La comptabilisation des notes de frais

Le remboursement des frais avancés par un collaborateur, se fait par l’intermédiaire des notes de frais. La plupart du temps dématérialisées, elles sont destinées à faciliter le remboursement mais leur rôle est avant tout de préparer l’enregistrement comptable.

Les frais concernés

Dans le cadre de son activité professionnelle, un collaborateur peut être en situation d’avancer les frais suivants :

  • hôtels et de restaurants lors de déplacements
  • train, avion ou location de voiture lors de déplacements
  • invitations de clients au restaurant
  • cadeaux offerts à des clients, fournisseurs, prospects,…
  • achat de documentation et de fournitures
Les impératifs de la comptabilité
  • La note de frais accompagnant la demande de remboursement du collaborateur, doit regrouper les frais par nature : frais de restaurant ensemble, même chose pour les frais de déplacement, etc.
  • elle doit présenter les différents montants : Hors Taxe, montant de la TVA et total TTC car l’entreprise récupère la TVA (si elle apparaît sur la facture et si l'achat entre dans son champ d'application)
  • Les justificatifs doivent être classés par date d’achat
  • Toutes les dépenses doivent être justifiées (avec une facture ou une facturette)

L’enregistrement comptable

Les notes de frais s’enregistrent comme des factures fournisseurs en utilisant les différents comptes. Les frais cités ci-dessus sont liés aux comptes de la classe 6 :

  • 6251 : « Voyages et déplacements » pour les trains et avions. Les frais de stationnement ponctuels, entrent aussi dans cette catégorie.
  • 6256 : « Missions » lorsque les frais de déplacements (trains et avions) s’accompagnent d’autres frais (restaurants et hôtels)
  • 6135 : « Locations mobilières » pour la location d’un véhicule. Les frais de stationnement sur un espace loué par l’entreprise (lorsque la location n’est pas occasionnelle donc), sont à saisir dans ce compte
  • 6257 : « Réceptions » pour les invitations au restaurant de partenaires ou des clients
  • 6234 : « Cadeaux » lorsque des cadeaux ont été faits
  • 6181 : « Documentation générale » pour les achats de documentation, magazines, livres…
  • 6064 : « Fournitures administratives » pour les achats de petites fournitures
Les autres remboursements
  • C’est le compte 6414 « Indemnités et avantages divers » qui doit être utilisé pour les indemnités. C’est le cas des indemnités kilométriques, par exemple ou encore des indemnités « de panier ».
  • La participation obligatoire de l’employeur aux frais de transports du salarié pour ses déplacements entre son domicile et son lieu de travail, doit être inscrite au compte 647 « Autres charges sociales ». Cette participation s’élève à 50 % du prix des abonnements souscrits par le collaborateur pour la totalité du trajet entre sa résidence habituelle et son lieu de travail  (tarifs de 2ème classe). Il s’agit des trajets accomplis au moyen de transports publics ou de services publics de location de vélos.

Des notes de frais à la fois claires et détaillées, facilitent et fiabilisent les écritures comptables. C’est pourquoi en entreprise, le fait de proposer un modèle de note de frais est plutôt un impératif qu’une option.