En pleine crise sanitaire et malgré une baisse d’activité dans de nombreux secteurs, certaines entreprises continuent d’embaucher. Une question se pose : lorsque les effectifs sont 100% en télétravail, comment intégrer le nouveau collaborateur à l’entreprise ?
L’intégration d’un nouveau salarié ne doit pas être négligée, même en ces temps plus difficiles. Quelques bonnes pratiques vous intéressent ?
Voici nos 7 idées pour réussir un onboarding à distance !
#1 - Faire livrer l'équipement avant son premier jour
Vous devez vous assurer de faire parvenir à votre nouvel employé l’ensemble de son matériel nécessaire pour travailler dans de bonnes conditions en temps et en heure. Evitez de l’envoyer le jour J et préférez lui faire parvenir la semaine précédant son premier jour.
Voici une liste, non exhaustive du matériel et éléments nécessaires :
- Ordinateur (portable de préférence en télétravail)
- Casque audio
- Smartphone
- Identifiants et mots de passe
- Accès VPN
N’oubliez pas de lui fournir les contacts de votre service technique. Cela peut être grandement nécessaire pour le premier lancement !
Vous avez des goodies pour vos collaborateurs ? Porte-clés, stickers, clé USB, stylos... N’oubliez pas de les glisser dans votre colis. Cette petite surprise sera sûrement très appréciée par votre nouveau collaborateur.
#2 - Annoncer l’arrivée à tous les employés
Dans le quotidien, il est vrai que l’annonce de l’arrivée d’un nouveau collaborateur se fait souvent par le bouche-à-oreille. En cette période de confinement, il est d’autant plus important d’officialiser une arrivée dans l’entreprise !
Pour ce faire, prévenez l’ensemble des équipes internes avec un petit mail. Simple et efficace, tout le monde sera au courant !
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#3 - Programmer une réunion d’accueil en équipe en visioconférence
A défaut de pouvoir faire un accueil chaleureux en équipe et avec une présence physique, nous vous conseillons de programmer une réunion en visioconférence le premier jour du nouvel arrivant. La vidéo est très importante pour cette réunion, afin de créer un premier contact visuel et de mettre un visage sur un prénom.
Cette réunion sera l’occasion de faire le tour de chaque collaborateur qui compose l’équipe. Chacun pourra décrire l’ensemble de ses missions. Ainsi, la nouvelle recrue va pouvoir découvrir qui se cache derrière chaque mission.
Nous vous conseillons également de prévoir des temps d’échange individuels entre l'arrivant et chacun des membres de sa nouvelle équipe.
#4 - Ne pas lésiner sur les échanges manager / managé
Nous le savons tous, les premières semaines dans une entreprise sont les plus compliquées. Il faut appréhender le secteur d’activité, les missions, les collègues, les habitudes... Beaucoup d’informations à retenir !
Pour accompagner votre recrue dans ses premiers pas, ne lésinez pas sur les échanges. Il ne faut surtout pas qu’un climat d’incompréhension s'installe. Nous vous conseillons de prendre des nouvelles régulièrement par téléphone ou par visioconférence. Petit à petit vous pourrez diminuer le volume de contact (sans pour autant totalement disparaitre des radars !).
#5 - Proposer un e-café, un e-déjeuner ou un e-afterwork avec toute l’entreprise
Maintenant que l’intégration de votre petit nouveau est faite avec son équipe, passons à l’étape suivante : l’intégration avec toute l’entreprise. Il est vrai qu’il est d’autant plus difficile de rencontrer les personnes de l’entreprise à distance mais il y a des solutions.
Proposez à tous vos collaborateurs un e-event d’intégration ! Que ce soit un e-café, un e-déjeuner ou encore un e-afterwork, cet événement va permettre aux collaborateurs qui le souhaitent de découvrir leur nouveau collègue. Evidemment vous pouvez multiplier ces petits évènements ! 
#6 - Désigner un collègue “tuteur”
Le tutorat est un très bon levier d’intégration. Souvent vu dans le milieu scolaire, il est de plus en plus utilisé dans le cadre d’un onboarding !
A distance, le tutorat devient tout aussi intéressant. Bienveillance et bonnes pratiques sont les mots d’ordre du tutorat en entreprise. Le tuteur est là pour apporter une aide dans le quotidien de la recrue.
Les tuteurs sont volontaires et aptes à donner les informations nécessaires. Si c’est une obligation, cette initiative peut vite perdre tout son sens et même se révéler contre-productive.
#7 - Partager les informations importantes de votre entreprise par email ou grâce à votre livret d'accueil
Le premier jour d’un collaborateur rime souvent avec multiplications d’informations... Le plus souvent, l’onboarding prévoit une réunion d’information mais dans le contexte actuel nous vous conseillons de faire parvenir un mail d’accueil ou au mieux, votre livret d'accueil !
Ce livret répertorie l’ensemble des informations pratiques et administratives :
- règlement intérieur,
- horaires,
- sélection de procédures,
- documentation sur le CSE,
- accès à l’Intranet et aux réseaux internes,
- un organigramme
- etc
Vous pouvez aussi y intégrer divers éléments en relation avec votre business : plaquette de présentation, fiches produits, catalogue...
Même à distance, des outils peuvent vous aider à réussir l'intégration de vos nouvelles recrues ! Promesse d'embauche, livret d'accueil,... nous avons compilé tous nos modèles pour l'onboarding dans ce kit dédié :
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