile et son lieu de travail, doit être inscrite au compte 647 « Autres charges sociales ». Cette participation s’élève à 50 % du prix des abonnements souscrits par le collaborateur pour la totalité du trajet entre sa résidence habituelle et son lieu de travail (tarifs de 2ème classe). Il s’agit des trajets accomplis au moyen de transports publics ou de services publics de location de vélos.
Quel est l'organisme qui contrôle les entreprises pour les notes de frais ?
L’Urssaf (Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales) est un organisme étatique. Sa mission principale est de collecter les cotisations sociales des entreprises. Ces dernières versent chaque mois des contributions sociales en proportion des salaires versés. Les micro-entrepreneurs sont eux aussi concernés.
bon à savoir : le mode de déclaration des cotisations sociales
Le système des cotisations sociales à verser à l’Urssaf est déclaratif. Les entreprises versent des cotisations selon les chiffres déclarés chaque mois. Le pouvoir de contrôle de l’Urssaf sert par conséquent à s’assurer de la véracité des déclarations. Ces dernières peuvent contenir des erreurs ou des oublis. De manière plus anecdotique, certaines sociétés peuvent tenter de frauder l’Urssaf pour payer moins de cotisations sociales.
Au-delà de la collecte, l’Urssaf a pour mission de contrôler les entreprises afin de s’assurer du paiement exact de leurs cotisations sociales. Si nécessaire, elle dispose des pouvoirs nécessaires pour administrer les contentieux. L’Urssaf est habilitée à émettre des sanctions administratives à l’encontre des entreprises. L’organisme est enfin chargé de gérer les ressources de la Sécurité sociale.
Les dispositions VLU (versement en lieu unique) ont été mises en place afin de faciliter les versements. Les entreprises possédant plusieurs établissements dans différentes régions de France peuvent centraliser leurs déclarations et versements auprès d’un seul centre Urssaf. L’adhésion aux dispositions VLU est obligatoire pour les entreprises de plus de 250 salariés.
Les déclarations à l’Urssaf se font en deux étapes :
- Au moment de l’embauche d’un salarié, il est indispensable de réaliser une déclaration préalable à l’embauche : la DPAE ;
- Tous les mois, entre le 5 et le 15, il est nécessaire de réaliser une déclaration sociale nominative (DSN).
L’Urssaf contrôle notamment les dépenses professionnelles des collaborateurs remboursées via une note de frais.
Quelles sont les conséquences pour les entreprises ayant mal déclaré leurs notes de frais ?
La mission de contrôle des entreprises de l’Urssaf sur les notes de frais vise à s’assurer de l’exactitude des remboursements. Le contrôleur demandera à disposer de tous les justificatifs liés aux notes de frais. Le pouvoir de contrôle s’étend sur les trois dernières années à compter de la date du contrôle.
Les remboursements de notes de frais sont exonérés de cotisations sociales. L’entreprise opère un avantage en nature illégale (puisqu’exonéré de cotisations sociales) si :
- elle verse un montant supérieur à celui de la dépense engagée par le collaborateur ;
- elle valide une note de frais comprenant des erreurs ;
- elle rembourse une note de frais sans avoir obtenu le justificatif ou, de manière exceptionnelle, l’attestation sur l’honneur de note de frais ;
- elle rembourse une note de frais ne respectant pas le barème de l’Urssaf. L’organisme fixe des seuils de dépenses. Par exemple, un repas au restaurant ne peut pas être supérieur à 20,20 euros.
bon à savoir : les chiffres des contrôles URSSAF
36 734 opérations de contrôle ont été effectuées pour toute l’année 2021 . Pour 52 % d’entre eux, il s’agit de contrôles aléatoires . En 2022, l’Urssaf a opéré des redressements pour un montant total de 788 millions d’euros . Les sanctions financières appliquées par l’organisme représentent près de 30 % des sommes redressées.
En cas d’inexactitude ou de fraudes relevées pendant le contrôle, l’entreprise risque :
- un redressement de l’Urssaf destiné à récupérer les cotisations sociales non versées ;
- une amende administrative ;
- un contrôle fiscal lié aux notes de frais. L’entreprise peut déduire le montant des notes de frais de son chiffre d’affaires. Des notes de frais inexactes peuvent avoir un impact sur le montant des impôts payés par l’entreprise. De plus, les sociétés peuvent récupérer sur les notes de frais la TVA payée par le collaborateur. La récupération de la TVA des notes de frais est alors matière à redresser l’entreprise ;
- des répercussions juridiques : restrictions commerciales, des pénalités financières, etc.
Le contrôle de l’Urssaf peut aussi avoir des répercussions pour le collaborateur. Le fait de commettre une fraude sur sa note de frais est considéré comme une faute grave . Il risque dans ce cas un licenciement.
Quelles sont les étapes de comptabilisation des notes de frais ?
La comptabilisation de la note de frais obéit à plusieurs étapes.
- Il est tout d’abord primordial de contrôler la saisie de note de frais par le collaborateur. Cela peut passer par un circuit de contrôle de plusieurs niveaux (comptable, manager, responsable financier, par exemple).
- L’enregistrement comptable de la note de frais commence par l’inscription des informations dans le journal des achats.
- Ensuite, il est nécessaire de débiter les comptes de charges associés (notamment, le compte 6251 pour un voyage ou un déplacement).
- Si c’est possible, il faut déduire la TVA de la note de frais.
- Enfin, il faut créditer le remboursement du salarié. Il est alors envisageable d’utiliser le compte 467 « autres comptes débiteurs ou créditeurs » pour l’écriture comptable de la note de frais. La comptabilisation d’une note de frais d’un associé a lieu sous le compte 4551 « compte courant d’associé ».
bon à savoir : la déclaration de la note de frais sur la dsn
Le montant des frais professionnels remboursés aux salariés doit être déclaré dans la case « S21.FOO.54 – Autres éléments de revenu brut ». La déclaration de la note de frais doit intervenir dans la DSN suivant la date d’imputation de la note de frais.
Comment fonctionne la refacturation des notes de frais ?
La refacturation des notes de frais consiste à faire payer les notes de frais de ses collaborateurs à son client. Bien sûr, cela est possible uniquement si les dépenses ont été engagées pour le compte du client.
La refacturation doit avoir lieu dans le compte de classe 708 « Produits et activités annexes ».
Le traitement de la
note de frais pour la comptabilité se fait de la manière suivante après la refacturation :
- Le compte 411 « clients » est crédité des montants refacturés ;
- Le compte 708 est crédité ;
- La TVA collectée est créditée dans le compte TVA.
Le traitement des refacturations est une procédure chronophage. Pour le faciliter, il est conseillé de négocier la prise en charge des frais professionnels de vos collaborateurs directement par le client.
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