Ça y est : vous avez enfin trouvé la perle rare pour un de vos postes vacants ! Maintenant que le recrutement est finalisé, place à l’onboarding. Pour rassurer vos nouveaux talents et les imprégner rapidement de votre culture et valeurs d’entreprise, vous pouvez compter sur l’e-mail de bienvenue.
A quoi sert-il ? Comment le rédiger ? De quels modèles s’inspirer ? On vous dit tout sur cet outil d’intégration !
Qu’est-ce qu’un e-mail de bienvenue ?
Un e-mail de bienvenue est un message électronique envoyé aux nouveaux employés d’une entreprise pour les accueillir chaleureusement et les informer sur les différentes étapes de leur intégration.
Ce courrier permet de souhaiter la bienvenue et rassurer les nouveaux collaborateurs tout en transmettant les informations importantes à connaître pour leurs premiers jours au sein de l’entreprise.
Cela peut inclure par exemple :
- Des informations sur les valeurs et culture de l’entreprise (si vous avez créé des vidéos de vos locaux ou des portraits de collaborateur, c’est le moment de les partager !)
- Les horaires et le planning pour le premier jour
- Les documents à amener le jour J
- Etc...
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A quoi sert un e-mail de bienvenue ?
Envoyer un e-mail de bienvenue aux nouveaux collaborateurs est désormais une pratique courante dans les entreprises, car celui-ci offre plusieurs avantages pour le salarié et l’organisation. Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles l’envoi d’un email de bienvenue est important :
- Renforcer l’image de marque de l’entreprise : un email personnalisé et professionnel, montre que l’entreprise se soucie de ses collaborateurs et qu’elle est engagée à les intégrer rapidement et efficacement. Ce courrier permet de commencer la relation sur des bases saines et de confiance.
- Moins de stress pour les nouvelles recrues : grâce à l’email de bienvenue, les collaborateurs ont désormais les informations clés en main sur ce premier jour et pourront aborder plus sereinement cette journée.
- Faciliter l’onboarding : Un email de bienvenue bien conçu peut aider les nouveaux employés à comprendre la culture de l'entreprise, les valeurs et les attentes, ainsi que les personnes clés avec lesquelles ils devront travailler. Cela peut contribuer à faciliter leur intégration et leur permettre de se sentir plus à l'aise dans leur nouvel environnement de travail.
- Améliorer l’engagement des collaborateurs : L'envoi d'un email de bienvenue montre que l'entreprise se soucie du bien-être des nouveaux arrivants. Les employés qui se sentent bien accueillis et bien intégrés sont plus susceptibles de rester dans l'entreprise à long terme.
En bref : l’envoi d’un e-mail de bienvenue est une étape à ne pas négliger pour créer une expérience d’intégration positive ! Mais comment le rédiger ? Voici 5 conseils !
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5 conseils pour rédiger un e-mail de bienvenue efficace et accueillant
Personnalisez l’email
Si le collaborateur perçoit l’e-mail de bienvenue comme un courrier généraliste et copié-collé à l’ensemble des nouveaux arrivants, l'effet ne sera pas celui escompté ! Utilisez le nom de la nouvelle recrue dans le message et intégrez des informations spécifiques sur son poste, sa future équipe et département.
Mettez en avant les valeurs de votre entreprise
L’intégration commence dès maintenant : ce contact est l’occasion d’imprégner davantage le collaborateur de la culture et de la dynamique d’entreprise. Par exemple, si la culture de votre entreprise s’y prête, n’hésitez pas à utiliser un ton convivial et sympathique pour créer une atmosphère chaleureuse dès les premiers échanges. Montrez votre enthousiasme à l’idée de les accueillir dans votre entreprise.
Vous pouvez également utiliser des visuels et vidéos pour rendre le message plus attrayant et faciliter la lecture. Par exemple, des images de l’équipe, du bureau ou tout simplement de l’entreprise seront les bienvenues ! 😉
Cet email peut également être l’occasion de partager un lien vers votre page société de votre site ou vers une présentation détaillant la culture de votre entreprise.
Fournissez des informations importantes (et ne rien oublier !)
Incluez dans l’e-mail de bienvenue toutes les informations importantes que les nouveaux employés doivent connaître pour leur premier jour telles que : l’emplacement du bureau, les heures de travail, les documents à apporter... De quoi rassurer vos recrues ET gagner en efficacité 😉
💡 Le conseil de la rédac' :
En amont, faites une checklist des informations essentielles à savoir pour un premier jour dans votre entreprise : documents à apporter, personne à contacter à l’arrivée....
Encouragez la communication
Montrez à vos nouveaux collaborateurs que vous êtes ouverts à répondre à leurs interrogations et à communiquer avec eux. Vous pouvez leur partager vos coordonnées directes : email et numéro de téléphone.
Terminez par une note positive !
Cet e-mail de bienvenue est l’occasion d’exprimer une nouvelle fois votre enthousiasme à l’idée de collaborer avec eux, les rassurer et leur souhaiter une bonne première journée de travail au sein de votre entreprise. N’hésitez pas à le souligner (sans en faire trop évidemment 😉).
En suivant ces conseils, vous pouvez créer un e-mail de bienvenue efficace et accueillant pour les nouveaux collaborateurs qui non seulement fournira des informations importantes, mais également contribuera à créer une culture d'entreprise positive et engageante.
3 modèles d’email de bienvenue à utiliser pour votre entreprise
Besoin d’un coup de pouce pour réaliser ce courrier ? Voici 3 exemples d’e-mail de bienvenue à personnaliser et adapter selon votre entreprise :
Exemple d’e-mail de bienvenue chaleureux et accessible
Objet : Bienvenue chez [nom de votre entreprise] !
Bonjour [prénom collaborateur],
Ton aventure au sein de [nom de votre entreprise] va bientôt commencer et nous avons déjà hâte de te rencontrer ! Je suis [votre prénom], [votre poste] chez [nom de votre entreprise] et je viens t’apporter toutes les informations nécessaires pour que ton premier jour se déroule au mieux.
Nous t’attendons le [date d’arrivée] à [lieu entreprise] à [horaire]. Tu pourras te garer facilement sur le parking privé de l’entreprise.
Pour que tu te fasses une idée du déroulé de cette première journée, je te partage ton planning. Quelques créneaux sont déjà bloqués pour gérer les démarches administratives avec les RH ainsi que des moments d’échange avec tes futurs collègues. :)
Je te partage quelques liens pour t’imprégner des valeurs de [nom de votre entreprise] :
- Votre vidéo de présentation de l’entreprise, des locaux et équipes
- Nos réseaux sociaux pour que tu puisses voir les dernières actualités de l’entreprise
Si tu as quelconque question à propos de ton arrivée, n’hésite pas à m’en faire part en répondant à cet email ou par téléphone au [numéro de téléphone].
Au plaisir de te rencontrer ! A très vite [prénom collaborateur],
[votre nom]
Exemple d’e-mail de bienvenue convivial
Objet : Bienvenue chez [Nom de l'entreprise] !
Cher/chère [prénom collaborateur],
Je suis ravi(e) de vous souhaiter la bienvenue chez [nom de l'entreprise] en tant que [poste du nouvel employé] ! Nous sommes impatients de travailler avec vous et de vous voir intégrer notre équipe.
Nous croyons fermement que [valeurs entreprise], et nous sommes convaincus que vous apporterez une valeur ajoutée à notre entreprise.
Nous avons préparé un programme d'intégration complet pour vous aider à vous familiariser avec l'entreprise, notre culture, nos processus et nos politiques (et pour mieux apprendre à vous connaître bien-sûr !)
Ci-dessous, vous trouverez les informations importantes dont vous aurez besoin pour votre première semaine chez [nom de l'entreprise] :
- Votre horaire de travail
- L'emplacement de votre bureau ou des informations sur le travail à distance
- Les documents à apporter
Si vous avez des questions ou des préoccupations, n'hésitez pas à me contacter par mail ou au [numéro de téléphone].
Nous espérons que vous vous sentirez à l'aise et que vous apprécierez travailler avec nous. Nous avons hâte de vous rencontrer en personne lors de votre première journée chez [nom de l'entreprise].
Bonne journée et à bientôt !
Cordialement,
[Votre nom]
Exemple d’e-mail de bienvenue formel
Objet : Bienvenue chez [nom de l'entreprise]
Cher/chère [nom du nouvel employé],
Au nom de toute l'équipe de [nom de l'entreprise], je tiens à vous souhaiter la bienvenue en tant que [poste du nouvel employé]. Nous sommes ravis de vous avoir parmi nous et nous sommes impatients de travailler avec vous.
Un de nos objectifs est de vous offrir un environnement de travail stimulant et de vous aider à atteindre vos objectifs professionnels. Pour vous aider à vous familiariser avec notre entreprise et notre culture, nous avons préparé un programme d'intégration complet pour votre première semaine. Vous trouverez votre planning en pièce jointe de ce mail.
Nous avons également désigné un mentor pour vous aider à vous orienter et répondre à toutes vos questions. [prénom-nom du mentor] sera présent pour vous accueillir [date et heure premier jour] à [adresse]. En cas d’imprévu, n’hésitez pas à le contacter au [numéro de téléphone].
Vous trouverez ci-joint les informations relatives à votre bureau, à votre ordinateur et à vos autres outils de travail.
Nous avons hâte de travailler avec vous et de vous voir évoluer dans votre nouveau rôle chez [nom de l'entreprise]. Si vous avez des questions ou des préoccupations, n'hésitez pas à me contacter pour obtenir de l'aide.
Cordialement,
[Votre nom]
Vous avez désormais toutes les cartes en main pour rédiger un email de bienvenue efficace et accueillant pour vos nouveaux collaborateurs et ainsi débuter sur de bonnes bases votre processus d’onboarding.
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