Comment passer de la gestion administrative à la gestion des RH ?

Lorsque vous avez pris votre premier poste en tant que RH (salarié ou externalisé), sans doute aviez-vous pour ambition de travailler auprès d’humains, d’aider des collaborateurs à mieux vivre dans l’entreprise…

Seulement, vous le savez désormais : une large partie de votre temps est plutôt consacré à de la gestion administrative, plutôt qu’à l’Humain. Résultat ? Vous dédiez votre précieux temps à gérer les notes de frais, les éléments variables de paie, ou encore les congés et absences, sans pouvoir vous focaliser sur la gestion des Ressources Humaines en tant que telle.

Et si on vous disait que vous pouviez passer de la gestion administrative à la gestion des RH, grâce à un élément-phare qu’est le digital ? C’est ce que cet article vous promet, en vous exposant 5 conseils-clés pour ce faire.

C’est parti pour remettre l’Humain au centre de vos missions quotidiennes !

Conseil #1 : Rassemblez les dossiers des collaborateurs sur une même plateforme

Combien de temps dédiez-vous actuellement au fait de mettre à jour, au quotidien, les dossiers des différents collaborateurs de l’entreprise où vous travaillez ? Sans doute beaucoup trop !

Et pourtant, le fait d’avoir des informations toujours à jour est crucial pour une bonne gestion administrative de l’entreprise.

Bonne nouvelle : vous pouvez gagner un temps considérable sur cette tâche, grâce à la gestion électronique de documents. Une fonctionnalité proposée par un logiciel SIRH (Système d’Information Ressources Humaines) qui permet de compiler toutes les informations relatives aux collaborateurs.

Les clés de succès d’un tel projet ? De choisir un logiciel RH qui…

• Soit intuitif, et simple à prendre en main, pour permettre à vos collaborateurs de mettre à jour leur dossier en toute autonomie
• Garantisse la confidentialité des données qu’il contient, notamment grâce à des rôles d’utilisateurs (administrateur, manager, ou collaborateur) qui donnent accès à des niveaux d’informations différents

Fini, le traitement incessant de mails indiquant un nouvel avenant sur un contrat, un changement de coordonnées, ou encore une mutation à un nouveau poste !

Conseil #2 : Digitalisez la gestion des congés et des absences

La gestion des congés et des absences des collaborateurs est sans doute l’une des missions RH les plus chronophages qui soient. Qui plus est, il est simple de vous emmêler les pinceaux, entre les emails et les feuilles volantes de demandes de congés, qui s’entassent au quotidien !

Là encore, le fait de dématérialiser ce process RH vous simplifie la tâche au quotidien, et vous fait gagner du temps, que vous pouvez réinvestir dans des tâches à plus haute valeur ajoutée !

Le SIRH vraiment adapté aux besoins de votre entreprise doit vous permettre de…

• Laisser les collaborateurs, en toute autonomie, demander leurs congés, signaler leurs absences ou leurs jours de télétravail : quelques clics dans l’interface et voilà ! Vous récoltez les demandes sur une même plateforme, synthétique.
• Mettre en place des circuits de validation des congés automatisés. Exit les longs moments où vous attendez la validation du manager, et où le collaborateur ne sait s’il peut réserver ses vacances.
• Obtenir à tout moment une vision globale des plannings des équipes, et donc, mieux organiser l’activité de l’entreprise au quotidien.

Ce faisant, non seulement vous vous simplifiez la vie, mais vous mettez également en place une meilleure expérience collaborateur dans l’entreprise. Tout le monde est heureux !

Pour en savoir plus sur la digitalisation des congés payés, découvrez notre guide complet.

Conseil #3 : Automatisez la collecte des éléments variables de paie

Aaah, les éléments variables de paie… Un véritable casse-tête pour bon nombre de RH en charge de la gestion administrative d’une entreprise !

Le fait de devoir les collecter auprès de chaque collaborateur, chaque mois, en fonction des titres restaurant qu’ils ont perçus, des RTT qu’ils ont pris, ou des heures supplémentaires qu’ils ont faites, est si chronophage… Et si vous automatisiez tout cela ?

Bien entendu, il existe des logiciels de comptabilité qui proposent des fonctionnalités pour simplifier la collecte de ces EVP. Cependant, vous n’êtes pas expert-comptable, et pouvez rapidement vous perdre dans les multiples fonctionnalités de gestion de la paie qu’ils proposent.

Optez donc plutôt pour un logiciel spécifiquement pensé pour les RH, qui vous permet de collecter automatiquement les éléments variables de paie, et de les envoyer au service comptabilité en quelques clics seulement.

Un vrai bonheur pour fluidifier votre gestion de la paie !

Conseil #4 : Dématérialisez les notes de frais de l’entreprise

Passez-vous votre temps à courir après vos collaborateurs pour qu’ils vous donnent les justificatifs de leurs dépenses, afin de bien gérer les notes de frais de l’entreprise dans laquelle vous travaillez ? Si c’est votre cas, vous êtes loin d’être le seul… et c’est autant de temps que vous pourriez réinvestir dans de l’humain, votre cœur de métier !

Et si vous dématérialisiez les justificatifs des dépenses de l’entreprise, ainsi que la gestion des notes de frais ?

Là encore, un bon SIRH peut vous aider. Veillez simplement à ce qu’il vous permette de…

• Mettre en place des circuits automatisés de validation des dépenses en interne : un essentiel pour n’avoir pas à solliciter les managers (ou vous-même !) pour la validation des notes de frais
• Avoir une valeur probante à vos justificatifs dématérialisés, pour rester dans les clous de la loi

Pour aller plus loin sur la dématérialisation des notes de frais :

Conseil #5 : Utilisez un SIRH pour le suivi des temps et activités des collaborateurs

Activité partielle, forfait jour, suivi des heures supplémentaires… Le fait de garder un œil sur le suivi des temps et des activités de vos collaborateurs demande de dédier à cette tâche un temps de cerveau disponible conséquent. Résultat ? Vous ne pouvez pas vous focaliser sur des missions RH à plus haute valeur ajoutée.

C’est d’ailleurs d’autant plus le cas si vous êtes un RH externalisé, et que vous n’êtes pas toujours sur place pour suivre les changements de planning au jour le jour !

Mettez donc en place dans l’entreprise un SIRH intuitif, qui donne l’opportunité aux collaborateurs d’indiquer eux-mêmes leurs temps de travail au quotidien. Et, pour rester en conformité avec la réglementation, veillez bien à ce que les feuilles de temps que votre logiciel vous fournit soient à valeur légale.

Vous l’aurez compris : la digitalisation de votre gestion administrative RH est idéale pour gagner du temps sur vos missions quotidiennes. À la clé : plus de temps pour vous pencher sur des tâches où l’humain est central, comme le développement et le suivi du bien-être au travail des collaborateurs.
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