L’année 2020 aura été un véritable tournant dans la vie de nombreux salariés. En novembre 2019, seulement 7,2% des salariés pratiquaient occasionnellement le télétravail (Dares). En avril 2020, en pleine crise sanitaire, 30% des salariés français ont basculé en télétravail (Odoxa).
Et parmi eux, de nombreux profils RH ont également découvert les joies et les affres du travail à distance. Voici quelques conseils pour repenser son quotidien et améliorer ses processus à distance. Zoom sur la vie du RH en télétravail.
1. La diffusion des documents
Dans votre métier de RH vous êtes en charge de la diffusion de différents documents obligatoires comme par exemple le Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels (DUERP).
Aussi, chaque mois vous avez la mission de transmettre certains documents aux salariés comme leurs bulletins de salaire ou différentes attestations.
A distance la tâche s’avère difficile mais de nouveaux outils vont vous aider à réorganiser votre quotidien. Aujourd’hui, un logiciel de gestion des Ressources Humaines va pouvoir vous permettre de diffuser en tout en sécurité vos documents obligatoires et officiels.
Prêt à digitaliser vos processus pour gagner du temps et de l'efficacité dans la diffusion de vos documents ?
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2. La signature des documents
En parlant de documents, en tant que RH vous êtes aussi amené à faire signer des documents importants :
- Contrats de travail
- Avenants
- Chartes
- Entretiens
- …
Alors comment faire signer ces documents par vos collaborateurs à distance ? Tout simplement grâce à la signature électronique ! Le télétravail accélère la modernisation de la profession RH. Seulement quelques clics sur votre logiciel de gestion RH et le tour est joué. Finis les fax, les impressions, les allers-retours au bureau de Poste, et... l’attente ! 
Côté collaborateurs, grâce aux notifications par email, vos collaborateurs sont avertis à chaque nouveau document à signer. Vous allez ainsi pouvoir suivre facilement l’avancée du processus de signature (un contrat peut être généré et signé électroniquement par toutes les parties en moins de 30 minutes !)
Et si vous digitalisiez vos processus en mettant en place la signature électronique dans votre entreprise ?
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3. L’onboarding à distance
En dépit de la crise sanitaire et économique, plusieurs entreprises continuent leurs recrutements. Alors comment intégrer un nouveau collaborateur alors que vous et les autres salariés de l’entreprise sont en full remote* (*télétravail à temps plein) ? Vous le savez, l’onboarding ne peut pas être négligé alors voici nos conseils :
- Faire livrer l’équipement avant son premier jour
- Annoncer l’arrivée à toutes les équipes
- Programmer une réunion d’accueil en visioconférence
- Favoriser les échanges entre le manager et le managé
- Proposer un e-café avec toute l’entreprise
- Désigner un collègue “tuteur”
- Prévoir un mail complet avec l’ensemble des informations importantes ou votre livret d'accueil
Le livret d'accueil est un outil précieux pour faciliter l'intégration des nouvelles recrues. Vous n'en possédez pas ? Créez votre propre livret d'accueil à l'aide de notre modèle 100% personnalisable !
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4. L’offboarding à distance
Hé oui, les départs font partie de la vie de l’entreprise... L’offboarding est une des étapes de la vie du collaborateur dans votre entreprise et vous ne devez pas bâcler cette dernière étape ! Dans la future vie de votre collaborateur il pourra être amené à parler de son ancien employeur (vous !) et de son expérience au sein de votre entreprise. Le départ est donc aussi important que l’arrivée pour soigner votre marque employeur.
A distance, la tâche s’avère, une fois encore, plus difficile qu’en temps normal. Voici quelques conseils :
- Annoncer la nouvelle à l’ensemble des collaborateurs
- Faire le bilan de son aventure au sein de votre entreprise en visio-conférence en présence du CEO et de son manager
- Organiser un pot de départ virtuel avec les collaborateurs de l’entreprise. Soyez créatif, et si vous faisiez un concours de qui connaît le mieux “Bertrand” ?
- Récupérer le matériel et les accès au bureau grâce à un coursier
- Echanger vos coordonnées pour garder le contact
Et pour aller plus loin, pourquoi pas lui faire parvenir un petit box cadeau spécial départ ? Goodies, accessoires de travail, mug, chèques cadeaux... De quoi finir la relation en beauté ! Un petit geste pour faire d’un ancien collaborateur un vrai ambassadeur de votre entreprise.
5. Le recrutement à distance
Vous êtes peut-être sollicité pour faire passer la première phase de l’entretien d’embauche et analyser si le profil et les compétences du candidat correspondent avec le profil que votre entreprise recherche.
A distance, la mission se complexifie alors voici quelques conseils pour faire passer un entretien à distance !
6. Le contact avec les collaborateurs
C’est une de vos missions principales et à forte valeur ajoutée : assurer le contact et le lien avec l’ensemble des collaborateurs qui composent votre entreprise. A distance, cela devient très difficile alors que c'est primordial !
La distance ne doit pas mettre de côté la question du bien-être de vos équipes, d’autant plus dans le contexte que nous connaissons de crise sanitaire. Même si à distance les échanges sont différents et beaucoup moins naturels, restez disponible et à l’écoute de chaque collaborateur.
Vous souhaitez favoriser le bien-être des salariés en cette période de crise sanitaire ? Voici les conseils d’une experte en QVT !
Un autre challenge vous attend : cadrer et pérenniser la mise en place du télétravail au sein de votre entreprise !
Pour vous y aider, nous avons regroupé les outils digitaux nécessaires pour passer au travail hybride dans ce guide :
Je télécharge le guide
