Un logiciel SIRH est un outil destiné à faciliter et à fluidifier la gestion des ressources humaines en dématérialisant et en automatisant l’ensemble des processus traditionnels. Si un SIRH permet de gagner en temps et en productivité, ce n’est qu’à la condition de choisir le bon outil.
Alors, comment procéder pour choisir le SIRH le plus adapté à vos besoins ? Découvrez nos conseils.
1- Définissez vos objectifs pour choisir le bon logiciel SIRH
Pour choisir le logiciel SIRH adapté à votre entreprise, commencez par identifier vos objectifs. Concrètement, pour quelle raison voulez-vous vous équiper d’un outil SIRH ? Est-ce pour améliorer l’efficacité des équipes RH et paie ? Pour garantir votre conformité aux obligations légales ? Pour faciliter la communication entre RH, managers et collaborateurs ? Pour structurer vos processus RH ?
Les SIRH offrent divers avantages : du gain de temps à la simplification des démarches RH en passant par l’amélioration de la productivité et du bien-être. Mettez en exergue ceux qui sont essentiels pour vous.
2- Analysez vos besoins pour identifier les modules SIRH à avoir
Vous ne choisirez pas le même SIRH selon la taille de votre entreprise et votre secteur d’activité. Par exemple, une PME dans l’industrie qui emploie 30 collaborateurs n’aura pas les mêmes besoins qu’une PME du secteur hôtelier avec une centaine de salariés.
La première peut, par exemple, trouver un intérêt à s’équiper d’un module de paie pour récolter les EVP des équipes et d’un module administratif pour automatiser et centraliser les documents comme le contrat de travail, le règlement intérieur. Alors que la deuxième peut avoir besoin d’un module de gestion des plannings, de gestion des entretiens et un module de formation.
Couplée à vos objectifs, cette étape vous aidera à construire votre cahier des charges.
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3- Arrêtez un budget SIRH
Le coût d’un logiciel SIRH est un critère important à prendre en compte. Il est généralement proposé sous la forme d’un abonnement mensuel ou annuel et son prix dépend du nombre d’utilisateurs, des fonctionnalités proposées et du service client.
Dans votre benchmark, pensez également à prendre en compte les frais de maintenance, de formation et des éventuelles mises à niveau.
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4- Questionnez l’éditeur SIRH sur la scalabilité de la solution
Vos besoins seront probablement différents dans quelques années. Par exemple, si vous doublez vos effectifs d’une année sur l’autre, un module de gestion des compétences sera utile tout comme un module de gestion des entretiens facilitera la communication et l’exercice entre managers et collaborateurs.
Dès lors, le logiciel SIRH doit évoluer en même temps que votre entreprise. La scalabilité est donc un critère important pour que vous puissiez répondre aux besoins changeants et moduler les fonctionnalités au fur et à mesure.
5- Vérifiez la compatibilité du SIRH avec vos autres systèmes et outils
Vous utilisez un ATS pour gérer vos recrutements ? Vous avez votre propre logiciel de comptabilité ou de planning ? Dans ce cas, assurez-vous que le SIRH est compatible avec ces systèmes. Cela permettra de garantir la cohérence des données et d’éviter, par exemple, les doubles saisies.
6- Optez pour un SIRH personnalisable pour répondre aux spécificités de votre activité
Une entreprise de restauration n’aura pas les mêmes contraintes et spécificités qu’une agence de consulting : le cadre légal sera différent, la gestion de la paie sera plus technique dans la restauration que dans le conseil, etc. Si les fonctionnalités proposées par le SIRH sont trop génériques, vous serez alors limité dans son utilisation et sa valeur ajoutée sera faible.
Assurez-vous que le logiciel SIRH puisse être personnalisé.
7- Choisissez un SIRH facile d’utilisation
Les RH, managers et collaborateurs seront amenés à utiliser le logiciel SIRH ? Dans ce cas, vérifiez que la solution propose des fonctionnalités collaboratives. Aussi, plus les utilisateurs seront nombreux, plus l’interface devra être intuitive et simple (cela réduira d’ailleurs le besoin en formation). Dans le cas contraire, vos managers et salariés n’utiliseront pas le SIRH !
8- La sécurité des données est un critère important
De nombreuses informations à caractère personnel sont stockées et accessibles depuis le SIRH. Avant de choisir votre logiciel, assurez-vous qu’il respecte la réglementation RGPD.
9- Ne faites pas l’impasse sur la qualité et la disponibilité du support client
Le type et le service d’assistance technique pèsent dans le choix final d’un SIRH. Évidemment, plus le service client est réactif et disponible, plus le budget sera conséquent.
10- Réalisez un benchmark des logiciels SIRH et sollicitez une démo produit
Une fois votre cahier des charges prêt, comparez les logiciels existants sur le marché. Pour cela, pensez à consulter les avis clients de chaque fournisseur. Cela vous donnera un aperçu de leurs points forts et de leurs points faibles. Aussi, pourquoi ne pas solliciter les entreprises de votre réseau qui sont équipées d’un logiciel SIRH pour avoir leur retour d’expérience ?
Enfin, n’hésitez pas à poser des questions aux éditeurs de logiciels et à demander une démonstration pour vous aider dans votre prise de décision. Certains proposent également de tester gratuitement leur logiciel pendant quelques jours, alors profitez-en !
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