Gestion des congés : comment optimiser ?

Ressources utiles pour la gestion des congés et absences

Nos guides pour mieux gérer vos congés et absences

• Comment calculer les congés : dans ce guide, nous faisons le point sur les méthodes de calcul en jours ouvrables et jours ouvrés, sur la période de référence à prendre en compte, ainsi que sur les cas particuliers (temps partiel, arrondissement du solde).
• Comment calculer l’indemnité de congés payés : nous vous partageons ici une méthode de calcul simple, basée sur la rémunération brute perçue par le salarié.
• Comment calculer les congés payés d’un salarié en CDD : dans ce guide, nous faisons le point sur les spécificités du calcul des congés dans le cadre d’un CDD, notamment en cas de mois incomplet ou de modification de contrat.
   

Nos outils gratuits à télécharger

• Modèle de planning congés : pour centraliser la gestion des congés et gagner en visibilité
• Modèle de feuille de temps (Excel) : pour suivre les heures travaillées, en prenant en compte les heures de travail quotidiennes, les heures supplémentaires et les pauses
• Modèle de planning de présences : pour organiser les rotations et assurer la couverture des postes
• Tableau complet pour la gestion des horaires de travail : pour optimiser les emplois du temps des employés
• Tableau de suivi et calcul des heures pour un travail à temps partiel : pour une gestion précise des heures travaillées dans les cas particuliers
• Bonus : tour d'horizon des principales solutions gratuites du marché pour la gestion des congés payés
   

Quelles sont les meilleures pratiques, pour gérer les demandes de congés et les approbations ?

Les meilleures pratiques pour gérer les demandes de congés et les approbations regroupent un ensemble d'actions qui vont vous permettre d'éviter les tensions au sein de votre entreprise. Premièrement, vous devrez instaurer des règles qui seront connues de tous. Cela peut par exemple concerner l'ordre de départ en congé, s'il y en a un, ou le respect d'un calendrier pour anticiper au mieux les congés de toutes les équipes. En fixant des règles, vous limitez les incompréhensions et favorisez la transparence vis-à-vis de la gestion des congés.

Les règles sont instaurées par l'employeur, mais il est judicieux d'en parler avec les collaborateurs, voire uniquement avec les managers ou autres responsables hiérarchiques, afin de déterminer les règles. Elles doivent être justes et ne pas pénaliser les salariés, sinon ils seront insatisfaits et cela créera des tensions. Les règles peuvent prendre en compte la situation familiale pour les congés pendant les vacances scolaires, par exemple. Par ailleurs, elles peuvent aussi concerner les éventuels congés imposés du conjoint ou encore l'ancienneté du salarié. Vous pouvez instaurer un roulement concernant les prises de congés sur certaines périodes, afin que chacun puisse trouver son bonheur.

Deuxièmement, vous devrez impérativement anticiper les demandes de congés afin de gérer au mieux les acceptations et les refus de congés. Par exemple, vous pouvez demander à vos salariés d'indiquer les dates qu'ils souhaitent prendre pendant les vacances d'été, dès les premiers mois de l'année. Cela vous permettra d'avoir le temps nécessaire pour harmoniser les demandes et les plannings, afin que tout le monde soit satisfait. Vous pouvez faire de même pour les congés de Noël qui sont très prisés, en demandant à vos salariés de faire leur demande dès la rentrée. Vous pouvez même leur demander de vous répondre avant une certaine échéance, afin de les pousser à vous donner l'information au plus vite.

Enfin, les outils que vous utilisez vous aideront sans aucun doute à suivre au mieux la gestion des congés. En utilisant un logiciel spécialisé, ou un fichier tel un tableur, vous serez dans de meilleures conditions pour vous en sortir face aux soldes de congés de vos salariés, les dates de congés prisées demandées par plusieurs salariés, etc.

Comment se passe la gestion des congés en fin de contrat ?

En fin de contrat, la gestion des congés est régulièrement une source d'interrogation, autant pour le salarié que l'employeur. Chaque année, le salarié acquiert des jours de congés payés pendant la période de référence, qui débute généralement le 1er juin et se termine le 31 mai de l'année suivante. À la fin de la période de référence, les congés payés non pris seront perdus, en théorie. Cependant, ils peuvent être reportés pour la période suivante, avec l'accord de l'employeur. De plus, en cas de situation exceptionnelle, l'employeur accorde aussi le report des congés payés non pris, pour la période suivante. Cela intervient lors d'une maladie, d'un congé de maternité, d'un congé de paternité ou d'un accident de travail, par exemple. Il est donc primordial d'en discuter afin d'éviter toute tension.

En cas de rupture de contrat, l'employeur se doit de verser une indemnité compensatrice de congés payés, selon le Code du travail. Le montant correspond à la rémunération de la totalité des jours de congés payés acquis non pris jusqu'à la date de fin de contrat. Avec l'accord de l'employeur, il est possible de poser les congés avant la fin du contrat, si cela arrange les deux parties. L'indemnité compensatrice de congés payés concerne la rupture de tous les types de contrat, qu'il soit un CDI, un CDD, un travail temporaire ou un contrat d'apprentissage. De plus, il n'y a pas de différence s'il s'agit d'une rupture de l'initiative de l'employé ou de l'employeur.

L'ICCP est versée lors d'une démission, lors d'un licenciement ou lors de la rupture d'une période d'essai. Le calcul de l'ICCP versé en fin de contrat est le même que celui qui concerne l'indemnité des jours de congé pris. L'indemnité est indiquée dans un des documents que l'employeur doit obligatoirement transmettre lors du départ de son salarié : le solde de tout compte. Elle doit être payée soit au moment du départ du salarié, soit au maximum à la date habituelle du paiement du salaire.
 

Comment éviter les conflits de calendrier dans la gestion des congés ?

Pour éviter les conflits de calendrier dans la gestion des congés, il est judicieux d'utiliser un outil informatique pour centraliser les informations. Pour éviter tous problèmes, vous devez rendre la gestion des congés limpide pour tous. Pour ce faire, vous devez être transparent concernant la procédure à suivre afin de demander les congés et d'en informer le salarié. En utilisant un logiciel dédié, ou un outil spécifique comme un fichier Excel, vous allez pouvoir regrouper plusieurs informations au même endroit, ce qui vous facilitera la tâche.

En gérant les congés de vos salariés avec un logiciel en ligne, tel que l'outil que nous vous proposons, vous êtes sûr d'optimiser la gestion RH. Pour éviter les conflits de calendrier, vous devez utiliser un support qui vous permet d'avoir une vue d'ensemble. Notre logiciel vous permet de mettre en place un tableau de bord unique pour centraliser toute la gestion des congés. Il gère notamment :

• Les demandes de congés, absences ou télétravail ;
• Leur validation et leur refus ;
• Le transfert des informations pour l'élaboration des paies mensuelles ;
• Le suivi facilité des informations, etc.

L'utilisation d'un tableau de bord unique est un moyen essentiel pour réussir la gestion des congés payés. Il permet de centraliser toutes les données nécessaires pour optimiser le traitement des demandes et ainsi d'éviter les conflits de calendrier.

Il est intéressant de relever le fait que la transparence vous permet aussi de rendre la gestion des congés plus compréhensible auprès de tous. Par exemple, en mettant à disposition un calendrier indiquant les demandes de congés des membres d'une même équipe. De ce fait, chaque équipe peut éventuellement discuter ensemble de la répartition des congés. Cependant, il se peut qu'ils n'arrivent pas à trouver un terrain d'entente, auquel cas la personne en charge des congés devra trancher en fonction des règles instaurées.

 

Qui a la charge de gérer les congés payés ?

C'est le ou la DRH qui doit gérer les absences et les congés de ses salariés. Généralement, cette mission est réalisée par les assistants des ressources humaines ou par les gestionnaires RH, selon la taille de l'entreprise. Leurs missions sont donc supervisées par le DRH. En cas de conflit de calendrier, la décision finale lui reviendra et il devra se référer aux règles instaurées afin de prendre les meilleures décisions.

Le service des ressources humaines s'occupe de gérer et de suivre l'utilisation des supports ou des outils utilisés par tous les employés pour les demandes de congés. L'utilisation d'un logiciel permet de gérer au mieux les congés payés, de plus, cela permet au service RH de superviser l'ensemble des demandes en cours. Le service des ressources humaines gère les demandes, les validations et les refus des congés annuels et des congés exceptionnels, ainsi que le suivi des absences. L'information est indiquée sur le logiciel et l'équipe RH se charge de traiter les informations afin que la répartition des congés soit optimisée.

 

Comment gérer les absences en entreprise ?

Pour gérer au mieux les absences, nous vous conseillons vivement l'utilisation d'un logiciel. Ce dernier est bien plus efficace que l'utilisation d'un fichier tableur. Un logiciel SIRH vous permet de gagner un temps précieux. Les informations qui y sont renseignées sont automatiquement transférées dans d'autres outils tels que le logiciel qui concerne l'élaboration des paies.

De ce fait, si vous utilisez notre logiciel de gestion des absences, les périodes d'absence de chaque salarié seront automatiquement indiquées dans la fiche de paie mensuelle correspondante. D'ailleurs, il en est de même pour les montants des notes de frais, lorsque vous utilisez notre module dédié aux notes de frais. C'est un gain de temps important pour le service des ressources humaines et cela évite aussi de commettre des erreurs.

Notre offre RH est complète, personnalisable et collaborative. Les salariés peuvent déclarer leurs absences directement dans le logiciel et le service RH n'a plus qu'à les consulter, les accepter ou les refuser. La centralisation des informations est idéale pour gérer au mieux les absences. Par ailleurs, la gestion des absences est aussi grandement facilitée grâce au logiciel proposé par Eurécia, notamment pour suivre les périodes d'arrêt maladie, par exemple.

Les types d'absences les plus courants en entreprise

1. Congés payés : périodes de repos rémunérées accordées aux salariés
    
2. Congés sans solde : absences pour lesquelles le salarié n'est pas rémunéré
    
3. Arrêt maladie : absences pour cause de maladie, souvent accompagnées d'un certificat médical
    
4. Congés maternité/paternité : absences pour la naissance d'un enfant, pour la mère ou le père
    
5. Congés parentaux : absences pour s'occuper de ses enfants, souvent non rémunérées ou partiellement rémunérées
    
6. Absences pour événements familiaux : absences pour des raisons spécifiques comme un mariage, un décès, etc.
    
7. Absences pour formation : absences pour participer à des formations professionnelles
    
8. Absences pour raisons personnelles : absences pour des motifs personnels divers, parfois non rémunérées
    
9. Congés sabbatiques : longue période d'absence pour réaliser un projet personnel ou professionnel
    

Que faire en cas d'absence injustifiée

Les absences injustifiées sont des absences non autorisées et non justifiées par un motif légitime. L'employeur peut considérer une absence comme injustifiée si le salarié ne fournit pas de justificatif (certificat médical, convocation officielle, etc.) dans les délais impartis (48 heures pour un arrêt maladie, 24 heures pour un accident de travail ou de trajet).

Les jours d'absence injustifiée ne sont pas rémunérés. Selon la gravité et la répétition des absences, l'employeur peut prendre des sanctions allant de l'avertissement au licenciement pour faute grave.

Procédure à suivre en cas d’absence injustifiée
 

1. Constat de l'absence : l'employeur doit constater l'absence du salarié et tenter de le joindre pour obtenir une explication.
    
2. Mise en demeure : en cas d'absence prolongée ou répétée sans nouvelle du salarié, l'employeur doit envoyer une mise en demeure de justifier son absence par lettre recommandée avec accusé de réception
    
3. Entretien disciplinaire : si l'absence n'est pas justifiée, l'employeur peut convoquer le salarié à un entretien préalable à une sanction disciplinaire
    
4. Mise en place d’une sanction appropriée : l'employeur peut décider de la sanction à appliquer en fonction de la gravité des faits et du règlement intérieur de l'entreprise, allant de l'avertissement au licenciement
    

A noter que Le salarié a le droit de fournir des explications et de justifier son absence même après la mise en demeure. En cas de sanction disciplinaire, il peut contester la décision de l'employeur devant le conseil de prud'hommes. L'employeur doit être en mesure de prouver le temps d'absence en cas de litige.
 

Quelles solutions existent pour gérer les congés des employés ?

Gérer les congés avec Excel

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