Que vous soyez une TPE, une PME ou un grand groupe, une chose est sûre, tous les mois, vous devez procéder aux virements des salaires de vos collaborateur. Une tâche importante car la rémunération constitue le socle de la relation de travail entre employeur et salarié. Mais la gestion de la paie c’est aussi une tâche récurrente et qui peut vite devenir stressante car elle fait face à différents enjeux : conformité légale, virement des salaires en temps et en heure, sécurisation des données paie etc.
Alors comment bien gérer la paie dans votre entreprise ? On décrypte pour vous 3 façons de gérer la paie en fonction de la taille de votre structure, les spécificités de votre activité ou encore vos besoins et contraintes.
Solution 1 : Internaliser sa paie
Qu’entendons-nous par « internaliser la paie » ? On parle de paie internalisée lorsque la gestion de l’ensemble du processus de paie est prise en charge par l’entreprise. Autrement dit une ou plusieurs personnes internes à la structure sont en charge de la gestion de la paie. Pour accompagner ce processus, l’entreprise dispose de son propre logiciel de paie.
L’entreprise se charge donc de l’ensemble des tâches liées à la paie :
- Mouvements de personnel : entrées et sorties
- Collecte des éléments variables de paie
- Veille légale et conventionnelle,
- Paramétrage et mise à jour du logiciel de paie,
- DSN et autres déclarations aux organismes sociaux,
- Edition des bulletins de paie,
- Paiement des salaires et cotisations
- etc.
Une solution adaptée pour les entreprises au-delà de 100 collaborateurs. En effet internaliser la paie est une solution intéressante en termes de coût mais nécessite néanmoins d’évaluer d’autres paramètres comme le salaire moyen d’un Responsable Paie, le coût d’un logiciel de paie ainsi que les spécificités de votre activité (accords d’entreprise, pratiques etc.). La mise en place d'une solution de GED pour centraliser et gérer tous les documents liés à la paie est également indispensable.
La paie est un domaine en constante évolution. Votre service paie ou RH devra faire des veilles RH régulières pour ne pas passer à côté d’une nouvelle règle légale ou conventionnelle qui pourrait entraîner des erreurs sur les bulletins de paie.
Attention cependant, si la paie est gérée par une seule personne, en cas d’absence du responsable paie, et sans remplaçant sur cette tâche, vous êtes dans la panade !
Internalisée, assistée ou externalisée, découvrez dans ce guide toutes les solutions pour gérer votre paie en toute sérénité.
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Solution 2 : Opter pour une paie assistée ou semi-externalisée
Avec la paie assistée, un prestataire paie accompagne l’entreprise sur toute la partie qui demande une expertise paie : mise à jour légale et conventionnelle, DSN , calcul de la paie et des déclaratifs sociaux. La personne en charge de la paie au sein de la structure se charge de collecter les éléments variables de paie, mettre à jour les dossiers salariés ainsi que de générer et distribuer les fiches de paie.
Une solution intéressante en termes de coût pour les TPE PME et qui permet également de déléguer certaines tâches (maintenance légale et conventionnelle) pour in fine gagner du temps sur la préparation de la paie chaque mois.
Une solution qui nécessite cependant de consacrer tous les mois du temps à la préparation de la paie et qui peut, comme pour la paie internalisée, poser problème lorsque la personne en charge de la paie est absente.
Vous pensez opter pour une paie assistée ? Alors pour simplifier la collecte des variables de paie, téléchargez gratuitement notre modèle de tableau Excel pour faciliter la préparation de la paie.
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Solution 3 : externaliser la paie
Enfin, une troisième option pour gérer la paie dans son entreprise : opter pour une paie externalisée. Dans ce cas, le service RH ne s’occupe que de récolter et de transmettre les éléments variables de paie et modifications du dossier du personnel au prestataire paie.
Et pour le reste ? Le prestataire s’occupe de tout :
- Création des nouveaux collaborateurs dans le logiciel de paie
- Alimentation du logiciel avec les éléments variables de paie
- Livrables mensuels aux organismes sociaux et fiscaux (DSN et autres déclarations)
- Paiement des salaires et des cotisations
- Livraison des fiches de paie
- Écriture comptable
- Maintenance et mise à jour du logiciel de paie en fonction de l’évolution de la législation
Si externaliser la gestion de la paie peut représenter un coût important pour l’entreprise, elle offre néanmoins un confort indéniable ! Elle est une solution adaptée aux PME sans responsable paie dédié.
L’externalisation de la paie permet de gagner un temps précieux chaque mois sur la préparation de la paie puisque la majorité des tâches sont prises en charge par le prestataire. Plus d’inquiétude à avoir en cas d’absence de la personne en charge de la paie, le prestataire paie aura toujours quelqu’un de disponible pour gérer la paie du mois.
A noter également que le prestataire garantit la conformité de la paie aux règles fiscales et sociales auprès des organismes de contrôle comme l’URSSAF et le Fisc. En cas d’erreur dans les déclarations, c’est donc lui qui engage sa responsabilité. Un stress et une charge mentale en moins pour les RH et DAF.
Alors pour vous ce sera quoi, paie internalisée, paie assistée ou paie externalisée ?
Si vous penchez pour une externalisation de la paie, pourquoi ne pas opter pour une offre SIRH Paie tout-en-un ? Découvrez les avantages de l’offre Eurécia et soyez en paix avec votre paie.
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