La BDES (Base de données économiques et sociales) est une obligation légale pour votre entreprise si vous êtes au moins 50 salariés. Elle est établie par l’employeur. Pour un groupe composé de plusieurs sociétés, par convention ou accord de groupe, la BDES peut être mise en place au niveau du groupe.
Qui doit rédiger la BDES ? Qui peut la consulter ?
Il revient à l’employeur de créer et mettre en place la BDES. Il a aussi pour obligation de la mettre à jour. Sa consultation se fait sur support papier ou informatique.
Elle est ouverte aux personnes et instances habilitées, à commencer par le CE (Comité d'entreprise), le CSE (Comité social et économique), les délégués du personnel et les délégués syndicaux.
Que doit contenir la BDES ?
Les informations portent sur l’année en cours, les deux années précédentes et sur les trois années suivantes. Le contenu et l’architecture de la BDES font partie des éléments qui peuvent être négociés par accord. Toutefois un socle de base n’est pas négociable, la base de données doit comporter à minima les thèmes suivants :
- la situation de l'entreprise ;
- les investissements ;
- l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes dans l’entreprise ;
- les fonds propres, endettement et impôts ;
- l’ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants ;
- les activités sociales et culturelles ;
- la rémunération des financeurs ;
- les flux financiers à destination de l’entreprise.
Deux rubriques de la BDES peuvent dorénavant être écartées par accord : les partenariats et les transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe.
Les informations sont présentées sous forme de données chiffrées ou à défaut pour les années suivantes sous forme de grandes tendances (pourcentages, flèches…). Pour les années suivantes, si, eu égard à leur nature ou aux circonstances, certaines informations ne peuvent pas faire l’objet de données chiffrées ou de grandes tendances, l’employeur doit en préciser les raisons dans les tableaux correspondants.
Besoin d'un modèle gratuit de BDES pour votre entreprise ?
Confidentialité des données
Les représentants du personnel sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des seules informations de la BDES revêtant un caractère confidentiel, c’est à dire répondant aux trois conditions suivantes :
- être par nature confidentielles au sens de la jurisprudence : c'est à dire lorsque leur diffusion est de nature à nuire aux intérêts de l’entreprise ou lui porter préjudice ;
- être présentées comme telle par l’employeur qui devra indiquer la durée de leur caractère confidentiel ;
- être inconnue du grand public et des salariés.
En conséquence seul un nombre très restreint d’informations devra être renseigné comme ayant un caractère confidentiel. Sauf situation particulière justifiée, toutes les données relatives aux exercices précédents et les données déjà largement connues du public ne sont pas confidentielles.
💡 Le conseil de la rédac : la digitalisation de vos processus RH vous permet de centraliser l'ensemble de vos données salariés, permettant ainsi de diffuser la BDES de façon sécurisée auprès des représentants du personnel. Pour en savoir plus, découvrez 
Mise à disposition de la BDES
La base de données doit être accessible en permanence aux représentants du personnel désignés. La notion de permanence ne doit pas s’entendre comme une obligation de rendre la base accessible 7 jours sur 7 et 24h sur 24.
La BDES peut notamment ne pas être accessible en cas de problèmes techniques, pendant les périodes de maintenance informatique ou en dehors des horaires d’ouverture de l’entreprise, lorsque la consulter nécessite un accès aux locaux de l’entreprise.
Vous souhaitez mettre en place la BDES pour votre entreprise ? Téléchargez gratuitement le modèle que nous mettons à votre disposition !
