Office de Tourisme Remiremont Plombières : un planning réalisé en 2h chrono

Une petite structure : une gestion RH plus lourde qu’il n’y paraît

Statut EPIC, l’Office de Tourisme Remiremont Plombières (OTRP) anime la destination « Vosges Secrètes » avec une équipe de 10 permanents renforcée par 2 à 3 saisonniers en haute saison et répartis sur 4 bureaux d’accueil. Particularité de l’organisation : un accord d’annualisation du temps de travail très flexible, avec des périodes à 32h, 35h et jusqu’à 40h et une amplitude hebdomadaire pouvant varier de 0 à 48h.

C’est justement cette annualisation qui, pendant longtemps, a fait tourner en rond l’équipe RH. Tout reposait sur des fichiers Excel, dupliqués et redistribués entre les 4 bureaux, avec son lot de désynchronisations et d’erreurs.

C’était très complexe de suivre ça à coup de tableaux Excel, parce qu’on n’avait jamais le bon document au bon endroit.

Un outil de gestion des temps existait bien, mais sa complexité l’a condamné à rester sous-utilisé. D’année en année, les mêmes irritants revenaient : temps perdu sur des tâches à faible valeur ajoutée, risques d’erreurs sur les plannings et données RH, obligations légales à sécuriser (RGPD, affichage, temps de travail) et une fonction RH qui peinait à se moderniser - alors même que fidéliser les équipes et attirer de nouveaux talents devenait un enjeu de plus en plus pressant.

Pourquoi Eurécia ?

Face à ce constat, la Directrice a étudié trois solutions du marché avant de faire son choix. Plusieurs critères ont fait pencher la balance vers Eurécia : l’ergonomie et la fluidité de l’outil, la richesse de ses fonctionnalités et la possibilité de tout paramétrer et personnaliser. Et une conviction plus personnelle : sortir de l’entre-soi des solutions pensées uniquement pour le tourisme, pour choisir un outil aussi bien pensé pour une TPE que pour une grande entreprise. Une expérience passée chez un précédent employeur équipé d’Eurécia est venue conforter ce choix, en lui permettant de se projeter plus vite dans l’outil.

J’avais travaillé chez un précédent employeur qui avait Eurécia, donc je pouvais déjà me projeter dans l’outil.

Restait une crainte avant de se lancer, mais pas celle qu’on imagine. La Directrice avait confiance dans la capacité de son équipe à s’approprier l’outil. Sa vraie inquiétude portait sur le temps disponible, le sien et celui de sa collègue chargée de piloter le projet.

J’avais plus peur de ça : de ne pas avoir le temps nécessaire et de mettre ma collègue en difficulté.

Cette collègue n’avait pourtant aucune formation RH : son métier, c’est la comptabilité. Épaulée par des tutoriels, un centre d'aidé bien fourni et un support réactif, elle a repris seule l’ensemble du paramétrage, sans que cela ne devienne le frein redouté.

Un déploiement à leur rythme et un budget maîtrisé

Dès le lancement du projet, l’OTRP a fait le choix d’un accompagnement dédié pour sécuriser le paramétrage.

On a basculé sur l’accompagnement et ça, c’était vraiment que du bonheur. Dès qu’il y avait un point de blocage, l’équipe allait se renseigner et le lendemain on avait la réponse, la solution.

Le paramétrage de la paie, sujet le plus sensible, a été traité en binôme avec le cabinet comptable de l’OTRP, chaque expert dialoguant directement avec son homologue Eurécia. Plutôt que de tout basculer d’un coup, la structure a fait tourner l’ancien système en parallèle d’Eurécia pendant six mois, le temps de vérifier que tout était bien calé.

Même logique de prudence côté modules : plutôt que d’activer d’emblée toutes les fonctionnalités disponibles, l’OTRP a choisi celles répondant à des besoins réels et plus urgents. Une progression pensée pour une petite structure, qui avance à son rythme sans jamais tout risquer d’un coup.

Des résultats qui vont au-delà du planning

Avant Eurécia

Plannings sur Excel, dupliqués entre 4 bureaux, sources d’erreurs

Documents personnels des saisonniers envoyés par mail

Gestion RH dans l’urgence, peu de recul

Outil de gestion du temps trop complexe, sous-utilisé

Avec Eurécia

Planning réalisé en 1 à 2h (contre une journée entière avant), disponible à tout moment, sur tout support

Dépôt sécurisé et conforme RGPD par le salarié lui-même

Temps réinvesti sur des projets RH à plus forte valeur ajoutée

Interface centrale de l’organisation, adoptée par toute l’équipe

Le gain le plus immédiat et le plus concret concerne le planning : ce qui prenait une journée complète se fait désormais en une à deux heures. Le temps ainsi libéré a permis à l’équipe RH de sortir la tête du guidon et de s’attaquer à des sujets qu’une petite structure n’aurait jamais eu le loisir de traiter autrement.

Là, on a travaillé sur l’impact des changements climatiques sur la santé de nos collaborateurs, on essaie de modéliser un plan d’action pour l’année prochaine. Si on n’avait pas eu Eurécia, on n’aurait pas le temps de se pencher sur ces questions.

D’autres bénéfices sont arrivés sans même avoir été demandés au départ. L’intégration des saisonniers, chaque année, est désormais entièrement pilotée par l’outil : rappels automatiques, accès ouverts en amont de l’arrivée. Et surtout, une mise en conformité RGPD inattendue : les documents personnels ne transitent plus par mail, chaque nouvel arrivant les déposant lui-même dans son espace sécurisé. Un risque juridique en moins, obtenu sans effort supplémentaire.

Cerise sur le gâteau, dans un contexte de recrutement tendu où les profils se font rares, la Directrice observe un effet qu’elle n’avait pas anticipé : voir une petite structure comme l’OTRP équipée d’un outil RH aussi complet produit un vrai effet de surprise positive chez les nouvelles recrues dès leur arrivée — la preuve qu’une petite structure peut offrir une expérience collaborateur aussi soignée qu’une grande entreprise.

Ce que la Directrice en retient

Avec le recul, elle résume ce changement à sa manière : moins celle d’un outil que d’une philosophie.

On pourrait se dire que c’est un outil comme un autre, un tableur, une base de données. Mais non : ça remet l’humain au centre de l’organisation du travail.

Et si un dirigeant hésitant encore à franchir le pas devait retenir une phrase, ce serait celle-ci, glissée presque comme une évidence :

Pour progresser, c’est toujours le bon moment. Si on n’y passe pas, on ne se rend même pas compte de tout le gain de temps qu’on peut avoir. C’est gagnant sur tous les aspects : le gain de temps, mais aussi la satisfaction des salariés, le bien-être. Et ça, quelque part, ça n’a pas de prix.