Gestion des congés : comment optimiser ?

Nos astuces pour simplifier et fluidifier votre gestion des congés

 La gestion des congés n'est plus une fatalité !

  • Vous perdez du temps tous les mois à calculer et mettre à jour les compteurs de congés ?
  • L'envoi des informations d'absence à la paie vous donne du fil à retordre ?
  • Vous êtes sans cesse sollicités par des demandes des employés (quel est mon solde de congés ? c'est quoi la différence entre ouvrable et ouvré ? ...)
  • Les erreurs de gestion des congés créent des tensions dans vos équipes ?

 

Pas de panique, des solutions existent pour vous aider !

photo de femme zen qui gère ses congés

 

Je découvre

 

 

Comment mieux gérer les congés des employés au quotidien ?

Le décompte des congés, les périodes de référence et les calculs de compteurs vous donnent du fil à retordre ? Vos collaborateurs remettent en question leurs soldes de congés ? Vous êtes sollicités par vos collaborateurs pour connaitre leur solde de congé ? Plusieurs solutions s’offrent à vous :

 

1. Centraliser les congés avec un planning Excel

Pour tenir le décompte des congés pris, il existe bien sûr la solution Excel, consistant à indiquer pour chaque salarié la liste des jours pris, les dates de validation des jours pris et les soldes de compteurs.

Dans le détail :

  • Le nombre de jours de congés acquis sur la période de référence (en fonction du nombre de jours travaillés par le salarié et du nombre de congés acquis par mois)
  • Le total du nombre de jours pris à date (penser à bien distinguer les types de congés : absence, congés payés, congés maternité, paternité, maladie, événement familial, récupération, rtt, télétravail...)
  • Le nombre de jours restants (nombre de jours acquis – nombre de jours pris)

Il faudra également veiller à ne pas oublier :

  • L’éventuel cumul de jours de fractionnement
  • En fonction du mode de décompte (ouvrable/ouvré), ne pas oublier de décompter le samedi !

En ce qui concerne le partage de ce document, vous pouvez décider d’en faire un Google Sheet partagé en ligne, ou faire de même via Google Drive. Vous pourrez ensuite restreindre les accès de chaque document au collaborateur concerné.

 

2. Centraliser les congés avec un logiciel congés et absences :

  • Les soldes de congés et autres absences (rtt, maladie, télétravail…) se mettent à jour automatiquement en fonction des congés pris et des jours accumulés sur la période de référence. Plus de remises en question des soldes de congés, c’est le logiciel qui fait foi ! Vous entrez vos règles spécifiques, le logiciel s’occupe de tout calculer de manière fiable et juste (oui oui, même les jours de fractionnement et les modes de calcul ouvrables/ouvrés !)
  • Les congés sont centralisés et partagés :
    • Le collaborateur peut accéder à son compteur de congés à tout moment
    • Son manager peut accéder au planning congés de l’équipe avant de valider une demande d’absence
    • La RH peut facilement exporter les absences pour envoi vers la paie

Résultat : moins de fichiers éparpillés, moins de perte de temps, moins de remise en question !

Vous êtes bombardés de demandes de congés, à l’oral, par mail, sur postit… ? Il vous arrive d’oublier de valider des congés, ou au contraire d’en valider trop vite ? Le solde de congés est souvent erroné ? En résumé, il vous manque une traçabilité ! Plusieurs possibilités :

 

Simplifier avec Excel :

  • Construisez un planning congés visuel permettant de voir quels sont vos collaborateurs présents ou absents sur une période donnée
  • Notez les congés pris et historisez les dates de validation de chaque congé attribué pour éviter les remises en question. Comptabilisez également les congés acquis et restants par collaborateur sur la période de référence en prenant en compte les différents types de congés.
  • Enfin, afin d'éviter les erreurs, il faudra en parallèle déterminer un circuit de validation des congés, et vous assurer de son respect
     

Simplifier avec un logiciel congés et absences :

  • Vos collaborateurs font leurs demandes de congés en ligne
  • Le manager consulte le planning congés virtuel pour vérifier les disponibilités de son équipe et valide ou non le congé en un clic
  • Vous créez des workflows de validation, vous permettant d’automatiser la validation des congés lorsque certaines conditions sont réunies
  • Quelle que soit la méthode choisie, le solde de congés se met à jour automatiquement, et le collaborateur peut suivre son solde de congés en ligne
  • En télétravail ? Assurez-vous du respect de la charte Télétravail de votre société en paramétrant un nombre maximum de jours par collaborateur.
 

Résultat : du temps gagné dans la gestion des congés, une meilleure traçabilité des demandes et des collaborateurs ravis de poser leurs congés depuis leur canapé !

Vos managers manquent d’une vision en temps réel sur les congés de chacun ? Tendent à valider les congés « à l’aveugle » ? Ont parfois même la mauvaise surprise de se retrouver sans suffisamment de collaborateurs présents lors de périodes critiques ? En somme, il vous manque un planning congés fiable et à jour pour y voir plus clair ! 

 

Suivre les congés avec excel :

En créant un planning congés visuel avec les congés de chacun, vous pouvez facilement vérifier les présents/absents sur une période donnée. Vous pouvez même décider d'en faire un document partagé que vos managers pourront facilement consulter avant d'accorder ou non des congés.

 

Suivre les congés avec un logiciel congés et absences :

Avec une solution dédiée vous aurez accès à un planning congés en ligne, à jour en temps réel en fonction des absences posées.

  • Le manager voit qui dans son équipe est présent ou absent lors des jours ou mois à venir, et peut ainsi prendre en compte le nombre d’absents sur une période avant d’accorder ou non un congé à un collaborateur. Plus jamais vous ne vous retrouverez en sous-effectif lors d’une période critique !
  • Vos équipes sont parfois en télétravail ? Le planning vous permettra alors de vous assurer que trop de collaborateurs ne sont pas absents du bureau le même jour.
  • Le planning étant collaboratif, il est accessible aux collaborateurs, managers et RH. Une vision partagée, fiable et pratique.

 

Plus d’erreurs (et de regrets !) dans la validation des congés, une meilleure vision stratégique dans la planification, et des collaborateurs ravis de pouvoir se rappeler les périodes de congés pris en deux clics.

C’est la date d’envoi des variables de paie à votre cabinet comptable/gestionnaire de paie et vous n’arrivez pas à vous y retrouver entre vos heures sup’, congés payés, les absences rémunérées et non rémunérées (et ne parlons même pas des tickets restaurant !) Vous avez besoin de fiabiliser ce suivi pour perdre moins de temps à assembler les éléments tous les mois. 

 

Effectuer le transfert des congés à la paie avec excel :

Certains l'appellent "fiche navette", d'autres simplement un tableau de préparation de la paie. Quelle que soit son appellation, celle-ci permet de communiquer à son prestataire paie toutes les informations nécessaires à l'élaboration de la paie. Ce fichier excel n'est pas nécessairement compliqué à construire. On aura par exemple comme colonnes :

  • Heures supplémentaires à 25%
  • Heures supplémentaires à 50%
  • Congés payés
  • Absences rémunérées
  • Absences non rémunérées
  • Autres : primes, ICCP...

L'élaboration de ce fichier implique néanmoins une grande rigueur dans le suivi des variables de paie au cours du mois.

 

Fluidifier le transfert des congés à la paie avec un logiciel congés et absences :

On aura bien sûr les mêmes éléments à fournir à son gestionnaire de paie, mais la transmission sera simplifiée, les variables de paie seront fiabilisées et le risque d'erreur réduit :

  • Solution 1 : on donne des accès spéciaux au logiciel congés à son prestataire de paie, et celui-ci peut se charger d'exporter lui-même les variables de paie nécessaires à l'élaboration de la paie du mois
  • Solution 2 : on exporte soi-même les éléments variables de paie à partir du logiciel et on les transfère à son prestataire de paie. 

Dans les deux cas, plus besoin de vous munir de votre calculette, tout se fait de manière automatique ! Les variables de paie (congés, heures sup etc) de chaque salarié sont fiabilisés, et prêts à l'export chaque fin de mois. 

 

Il existe deux manières de gérer les congés des collaborateurs : sur Excel ou via un logiciel spécialisé.

Opter pour un logiciel et ainsi digitaliser sa gestion des congés possède plusieurs avantages :

  • Fiabiliser les compteurs de congés et minimiser le risque d'erreur
    • Les règles de calcul sont intégrés au logiciel et en s'adaptent aux particularités de votre entreprise et de sa convention collective. Jours ouvrables ou ouvrés ? Peu importe !
    • Les soldes de congés se mettent à jour automatiquement en fonction des congés pris
  • Gagner du temps :
    • Vous n'avez plus besoin de tenir à jour de multiples fichiers excel avec les congés de chacun, tout est centralisé
    • Les demandes de congés et les validations se passent en ligne, et sont effectués en un clic
    • Vous n'avez plus à gérer les remises en question de collaborateurs concernant leurs soldes de congés
    • L'export de variables de paie en fin de mois se fait en quelques clics
  • Rendre l'information accessible et fluidifier les process :
    • Le salarié peut accéder à son compteur de congés, mis à jour en temps réel
    • Le manager peut voir le planning congés et voir qui sera présent/absent sur une période donnée
    • Le salarié peut effectuer une demande de congés en ligne, et le manager peut valider celui-ci

 

 

 

Quelles solutions existent pour gérer les congés des employés ?

Gérer les congés avec Excel


Mockup de la solution excel gratuite de gestion des congés

 

Profitez d'une gestion des congés payés gratuite avec notre modèle excel de planning congés.


Permet de :

  • Suivre les congés du personnel
  • Avoir une vision globale des présences et absences des collaborateurs

 

Adapté à
  • TPE & associations

 

Coût :
  • 0€

 

 

 

 

 

 

 

 

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C'est gratuit !

 

Gérer les congés en ligne avec un logiciel


mockup de la solution logiciel congés eurecia

 

Pour une gestion des congés 100% en ligne, sans papier et sans excel !


Permet de :

  • Gérer les demandes et validations de congés/absences/télétravail de mes collaborateurs en ligne
  • Calculer automatiquement leurs congés
  • Transférer facilement les congés & absences à la paie tous les mois
  • Automatiser le suivi grâce à des règles intelligentes adaptées à ma société

 

Adapté à :
  • TPE & associations
  • PME
  • Grandes entreprises

 

Coût :
  • A partir de 69€ par mois

 

Le +

Jusqu'à 50% de temps gagné sur la gestion des congés tous les mois

 

 

 

 

Gestion des congés : nos outils gratuits pour optimiser votre quotidien RH 

 

 

image présentant le modèle eurecia de planning congés

Modèle de planning congés excel

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image présentant le guide pratique de gestion des congés payés

Guide pratique de la gestion des congés (pdf)

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image présentant le guide de digitalisation des congés

Guide de la digitalisation des congés

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Ils ont gagné du temps sur la gestion des congés avec Eurécia

Agrofresh
Il fallait trouver un système qui puisse être décliné sur les 9 pays dans lesquels nos collaborateurs opèrent. Car les congés ne sont pas gérés de la même manière selon les pays.

En savoir plus
-- Fabienne Sixdeniers
Agrofresh
iTrust
L’export vers la paie est un jeu d’enfant, plus besoin de compter le nombre de titres restaurant à distribuer puisque le logiciel les comptabilise tout seul. Tout est très simple, il n’y a pas de perte d’informations, tout est centralisé au même endroit.

En savoir plus
-- Jean- Nicolas Piotrowski
iTrust
Neinver
Il devenait urgent de trancher pour un outil de tracking indiscutable.

En savoir plus
-- Françoise Cadart
Neinver
 

Gestion des congés : un peu de contexte !

 Qu'est ce que la gestion des congés ? 

La gestion des congés et absences se définit comme tout ce qui concerne le suivi, le traitement et l’interprétation des informations liées aux congés et aux absences des collaborateurs dans une entreprise.

C’est une tâche qui demande organisation et rigueur. Elle nécessite de pouvoir suivre les demandes effectuées par les salariés en temps réel. Le gestionnaire doit être en mesure d’apporter des réponses rapidement et de prendre des décisions adaptées pour concilier le bien-être des salariés avec les objectifs de l’entreprise.

 Quels sont les enjeux de la gestion des congés ?

Le planning congés a pour objectif de récupérer et de centraliser les informations relatives aux absences des employés rapidement et efficacement. Cette centralisation apporte une aide à la prise de décision. Une gestion bien organisée est un moyen d’éviter les conflits de ressources au sein de l’entreprise. Une réorganisation devient souvent indispensable quand la taille de l’entreprise augmente et que les situations des salariés se diversifient. Il est préférable de transformer cette tâche en une mission simple et lisible, afin de pouvoir identifier de façon claire les jours de présence et d’absence de chaque collaborateur.

Une bonne gestion des congés permet notamment :

  • de gagner du temps de façon considérable
  • d’éviter les erreurs et les oublis
  • de gagner en sérénité en éliminant les incertitudes
  • d’offrir davantage de visibilité aux employés en temps réel

 

Gestion des congés : quelles sont les obligations légales et administratives ?

La loi impose la définition de règles claires par l’employeur en ce qui concerne les départs en vacances, les RTT, et le compte épargne-temps (CET). Il est également nécessaire d’effectuer un suivi des situations spécifiques comme les congés maternité et paternité, les absences relatives au décès d’un proche ou à des évènements familiaux. Toute réglementation spécifique doit être inscrite au sein d’un accord d’entreprise.

C’est à l’employeur de vérifier et de contrôler la bonne prise des congés par les employés. Par conséquent, la gestion et l’organisation relatives à ces démarches sont des tâches qui lui incombent. Légalement, l’employeur a pour obligation de justifier d’avoir pris toutes les mesures nécessaires afin de permettre aux salariés de poser tous leurs jours de repos effectifs. Il possède également un devoir d’information relatif à la période durant laquelle il est possible de prendre des jours de repos.

 

 

Gestion congés : comment simplifier ?

Le suivi des absences des salariés reste une tâche fastidieuse. Cette mission peut être grandement simplifiée afin de gagner du temps dans le traitement de l’information. La solution à cette problématique est l’automatisation. Un logiciel SIRH (Système d’Information Ressources Humaines) regroupe toutes les informations et favorise leur assimilation rapide. En plus de détecter les possibles erreurs humaines, ces logiciels facilitent les échanges avec les employés en créant une base commune centralisée et accessible à tous.

Comment automatiser la gestion des congés ? 

Une phase de configuration préalable est nécessaire afin d’utiliser ces logiciels dans de bonnes conditions, mais la simplification du suivi des jours de repos est durable. La création de catégories spécifiques et la gestion groupée sont des opérations qui évitent de devoir gérer les emplois du temps des salariées un à un.

L’insertion et le traitement des données de l’entreprise dans une application adaptée revient à choisir une solution digitalisée qui s’adapte facilement aux évolutions de l’organisation en réduisant la charge mentale des responsables des ressources humaines.

Comment gagner en visibilité sur le planning des congés ?

Un logiciel SIRH dédié a pour objectif de rendre les informations plus digestes et plus claires, en prévoyant des interfaces dédiées pour chaque type d’utilisateur. Manager, employé, employeur, administrateur… tout le monde y trouve son compte. La visibilité s’effectue aussi bien sur le solde restant que sur le planning de chaque salarié et les éventuels impératifs professionnels.

Dans les grandes entreprises, il est intéressant de procéder à une organisation plus poussée en groupant les salariés par équipe et en établissant des priorités et des contraintes à respecter en amont. Donner de la visibilité aux managers et à leurs collaborateurs leur permet de mieux comprendre les décisions prises.

En gérant un accès à des informations spécifiques pour chaque type d’utilisateur, le gestionnaire garantit un suivi clair de la situation en temps réel, sans informations inutiles et polluantes. Un tel environnement de travail permet aux managers de gérer leur planning d’équipe avec des tableaux de reporting clairs pour garder une vision d’ensemble.

En bref, un logiciel dédié à la gestion des congés offre une interface claire pour calculer et suivre les soldes de façon simple. Il permet de suivre les absences et de gérer les modifications en quelques clics, tout en évitant les doublons et les informations confuses.

Comment bien s'organiser pour combler l'absence d'un employé ?

Une bonne gestion des congés payés permet à l’entreprise de continuer à avancer dans ses objectifs de travail, tout en évitant aux employés toute mauvaise surprise liée à l’absence d’un collaborateur. Certains processus sont importants à mettre en place, comme la planification d’un message d’indisponibilité sur la messagerie électronique d’un employé absent, ou encore la mise en place d’un tunnel de redirection vers les autres collaborateurs pour éviter la désorganisation.

Un logiciel dédié propose toutes les informations nécessaires dans une interface claire. Le rôle du GRH est d’utiliser ces éléments afin de réorganiser les ressources de façon pertinente. Il a pour mission d’éviter la création de problèmes et de ne pas perturber le workflow de l’entreprise.

 

 

Comment avoir une meilleure réactivité face aux demandes de congés ?

Le traitement des demandes de vacances est une tâche fastidieuse qui demande pourtant des réponses en temps réel. L’organisation en interne et la communication sont des éléments primordiaux pour pouvoir valider et refuser les demandes de congés sans hésitation. Le gain de temps dans la gestion des absences se retrouve dans la mise en place d’horaires fixes journaliers pour la validation des demandes, ou encore dans la définition d’un système de validation automatique dans certaines conditions. Avec des règles explicites et connues par tous, les demandes de congés sont plus fluides, et les réponses sont plus rapides.

Les solutions d’automatisation réduisent la charge de travail tout en offrant davantage de clarté dans la communication avec les salariés. Les informations se mettent à jour dans l’interface en permanence et de façon automatique. Elles sont transmises aux collaborateurs concernés de façon instantanée. L’avantage de ce type de solution est aussi de pouvoir informer les salariés avec des notifications par mail ou par téléphone en cas de modification de leur planning.

Comment mettre en place une gestion des congés plus flexible ?

L’anticipation permet de gagner en flexibilité dans le traitement des absences des salariés. Une réflexion en amont est souvent indispensable pour ne pas se retrouver sans solution au dernier moment.

L’inclusion de solutions alternatives dans l’équation, comme le passage par l’intérim ou les stages pendant les périodes creuses (comme l’été ou les vacances scolaires), permet de lisser les absences dans les équipes. La gestion des congés se simplifie aussi par la mise en place de rappels pour inciter les salariés qui le peuvent à poser leurs jours le plus en avance possible. En anticipant l’activité sur les différents mois de l’année et les demandes de vacances des employés, le responsable construit en amont ses alternatives et peut ainsi prendre des décisions de macro-gestion.

La question de la dépendance entre les équipes est également intéressante à explorer, car elle conditionne grandement la flexibilité de l’organisation. Les GRH gagnent à mener une réflexion globale sur le fonctionnement en interne.

Pourquoi faut-il préserver une approche humaine dans la gestion des congés ? 

Une vision d’ensemble permet à l’entreprise à préserver une part de flexibilité dans le pilotage de ses talents. Couplée à une organisation interne pertinente, elle offre davantage de solutions de secours pour pallier les imprévus de dernière minute. Mais attention, la mise en place d’un planning congés est un process à définir dans l’idéal en incluant les salariés. La transparence dans les décisions et la communication claire et justifiée sont des éléments qui favorisent la confiance au sein des équipes.

Considérer uniquement ses employés comme des ressources à utiliser et à réorganiser est une erreur. Il existe toujours une part d’incertitude humaine qu’il est impossible de prévoir à l’avance. Une bonne communication reste la meilleure prévention, couplée à des solutions de repli multiples en cas de besoin.

Si l’entreprise possède des objectifs fixés à atteindre qui nécessitent des ressources humaines présentes sur des périodes spécifiques, l’organisation en interne s’effectue dans l’idéal en conciliation avec les salariés concernés. Elle se planifie à l’avance et laisse de la place pour imaginer des solutions créatives afin de résoudre les problèmes, comme des compensations pour ceux qui acceptent de décaler leurs vacances. Une bonne gestion des congés ne ferme jamais le dialogue avec les employés.

 

Retrouvez notre dossier sur la gestion des Congés et Absences