La gestion des notes de frais représente une réelle charge pour les entreprises. Selon les Échos, le coût de réalisation et de traitement d’une seule note de frais est de 71 € en moyenne. Rationaliser et automatiser la procédure relative aux notes de frais est un enjeu stratégique pour les sociétés. Parmi les solutions efficaces, on trouve l’utilisation des cartes bancaires professionnelles pour payer les notes de frais. Zoom sur cet outil profitable à tous.
Qu'est-ce qu'une carte bancaire professionnelle ?
La carte bancaire professionnelle est une carte d’affaires reliée à un compte dédié à son détenteur. L’entreprise reste le titulaire final du compte bancaire. Elle doit le créditer lorsque c’est nécessaire. Elle est distribuée aux collaborateurs ayant besoin d’engager des dépenses professionnelles régulières. La carte bancaire professionnelle leur permet de ne pas utiliser leurs deniers personnels.
Elle peut être utilisée sur Internet, par exemple, pour réaliser une formalité administrative. Elle fonctionne également dans les commerces ou dans les distributeurs automatiques pour permettre au collaborateur de payer ses dépenses de déplacements professionnels.
L’employeur a la possibilité de personnaliser les caractéristiques liées à la carte bancaire de chaque employé (plafond, dépenses autorisées, heures ou jours d’utilisation…).
bon à savoir : les garanties de la carte bancaire professionnelle
La carte est associée à des services complémentaires. Par exemple, il est possible de sécuriser les achats en ligne grâce à un code envoyé sur le portable professionnel du salarié. Les organismes bancaires proposent aussi des assurances voyages ou assistances. Enfin, elle permet de bénéficier de services privilégiés, comme des programmes de fidélité ou un accès à des salons business dans les grands aéroports, par exemple.
Quels sont les avantages d'utiliser une carte bancaire professionnelle ?
L’utilisation de la carte bancaire professionnelle présente une multitude d’avantages.
Tout d’abord, elle facilite la gestion des notes de frais. Le collaborateur doit toujours réaliser une note de frais afin de justifier ses dépenses réalisées avec la carte. L’entreprise dispose d’informations supplémentaires, comme le relevé bancaire mensuel et une liste exhaustive des dépenses pour lesquelles demander une note de frais et un justificatif.
Ensuite, la carte bancaire permet de supprimer l’étape du remboursement et du virement sur le compte personnel du collaborateur. Ce dernier n’avance pas les frais. Les dépenses sont payées directement par l’entreprise. Le fait de fournir une carte bancaire à un employé est aussi une preuve de confiance. C’est un moyen efficace de fidéliser ses collaborateurs.
Enfin, l’employeur dispose d’un contrôle immédiat et constant sur ce moyen de paiement. Il le gère en ligne sur l’espace client de son établissement bancaire. Il a notamment la possibilité de bloquer une carte bancaire professionnelle en quelques clics, si nécessaire. L’entreprise peut fixer des plafonds en fonction des besoins de chaque salarié ou des limites de débits. A contrario, elle peut augmenter rapidement un plafond si un employé réalise un déplacement exceptionnel à l’étranger, par exemple.
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Quelle est la différence entre une carte à débit société et une carte à débit salarié ?
La carte bancaire professionnelle peut être :
- à débit société (aussi nommée carte business) : les montants dépensés par le salarié pour ses dépenses professionnelles sont directement débités sur le compte de l’entreprise. Son fonctionnement répond à des règles strictes en matière de plafond ou de limite.
- à débit salarié (ou carte affaires) : elle est liée au compte personnel du collaborateur. Grâce à un débit différé, le salarié obtient le remboursement de sa note de frais avant d’être débité. La date de débit est fixée en concertation entre la banque et l’entreprise. Simple d’usage, elle autorise une plus grande souplesse sur les montants dépensés.
Quels sont les différents types de cartes professionnelles existants ?
Il existe trois modes de paiement différents pour les cartes professionnelles.
- La carte de débit : les paiements réalisés par le salarié avec la carte sont débités directement sur le compte bancaire de l’entreprise. Le débit est alors immédiat. L’avantage de ce mode de paiement est d’encadrer les dépenses afin d’éviter les abus. En contrepartie, le salarié dispose de très peu de marge de manœuvre pour effectuer une dépense exceptionnelle.
- La carte de crédit : les sommes sont prélevées par la banque à débit différé. La date de prélèvement est fixée d’un commun accord entre l’entreprise et la banque. L’avantage de cette solution est de pouvoir bénéficier d’un délai de paiement. La gestion du compte demande un suivi plus poussé.
- La carte prépayée : elle est chargée par le service financier pour un montant défini à l’avance. Elle permet un fort contrôle de l’entreprise, mais empêche de réaliser une dépense imprévue.
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