Le SIRH : nouveau trait d’union entreprise-télétravailleurs ?

Il y a maintenant plus d’un an, la crise sanitaire a plongé des millions de Français en télétravail. Et au fur et à mesure de la crise, le télétravail est resté le mode de travail à privilégier, lorsque cela est possible.

Et cette nouvelle méthode de travail est clairement adoptée par les salariés français ! Les chiffres (ANDRH – APEC) nous enseignent que les salariés ayant la possibilité de télétravailler souhaitent majoritairement continuer à pratiquer le télétravail (de façon ponctuelle).

• ANDRH : 85% des RH interrogés pensent que le développement du télétravail est souhaitable.
• APEC : 83% des cadres interrogés souhaitent télétravailler sous une forme hybride (moitié du temps au bureau et moitié du temps en télétravail).

Le télétravail est véritablement une nouvelle organisation de travail : les relations de travail se construisent différemment et le suivi collaborateur-entreprise devient plus difficile.

Heureusement, il existe des outils pour maintenir le lien entre les télétravailleurs et leur entreprise comme notamment le SIRH : Système d’Information de gestion des Ressources Humaines.

Alors prêts à découvrir comment le SIRH est devenu le nouveau trait d’union entre l’entreprise et les télétravailleurs ?

Vous êtes en quête d'outils pour structurer et pérenniser la mise en place du télétravail au sein de votre entreprise ? Découvrez les outils digitaux nécessaires pour passer au flex office !

Télétravail : une nouvelle relation à construire

Que ce soit du côté des collaborateurs, des managers, des RH ou de la direction, le télétravail a un impact significatif sur les méthodes de travail, positif, mais aussi potentiellement négatif.

Impact du télétravail côté collaborateurs

Comme nous avons pu le voir un peu plus haut, le télétravail et une méthode de travail qui a été adopté par beaucoup d'entreprises qui ont pu profiter de ses avantages comme :

• Gain de temps au quotidien (transports)
• Meilleure gestion du temps de travail
• Augmentation de l’autonomie
• Environnement calme et propice à une meilleure productivité
• Équilibre vie pro/perso
• Diminution du stress

Pour autant, le télétravail n’est pas qu’un arc-en-ciel de points positifs et il faut aussi être attentif aux risques :

• Perte de repères dans l’organisation du temps de travail
• Possible désengagement et perte de lien social
• Difficultés de communication avec les équipes ou le manager
• Intensification de la charge de travail

Bref, le télétravail n’est pas une science exacte et même si cette méthode de travail a beaucoup de points positifs, elle a aussi des risques !

Impact du télétravail côté RH

Le télétravail est une nouvelle organisation du travail et elle a un impact sur la relation employeur/employé. Il faut donc la repenser pour construire une nouvelle méthode de travail qui fonctionnera de manière pérenne. La fonction RH, pilier et accompagnateur des managers, doit travailler pour garantir un bon management et une bonne gestion à distance. Pour cela les RH vont devoir se poser différentes questions :

• Quels nouveaux moyens de communication utiliser ?
• Comment évaluer la charge de travail et veiller à la productivité des équipes ?
• Comment veiller à la santé physique et psychologique des télétravailleurs ?
• Comment créer de la cohésion d’équipe à distance ?
• Comment repenser la gestion RH à distance : diffusion des documents, signature, onboarding, offboarding, recrutement... ?

Pour aider les RH à faire face aux contraintes de cette nouvelle méthode de travail, nous avons compilé 6 conseils pour bien repenser son quotidien en télétravail.

Le SIRH : le trait d’union avec mes collaborateurs à distance

Une diffusion des informations simplifiée

Alors que vos collaborateurs sont en télétravail, comment leur diffuser et leur communiquer vos informations RH : bulletins de paie, avenants, chartes, contrats, notes de frais... Lorsque le télétravail devient une norme, la tâche s'avère difficile... Mais pas de panique, c’est là qu’entre en jeu la digitalisation RH à travers la mise en place d’un SIRH.

Grâce à la mise en place d’un logiciel SIRH, vous allez pouvoir dématérialiser le dossier du personnel, qui est composé de différentes informations : identité personnelle, CV, lettre de motivation, diplômes, certifications, compte rendu des visites médicales, contrat et avenant de travail...

• Vous avez une embauche à faire à distance ? Pas de problème, vous pouvez d’ores et déjà faire le dossier salarié de votre nouvelle recrue.

Le SIRH va aussi vous donner la possibilité de gérer les profils de vos salariés et ainsi gérer leurs habilitations. Vous pourrez ainsi diffuser les bonnes informations aux bonnes personnes : salariés, managers ou employeur.

• En fonction des profils de collaborateurs, le SIRH va donner accès qu’à certaines informations. Par exemple, alors que le salarié peut uniquement poser un congé payé, son manager va pouvoir valider les demandes de congés de ses subordonnés et lui-même faire une demande de congés.

Vous allez pouvoir mettre à disposition les bulletins de paie dans un coffre-fort numérique certifié et individuel. Vos données confidentielles seront à l’abri de tous regards ! Pour rappel, un coffre-fort numérique (ou coffre-fort électronique) est un service de stockage sécurisé permettant d'archiver de manière pérenne des données à caractère sensible et/ou confidentiel.

• Nous sommes le 5 du mois et vous souhaitez distribuer vos bulletins de salaire. Mince... vos collaborateurs sont en télétravail ! Comment leur faire parvenir sans fuite de données confidentielles ? (Vous nous voyez venir ) Grâce au coffre-fort numérique individuel !

Le SIRH va aussi vous permettre de faire signer des documents administratifs officiels électroniquement. Et oui, plus de perte de temps à attendre indéfiniment le retour d’un document signé : vous avez la possibilité de suivre en temps réel le processus de signature. Le petit + ? Les signatures électroniques ont la possibilité d’avoir une valeur probante, vous êtes en conformité légale !

• Vous devez faire signer le contrat de travail à votre nouvelle recrue, mais cela doit se faire à distance, comment faire ? Plus besoin de convenir d’un rendez-vous physique pour signer manuscritement le document. En un clic, le contrat de travail est signé !

Un meilleur suivi des activités à distance

Une des difficultés à distance est de faire le suivi des projets et des activités. Le SIRH vous permet de visualiser le temps de travail et les budgets associés à chaque projet. Ainsi vous avez une vision claire, précise et stratégique !

• Combien de temps ont passé Maxime et Victoria sur le projet “Spacial” de votre client “ Alumni space” ? A distance la tâche est assez compliquée... Mais heureusement, Maxime et Victoria ont bien entré leurs temps dans leur SIRH. Alors est-ce que vous avez été performant ?

Sans oublier le bien-être des collaborateurs

Le gros avantage des nouvelles générations des SIRH, c’est qu’elles vous permettent de favoriser le bien-être et la cohésion d’équipe à distance. Ainsi vous allez pouvoir maintenir le lien entre les télétravailleurs et l’entreprise tout en améliorant l’expérience collaborateur. Le SIRH se compose de différents outils :

• Mesure du bien-être
• Intranet ou réseau social
• Forum interne
• Solution de développement personnel et professionnel

En bref, un SIRH va devenir la clé d’une bonne gestion du télétravail ! Au-delà de toute la gestion RH qui sera dématérialisé, ce logiciel va garantir un bon management à distance, favoriser le bien-être et même améliorer la cohésion de vos équipes.

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