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L’image et les bonnes relations de l’entreprise avec ses clients ou partenaires sont essentielles. Pour les maintenir, il est parfois nécessaire d’engager des dépenses. La plus emblématique d’entre elles est le fameux dîner d’affaires, organisé pour discuter des modalités d’un contrat ou d’un projet commun. Ce type de dépenses est classifié comme frais de représentation.
Engagés par les dirigeants ou les collaborateurs, ces frais professionnels sont remboursés par l’entreprise. Ils bénéficient d’un traitement administratif particulier. Voici toutes les informations à connaître sur les frais de représentation.
Sommaire
Les frais de représentation sont un type de frais professionnels. Ils sont engagés pour maintenir les relations entre l’entreprise et ses clients, ses partenaires ou ses fournisseurs. Ils peuvent également permettre de créer de nouvelles connexions d’affaires. L’idée est donc de dépenser des sommes pour « représenter » l’entreprise, c’est-à-dire pour donner une bonne image de la société ou pour améliorer ses relations publiques.
Les frais de représentation peuvent recouvrir une multitude de typologies de dépenses :
Les frais de représentation sont généralement engagés par le dirigeant ou les directeurs. Ils peuvent toutefois être générés par tous les collaborateurs. Les commerciaux sont les salariés les plus amenés à réaliser des dépenses de représentation.
Les dépenses liées aux frais de représentation peuvent être remboursées aux dirigeants ou aux salariés. Il est donc nécessaire de réaliser une note de frais pour obtenir le remboursement.
Les frais de représentation doivent impliquer un contact avec une relation d’affaires de l’entreprise. Dans le cas contraire, ils pourraient être requalifiés de dépenses somptuaires.
C’est par exemple le cas si les frais sont engagés pour payer le déplacement ou l’hôtel pour le conjoint du dirigeant l’accompagnant à un congrès. La sanction pour l’entreprise sera de :
Les frais de représentation se calculent en fonction du montant dépensé par le dirigeant, le directeur ou le salarié.
Voici un exemple
Le dirigeant de la société X organise un repas d’affaires pour démarrer un partenariat. Il souhaite développer un produit en collaboration avec deux autres entreprises. Le dîner servira à poser les bases du partenariat. Il dépense 300 € en invitant ses partenaires au restaurant. Après obtention d’une facture par le restaurateur, il pourra :
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Les frais de représentation font l’objet d’une comptabilisation spécifique. Elle s’effectue sur un compte lié au type de dépenses. Par exemple :
Si l’entreprise rembourse les frais de représentation engagés par le salarié, il sera nécessaire d’utiliser le compte 467 « autres comptes débiteurs ou créditeurs ». Les remboursements effectués sur le compte du dirigeant sont, eux, comptabilisés sur le compte 108 « compte de l’exploitation » ou 4551 « compte courant d’associé ».
Pour comptabiliser une note de frais, il faut suivre plusieurs étapes :
bon à savoir
Lorsque vous soumettez des notes de frais, assurrez-vous de conserver tous les reçus originaux et de les classer correctement par catégorie. Cela facilite la comptabilisation et garantit un remboursement rapide et précis.
Pour rappel, les frais de représentation, comme tous les frais engagés par les collaborateurs, sont déductibles si :
L’entreprise a la possibilité de déduire les frais de représentation de son chiffre d’affaires. Les frais de représentation sont assimilés à une charge professionnelle. L’avantage est de réduire la base de calcul de l’impôt sur les sociétés.
Le collaborateur peut également choisir de ne pas se faire rembourser sa dépense et de la déduire de ses revenus. Dans cette situation, il existe deux manières de déduire ses frais de représentation.
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