En 2024, grâce à l’automatisation il est possible de gagner du temps et d’être plus efficace dans la gestion de ses processus RH. Voici 5 exemples concrets de processus RH qui peuvent être automatisés.
#1 - L’automatisation des notes de frais
Depuis 2015, les entreprises sont tenues d’accepter les notes de frais au format électronique transmises par les collaborateurs. En pratique, cette mesure s’avère très utile pour les salariés, managers et le service comptabilité.
Et pour cause, ces derniers perdent chaque mois du temps à récupérer les justificatifs de frais professionnels avec comme conséquence un remboursement tardif pour les employés. En digitalisant ce processus avec un logiciel de gestion de note de frais comme celui que nous proposons chez Eurécia, il est possible de gagner jusqu’à 90% de temps. Concrètement comment cela fonctionne ?
Les collaborateurs photographient leurs justificatifs à l’aide de l’application mobile. Grâce à un système intelligent de reconnaissance des caractères et à une saisie automatique des montants dépensés, la note de frais est créée en deux minutes. Le manager n’a plus qu’à cliquer sur l’application et à valider le document (ou non), le service comptabilité est ensuite alerté automatiquement. Parce que le logiciel homogénéise les notes de frais, le traitement est simplifié.
Et en cas de contrôle, la numérisation a une valeur probante auprès de tous les organismes de contrôle : URSSAF, Trésor Public, Inspection du travail.
#2 - La digitalisation des congés et des absences
Lorsque les effectifs augmentent, la gestion des congés et des absences devient une tâche laborieuse pour les managers et les RH. Automatiser ce processus RH permet de garantir la qualité du suivi. En effet, la digitalisation assure le bon fonctionnement de l’activité. Le risque d’erreurs qui est fréquent lorsque le manager gère les congés et absences à l’aide d’une feuille papier ou d’un tableau Excel est maîtrisé.
🔎 Exemple : Le logiciel alerte le responsable d’équipe de chaque demande de congé. Après l’avoir validée, le solde des congés se met à jour ainsi que le planning des absences. Il peut le consulter n’importe quand et en seulement quelques clics, aucun risque d’oublier l’absence d’un collaborateur en congé.
Il existe d'autres avantages :
- Un gain de temps dans la gestion des plannings et de la paie. Avec le SIRH tout-en-un Eurécia, le logiciel de gestion des congés est connecté au logiciel de gestion des plannings. Les dates de congés des collaborateurs apparaissent sur le planning ;
- Une paie fiable et conforme à la loi. Le logiciel de congés est paramétré en fonction des obligations législatives et conventionnelles applicables au sein de votre entreprise ;
- Une meilleure conciliation entre vie privée et vie professionnelle. Avec un logiciel de congés automatisé, les collaborateurs ont la possibilité de prévoir leurs vacances en quelques clics et de consulter leur solde en temps réel. Ils peuvent ainsi organiser plus simplement et à l’avance leur vie personnelle.
#3 - Automatiser le processus de gestion administrative RH
Un logiciel digitalisé comme un SIRH automatise un bon nombre de tâches administratives RH chronophages. Au quotidien, il permet par exemple d’établir un contrat de travail à partir d’un modèle existant. Après avoir renseigné les informations personnelles, le contrat et les attestations associées sont générés en seulement quelques clics.
Un logiciel RH centralise également les contrats de travail et documents administratifs (RIB, carte d’identité, etc.) dans un seul et même espace. Vous pouvez donc dire adieu aux dossiers du personnel qui s’entassent sur les étagères.
De manière générale, une solution RH fluidifie les échanges entre le service RH, les managers, la comptabilité et les salariés ce qui permet de faire gagner du temps à tout le monde. Si l’on continue avec l’exemple du contrat de travail, le service comptable y a accès pour procéder au versement du salaire. La paie pour éditer les fiches de paie. Et le collaborateur pour signer son contrat et générer un exemplaire en cas de besoin.
➡️ Vous vous posez la question : concrètement, à quoi ressemble ce type d'outils ? Découvrez la solution Eurécia en vidéo :
#4 - L’onboarding est simplifié et optimisé grâce à l’automatisation RH
Avec 22% de démissions qui ont eu lieu au cours des trois premiers mois dans l’entreprise en 2022, la réussite de l’intégration conditionne la suite de la collaboration. En automatisant l’onboarding, vous pouvez créer une check-list et assigner des tâches spécifiques aux différents services (paie, RH, comptabilité, communication, informatique et logistique). Cet outil permet de ne rien oublier et de suivre l’avancement du parcours.
Aussi, un logiciel d’automatisation de l’onboarding permet aux nouvelles recrues d’accéder en ligne aux informations essentielles à leur intégration : organigramme, charte de télétravail, règlement intérieur, notes internes. Grâce aux dossiers partagés en ligne, elles savent où trouver l’information rapidement.
🔎 Autre avantage : la possibilité de planifier un rendez-vous de suivi entre le salarié et le manager. Depuis l’outil d’onboarding, les N+1 fournissent la trame du rapport d’étonnement digitalisé. Les comptes rendus sont centralisés dans un seul et même espace. Vous pouvez les consulter à tout moment.
#5 - La gestion automatisée du suivi des temps de travail
En présence d’heures de nuit, de temps partiels, de salariés en forfait-jour ou annualisés, le suivi des temps de travail devient fastidieux. Avec un logiciel d’automatisation, le risque d’erreurs et d’oublis est maîtrisé. Comment ?
D’une part, l’outil peut être paramétré en fonction de la réglementation applicable dans votre entreprise. Vous êtes ainsi assuré d’être en conformité avec la loi et en cas de contrôle de l’Inspection du travail, le logiciel des temps conserve une trace des heures de travail effectuées et des temps de repos.
D’autre part, le logiciel alerte les managers et RH s’il existe une anomalie (ex : dépassement des heures supplémentaires, non-respect des temps de pause) grâce au suivi en temps réel des temps. Cette notification vous permet d’agir immédiatement pour éviter des erreurs lors de la collecte des EVP.
Du côté des managers, le suivi des temps des équipes est simplifié puisqu’ils valident les feuilles de temps en quelques clics.
L’automatisation du suivi des temps présente aussi des avantages pour les employés. En simplifiant le process avec une solution digitalisée, le risque d’erreurs lors de la saisie des temps est limité et ils gagnent du temps. Le salarié peut également suivre son temps passé par activité, les heures effectuées, et accéder à son compteur d’heures supplémentaires.
En conclusion, de nombreux processus RH peuvent aujourd’hui être automatisés :
- La gestion des notes de frais ;
- La gestion et le suivi des congés et absences ;
- Les temps de travail ;
- Les tâches administratives RH ;
- L’onboarding ;
- La paie ;
- Mais aussi la gestion des entretiens et des compétences et le recrutement.
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