La gestion des notes de frais est sans doute une préoccupation majeure de votre entreprise. Parmi elles, les notes de frais de restaurant représentent une situation particulière. Il est courant de prendre un repas au restaurant lors d’un déplacement ou d’inviter un partenaire à dîner. Ces dépenses demandent un contrôle précis afin d’éviter les abus. Voici toutes les informations à connaître sur les notes de frais de restaurant pour vous permettre de les gérer avec efficacité.
Qu'est-ce qu'une note de frais de restaurant ?
Une note de frais de repas est un type de note de frais d’entreprise. Il s’agit d’un document réalisé par un salarié pour demander le remboursement de frais de nourriture engagé sur ses dépenses personnelles. Si la dépense a été effectuée dans l’intérêt de l’entreprise, il est effectivement en droit d’obtenir un remboursement. C’est notamment le cas lorsque l’employé est en déplacement pour son employeur ou si le salarié invite un client ou un fournisseur au restaurant.
Comme pour toutes les autres notes de frais,
la note de frais de restaurant doit répondre à trois critères.
- La dépense doit être engagée pour une raison professionnelle.
- La dépense doit être justifiée (grâce à un ticket de caisse ou une facture, par exemple).
- La dépense doit être proportionnée (ce ne doit pas être une dépense somptuaire).
Seules les notes de frais de repas répondant à ces trois critères pourront être remboursées.
Les notes de frais de restaurant peuvent couvrir un large éventail de dépenses :
- Un café et un croissant pour un petit déjeuner ;
- Un sandwich dans une boulangerie ;
- Un plateau-repas chez un traiteur ;
- Un repas complet dans une brasserie ou même un restaurant gastronomique.
Comment faire une note de frais de restaurant ?
Il n’existe pas de formalisme défini dans une loi ou un règlement. Chaque entreprise est donc libre de fixer sa propre procédure. La convention collective ou un accord d’entreprise peuvent fixer des critères à respecter.
Néanmoins, la note de frais doit obligatoirement fournir certaines informations pour être valide :
- Prénom et nom du salarié ;
- Identité de l’entreprise concernée ;
- Date de la dépense ;
- Nature de la dépense (ici le repas) ;
- Informations sur le repas (nombre de convives, leurs fonctions et leurs sociétés, nom et adresse du restaurant) ;
- Le montant dépensé ;
- Le montant de la TVA (taxe sur la valeur ajoutée).
L’entreprise peut proposer
un formulaire de notes de frais à ses employés pour faciliter et homogénéiser les demandes. Si aucune procédure n’est mise en place, le salarié peut réaliser sa demande de remboursement sur un papier libre.
En complément des informations fournies,
un justificatif de note de frais de repas doit être joint à la demande. Pour un repas pris seul, lors d’un déplacement, un ticket de caisse suffit. Ainsi,
une note de frais de repas acheté en supermarché nécessite d’y adjoindre le ticket de caisse. Dans le cas d’un dîner d’affaires,
une facture de restaurant doit être jointe à la note de frais. Le justificatif doit préciser le nombre de convives et de plats.
bon à savoir
Exceptionnellement, un salarié peut perdre son justificatif. Dans ce cas, il doit réaliser une attestion sur l'honneur de note de frais pour pallier le manque de facture ou de ticket de caisse. Grâce à ce document il pourra obtenir un remboursement de sa dépense professionnelle.
Pourquoi faire une note de frais restaurant ?
La note de frais est utile pour le salarié et l’entreprise.
Pour le collaborateur, il peut obtenir le remboursement d’une dépense engagée.
L’employeur a plusieurs intérêts à obtenir les notes de frais :
- Elles lui permettent de contrôler les dépenses de restaurant de ses collaborateurs.
- Avec la note de frais, il est possible de déduire les frais de repas des salariés de son chiffre d’affaires. Ils sont assimilés à des charges professionnelles, comme le loyer ou les salaires.
- Lorsque l’entreprise récupère les justificatifs de dépenses professionnelles, elle peut récupérer la TVA des notes de frais de restaurant. Voici un exemple. Martin B. a dépensé 15 € pour son repas lors d’un déplacement. La TVA est de 10 %. Le montant hors taxe de la dépense est de 13,64 €. L’entreprise peut demander un crédit de TVA de 1,36 €.
L’entreprise peut être soumise à des contrôles de l’administration fiscale afin de vérifier le bien-fondé de ses demandes de crédit de TVA. Elle devra alors fournir les justificatifs des dépenses concernées.
La société peut également être contrôlée par l’URSSAF. Les sommes des notes de frais ne sont pas soumises aux charges sociales. L’organisme fixe un barème des frais de repas raisonnables et proportionnés. Pour l’année 2023, il est de :
- 20,20 € par convive et par repas au restaurant.
- 9,50 € pour un repas pris à emporter.
Prêt à encadrer votre gestion des notes de frais de restaurant ?
Découvrez notre modèle de note de frais gratuit.
Je télécharge le modèle de note de frais
Quelles sont les différences entre note de frais et tickets restaurant ?
Il ne faut pas confondre note de frais de repas et tickets restaurant.
Le ticket restaurant est un avantage en nature fourni par l’entreprise à ses salariés. Il s’agit d’un dispositif proposé aux collaborateurs afin de financer une partie de leurs repas pris sur leur temps de pause. Ils peuvent utiliser les tickets restaurant dans un commerce (brasserie, boulangerie, etc.).
Le mécanisme des tickets restaurant doit obligatoirement être mis en place par les entreprises de plus de 25 salariés n’ayant pas de restaurant d’entreprise. L’entreprise finance la moitié du montant des tickets restaurant. La seconde moitié est payée par le collaborateur par prélèvement sur le salaire.
La note de frais de restaurant, elle, est une demande de remboursement de frais de repas. Le montant est totalement pris en charge par l’employeur. Le repas doit avoir été pris dans le cadre de la réalisation d’une mission professionnelle (déplacement ou repas d’affaires).
bon à savoir : peut-on faire une note de frais pour un repas payé avec des tickets restaurant ?
Les repas réalisés lors d'un déplacement ou d'un repas d'affaires ne doivent pas être payés par des tickets restaurant. Dans le cas contraire, l'employeur ne peut pas rembourser la note de frais.
Comment faire une note de frais avec Uber Eats et/ou Deliveroo ?
Depuis quelques années, Uber Eats ou Deliveroo permettent de se faire livrer un repas rapidement. Le collaborateur n’a plus à se déplacer. Le salarié peut notamment avoir recours à ces services si :
- Le salarié se trouve dans les locaux d’un client ou d’un partenaire et ne connaît pas le quartier.
- Le salarié passe la nuit à l’hôtel ou dans une location Airbnb. Le soir, il se fait livrer son repas.
Il est tout à fait possible de faire
une note de frais Uber Eats ou une note de frais Deliveroo. Les entreprises pourront déduire la TVA de ces dépenses. Le salarié devra toutefois fournir une facture à l’entreprise précisant :
- Le détail du repas (nourriture et boissons) ;
- Le montant de la commande ;
- Les frais de service (ils sont de 8 % de la commande, environ) ;
- Les frais de livraison (ils sont de 8 % de la commande, en moyenne, mais varient en fonction des kilomètres parcourus).
Il est possible de récupérer la facture Deliveroo ou Uber Eats depuis l’espace client de l’application mobile. Il faut se rendre dans le menu « Mes commandes », puis sélectionner le repas concerné. Il existe une option « facture » afin de la télécharger au format PDF.
Exemples de note de frais de restaurant
Pour bien comprendre
le fonctionnement d’une note de frais de restaurant, voici quelques exemples :
Exemple 1 :
Daniel G. est le directeur général de sa société. Il invite trois partenaires au restaurant pour leur exposer un nouveau projet. Il espère pouvoir lancer un nouveau produit avec l’aide de ces trois partenaires. Il dépense 300 € au restaurant et demande une facture au moment de payer l’addition.
La facture précise le montant toutes charges comprises et hors taxe. Elle fixe le nombre de convives, mais aussi le type de repas. Daniel G. demande une note de frais et joint son justificatif.
Il obtient le remboursement de sa note de frais de repas par virement. Son entreprise peut obtenir la déduction de la TVA sur sa note de frais.
Exemple 2 :
Liliana D. est en formation professionnelle toute la journée à Lille. Sa société se trouve à Amiens. Le midi elle se rend dans une boulangerie pour acheter un repas rapide. Sa commande coûte 15 €. Elle conserve le ticket de caisse. Le lendemain, elle rédige sa note de frais et joint son ticket de caisse. Elle obtient le remboursement de son repas. Son entreprise pourra obtenir un crédit de TVA.
Quelle TVA est récupérable sur les frais de repas ?
Nous l’avons évoqué tout au long de l’article, l’entreprise peut récupérer la TVA payée sur les frais de repas de ses collaborateurs. Cela concerne les repas d’affaires et les en-cas des salariés.
Les notes de frais comprenant de l’alcool sont également éligibles à cette récupération. La seule condition est d’avoir consommé l’alcool dans un restaurant.
Les frais de repas sont taxés de différentes manières :
- La nourriture à consommer immédiatement (un plat au restaurant) est soumise à une TVA à 10 %. Les sandwichs achetés en boulangerie ou en supermarché sont aussi concernés.
- La nourriture conditionnée est soumise à une TVA à 5,5 %. Il peut s’agir de produits à cuisiner ou à réchauffer.
- Les boissons alcoolisées sont soumises à une TVA de 20 % (le taux standard).
bon à savoir
La comptabilisation des notes de frais implique de débiter le compte 4456 "TVA déductible" pour prendre en compte le crédit de TVA. Il faut aussi penser à créditer le compte 421 "Personnel - rémunération due" avec le montant TTC de la dépense.
Est-il possible de se faire rembourser les boissons alcoolisées avec une note de frais ?
La législation encadre la consommation d’alcool sur le temps professionnel. L’article R 4228-20 du Code du travail autorise la consommation d’alcool « doux », c’est-à-dire le vin, la bière, le cidre et le poiré. Les alcools de plus de 15 degrés sont interdits.
Ensuite, chaque entreprise est libre de fixer ses propres règles. Un employeur peut tout à fait décider d’interdire la consommation d’alcool pendant les heures de travail. Il peut également autoriser l’alcool dans les limites du Code du travail ou fixer ses propres limites (un verre de vin par repas, par exemple).
Au restaurant, les dépenses d’alcool d’un collaborateur doivent :
- rester proportionnelles (un verre de vin pour accompagner un plat) ;
- être réalisées dans l’intérêt de l’entreprise (convivialité pour favoriser la signature d’un contrat).
Si ce n’est pas le cas, l’entreprise pourra refuser de rembourser la note de frais.
bon à savoir
Il est essentiel de fournir un justificatif des dépenses de repas détaillé. Les TVA applicables à la nourriture et à l'alcool sont différentes. Cela permet aussi de contrôler le respect des règles internes liées à l'alcool.
Comment gérer les notes de frais de restaurant ?
La gestion des notes de frais de restaurant est une pratique incontournable en entreprise. Il est possible de s’aider d’un logiciel de gestion des notes de frais en entreprise.
Si vous ne disposez pas encore d’un tel outil informatique, vous pouvez vous servir de notre modèle de note de frais de restaurant. Le formulaire vise à encadrer les demandes de remboursement de note de frais de restaurant. Il homogénéise la procédure, facilitant alors la tâche du service comptabilité tout en limitant
les risques de fraude ou d’abus.
Voici les étapes à suivre pour gérer efficacement vos notes de frais de restaurant :
- Définir une date limite de dépôt de la note de frais de repas ;
- Mettre à disposition des salariés le modèle de note de frais ;
- Valider la demande de remboursement (manager, comptable, puis responsable financier) ;
- Virer les sommes à rembourser au salarié.
Pour faciliter son utilisation au sein de l’entreprise, vous pouvez personnaliser notre modèle de note de frais en y insérant votre logo et vos couleurs. Pensez à le mettre à disposition de tous sur un serveur commun de l’entreprise, à un endroit où sont placés tous les documents internes.
Est-il possible d'établir une note de frais pour un repas acheté en supermarché ?
La note de frais de repas peut concerner un repas pris sur le pouce ou un en-cas. Il n’est pas nécessaire de se rendre au restaurant pour se faire rembourser ses dépenses.
Il est possible
de faire une note de frais pour un repas acheté en supermarché. Il faut, bien sûr, penser à garder le ticket de caisse avec le détail des achats. Deux types de TVA peuvent s’appliquer :
- La TVA à 10 % pour la nourriture prête à consommer.
- La TVA à 5,5 % pour la nourriture à préparer.
Simplifiez vos processus de gestion des notes de frais.
Découvrez le logiciel notes de frais d'Eurécia.
Je découvre le logiciel notes de frais
