Il existe un SIRH qui ne dit pas son nom, peut-être parce qu'il est un peu long. Il s'appelle « Suivi_conges_2021_V4.xlsx », a été créé par l'alternante RH qui est partie depuis 2 ans, et personne n'ose toucher à la colonne F, celle qui appelle les données dans d'autres fichiers.
Lui, vous l'avez forcément croisé à un moment de votre carrière.
Changer de SIRH, c'est parfois quitter un logiciel devenu trop lourd, et d'autres fois, c'est oser quitter ce fameux fichier Excel. Dans les deux cas, la question est la même : qu'est-ce qui change vraiment une fois le projet lancé ? J'ai balayé près de cinquante témoignages de RH, de dirigeants et d'assistants de direction passés par là, et ce qu'ils racontent n'est pas forcément ce que j'avais imaginé.
Le déclic, c'est souvent un seuil
Personne ne se réveille un matin en se disant qu'il est temps de refondre son système d'infos RH Le changement arrive plutôt quand un palier est franchi, un chiffre qui créé une bascule. Pour Xavier Callewaert, RRH de La Cité Jardins, c'était l'effectif :
À l'approche des 100 collaborateurs, on était presque obligés d'avoir recours à une solution intégrée.
Parfois, c'est un événement qui rend l'existant intenable : une fusion, un départ, une renégociation d'accord. Chez Cerfrance Gironde, c'est la renégociation de l'accord sur le temps de travail qui a tout déclenché. Luis Sandret, directeur général, décrit la situation d'alors :
Nous naviguions entre des dizaines de fichiers Excel qui ne permettaient ni suivi ni contrôle.
Et lorsque l'outil existe déjà, il est parfois trop lourd pour être utilisé efficacement au quotidien. La Mission Locale du Pays Messin avait opté pour une solution clé en main, jusqu'à la paie. Elise Carémiaux, directrice du pôle administratif et financier, ne mâche pas ses mots : « Beaucoup trop complexe à prendre en main, nous l'avons abandonnée. » Même histoire chez CFAO, où Mélanie Froment, responsable SI Corporate, évoque une ancienne solution qui « demandait un énorme travail manuel » et « ne répondait pas à nos règles de gestion sur la partie congés ».
Le point commun ? Le déclic vient rarement de l'envie de changer. Il né le jour où ne pas changer coûte trop cher en temps, en argent ou en énergie. Françoise Cadart, Administration Manager chez Neinver, le résume en une phrase : « Il devenait urgent de trancher pour un outil de tracking indiscutable. »
Les résistances ne sont pas forcément celles qu'on croit
On s'attend à un frein technique, mais dans les faits, la prise en main pose rarement problème. Ce qui résiste, c'est l'impression que peut dégager la mise en place d'un nouvel outil.
Chez Cerfrance Gironde, les salariés ne comprenaient pas pourquoi changer leurs habitudes et y voyaient « un outil de surveillance ». La réponse n'est pas venue d'une formation mais du dialogue social. Avec les délégués du personnel, la direction a démontré que la nouvelle solution permettait de régler une situation qui n'était pas égalitaire. L'argument qui a convaincu n'était donc pas le gain de temps, mais l'équité. D'ailleurs, dans les entreprises d'au moins 50 salariés, associer les représentants du personnel n'est pas seulement une bonne idée : l'introduction de nouvelles technologies fait partie des sujets sur lesquels le CSE doit être informé et consulté.
Pour l'ADT Val de Loire, l'inquiétude était d'une autre nature. Le logiciel arrivait après le départ de la personne en charge des RH, et certains y ont vu le remplacement d'une personne par un logiciel. Christelle Bioré, directrice adjointe, a du dialoguer pour rassurer : « Il n'a pas fallu longtemps pour convaincre nos collaborateurs. »
Il existe aussi une résistance dont on parle moins, celle de la RH elle-même. Cybèle Medici, RRH chez Encom Conseil, l'avoue sans détour :
J'ai un peu repoussé le paramétrage au départ parce que c'était nouveau. Et comme toute nouveauté on a parfois un peu peur...
Sa parade ? Présenter le projet en séminaire, avec ce qu'il allait concrètement apporter à chacun. Un temps de réassurance essentiel avant de déployer un nouvel outil.
Sur le terrain, les réponses sont souvent très concrètes. Chez GPDIS, on redoutait la mise en production auprès d'équipes logistiques sans ordinateur : l'entreprise a installé des bornes dans les dépôts et formé des relais. À la Mission Locale du Pays Messin, où certains se sont sentis déstabilisés, chaque salarié a suivi une demi-journée de présentation en groupe de cinq. Rien de spectaculaire, mais c'est souvent ce qui fait la différence. C'est aussi tout le sens du rôle des RH dans la conduite du changement : écouter les inquiétudes avant de dérouler le planning.
On sous-estime le temps (et les règles internes)
S'il y a un mot qui revient chez ceux qui ont vécu un vrai changement d'outil, c'est celui-là : investissement. Mélanie Froment (CFAO) prévient : « Il ne faut pas sous-estimer l'investissement et l'implication à fournir au moment de l'implémentation. »
La vraie inquiétude porte d'ailleurs souvent sur le temps disponible. Corinne Felten, directrice de l'Office de Tourisme Remiremont Plombières, ne doutait pas de son équipe :
J'avais plus peur de ça : ne pas avoir le temps nécessaire et mettre ma collègue en difficulté.
D'où un choix de prudence : faire tourner l'ancien et le nouveau système en parallèle pendant six mois, et n'activer au départ que les fonctionnalités les plus urgentes. CFAO a suivi la même logique en commençant par déployer la solution en métropole avant les DOM-TOM. Avancer par paliers n'est pas un manque d'ambition, mais une façon de sécuriser le déploiement.
Le deuxième angle mort est plus discret : changer d'outil oblige à écrire des règles qu'on appliquait de mémoire. Chez iTrust, Jean-Nicolas Piotrowski, dirigeant, reconnaît qu'à l'époque, « nous n'avions pas de règles de gestion » : elles ont été créées au fil du paramétrage. Combien compte un temps de trajet, ce qui se passe quand un samedi est travaillé, qui valide quoi en l'absence du manager... Tant que tout cela vit dans une tête ou dans un tableur, ça tient (à peu près). Le jour où il faut le paramétrer, il faut le décider. C'est du travail, mais c'est souvent là que se cache le vrai gain.
Ce qui a payé : ce dont on n'entend plus parler
Les chiffres existent : une préparation de paie ramenée de plusieurs jours à une demi-journée à la Ligue Occitanie de Rugby, un planning bouclé en une à deux heures au lieu d'une journée à Remiremont. Mais les bénéfices les plus parlants sont ailleurs.
Chez Engie Ineo, Quentin Patinier, ingénieur méthode, compte les fichiers :
11 fichiers Excel éliminés ! Sans parler de la charge intellectuelle que cela demandait pour les remplir...
Chez Teo, Jessica Burel, DRH, se souvient qu'elle devait « lire 50 pages d'un fichier Word » pour préparer les entretiens.
Au fond, le meilleur indicateur de réussite, c'est peut-être... le silence. Aurélie Piat, responsable du service paie et administration du personnel chez Videlio, raconte que le temps perdu à déclarer ses heures et ses congés « était un sujet souvent abordé. Aujourd'hui nous n'en entendons plus parler. »
Et le temps libéré ne disparaît pas. À Remiremont, il a permis de travailler sur l'impact du changement climatique sur la santé des équipes. Sans ce gain, explique la directrice, « on n'aurait pas le temps de se pencher sur ces questions ». Tout ne se mesure pas pour autant du jour au lendemain et Stéphane Mariette, membre fondateur du groupe Emargence, le reconnaît : « Même si nous ne pouvons pas mesurer pour l'heure notre ROI, nous gagnons en sécurisation de l'information. »
Et si le vrai changement était ailleurs ?
En relisant ces témoignages, je constate qu'à croire qu'on change d'outil, on change surtout d'habitudes. Le déclic vient souvent d'un chiffre : un seuil dépassé, un temps perdu, un nombre ligne dans un tableur... Les résistances sont plus de l'appréhension que des difficultés techniques. Et le vrai chantier, pour ceux qui débutent, consiste à mettre noir sur blanc des règles qui vivaient jusque-là dans quelques têtes.
Alors si votre colonne F vous fait encore un peu peur, ce n'est pas forcément le signe qu'il faut tout changer demain. Mais c'est peut-être le bon moment pour vous poser la question que tous ces témoins se sont posée un jour : combien ça nous coûte, de ne pas changer ?
Regards RH
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