Vous avez comme projet d’implanter un système d’information des Ressources Humaines (SIRH) ? Cet article est fait pour vous ! Nous allons vous parler de la première étape de votre projet : la rédaction de votre cahier des charges.
Le cahier des charges est une étape nécessaire et inévitable lorsqu’on a le projet d’implanter un système d’information des Ressources Humaines dans son entreprise. Quelle est son importance et quels sont les éléments qui y figurent ?
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Quelle est l’importance d’un cahier des charges ?
Avant de foncer tête baissée dans le projet d’implantation d’un SIRH, prenons de la hauteur ! Le cahier des charges est fait pour ça.
L’objectif du cahier des charges est de répertorier précisément les besoins, les attentes, les spécifications et les exigences du donneur d’ordre. Il décrit les fonctions que devra remplir la solution à la fin du projet. Il peut être initié par le responsable SIRH et il est essentiel dans le bon déroulement d’un projet.
Véritable outil de pilotage, le cahier des charges est le document de référence de votre projet. Son rôle est primordial car il facilite la compréhension de l’ensemble des acteurs du projet. Le cahier des charges est un outil commun à tous les acteurs du projet ce qui permet de mettre tout le monde d’accord.
En synthèse, le cahier des charges est un document qui rassemble les informations nécessaires à l’élaboration d’un projet afin que tous les objectifs et toutes les caractéristiques soient compris par les différentes parties prenantes du projet. Ce document est la base de travail des acteurs du projet, ils doivent s’y référer dès qu’ils en ont besoin.
Quels sont les éléments qui figurent dans un cahier des charges SIRH ?
Plusieurs éléments doivent composer votre cahier des charges. Voici les données de base qui doivent y figurer :
Le contexte :
Il reprend différentes informations qui vont permettre au maître d’ouvrage de contextualiser son projet et donc ses besoins. On y compte la présentation de l’entreprise, le contexte de la démarche, l’historique du projet... Pour détailler le contexte, n’hésitez pas à utiliser la règle des 5W en anglais : Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Pourquoi ? Vous donnerez ainsi une vision 360°.
La gouvernance du projet :
Dans la gestion d’un projet, le cadrage organisationnel est très important. Il faut expliciter qui fait quoi pour pouvoir piloter le projet d’une main de maître. Dans cette partie du cahier des charges, vous allez communiquer l’équipe projet. Pensez à indiquer la répartition des missions (dans les grandes lignes) de chaque membre de l’équipe. Vous allez ainsi fiabiliser le projet et faciliter les communications.
Le recueil des besoins :
Dans cette partie du cahier des charges, vous allez pouvoir définir et décrire le problème actuel et les besoins qui en découlent. Vous allez aussi pouvoir expliquer quels sont les enjeux et les objectifs de l’implantation du SIRH dans votre entreprise.
Prestation souhaitée :
Vous entrez dans le vif du sujet ! Quelles sont les fonctionnalités qui vont répondre à vos besoins ? Comment souhaitez-vous simplifier et dématérialiser votre administration du personnel ? Avez-vous besoin de digitaliser la gestion des congés payés de vos collaborateurs ? Souhaitez-vous dématérialiser vos notes de frais ?
Vous avez peur d'oublier des fonctionnalités ou d'omettre certains critères à prendre en compte dans le choix de votre partenaire SIRH ? Nous avons créé un grille comparative afin de vous guider pas-à-pas dans votre prise de décision.
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Contraintes techniques :
Les contraintes techniques font partie des éléments les plus importants de votre cahier des charges. Il est absolument nécessaire de faire l’état des lieux de votre environnement technique pour pouvoir en faire ressortir vos contraintes. Pour cette partie, faites appel à votre DSI (Directeur des Systèmes d’Informations).
Contrainte budgétaire :
Haaaa, la fameuse contrainte budgétaire !
Le but de cette partie est de définir votre enveloppe budgétaire pour ne pas avoir de quiproquo entre le maître d’œuvre et le maître d’ouvrage. Dès le début du projet la contrainte budgétaire doit être claire et comprise par toutes les parties prenantes du projet.
Calendrier du projet :
Si vous avez fait le choix d’implanter un SIRH c’est que vous en aviez besoin. Le respect du planning est donc essentiel. Voici les phases d’un projet d’implantation d’un SIRH :
- Lancement
- Déploiement
- Exploitation
La durée moyenne constatée pour la livraison d’un logiciel paramétré est de 60 jours.
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