Nos astuces pour simplifier et fluidifier votre gestion des congés
La gestion des congés n'est plus une fatalité !
Pas de panique, des solutions existent pour vous aider !
Le décompte des congés, les périodes de référence et les calculs de compteurs vous donnent du fil à retordre ? Vos collaborateurs remettent en question leurs soldes de congés ? Vous êtes sollicités par vos collaborateurs pour connaitre leur solde de congé ? Plusieurs solutions s’offrent à vous :
1. Centraliser les congés avec un planning Excel :
Pour tenir le décompte des congés pris, il existe bien sûr la solution Excel, consistant à indiquer pour chaque salarié la liste des jours pris, les dates de validation des jours pris et les soldes de compteurs.
Dans le détail :
Il faudra également veiller à ne pas oublier :
En ce qui concerne le partage de ce document, vous pouvez décider d’en faire un Google Sheet partagé en ligne, ou faire de même via Google Drive. Vous pourrez ensuite restreindre les accès de chaque document au collaborateur concerné.
2. Centraliser les congés avec un logiciel congés et absences :
Résultat : moins de fichiers éparpillés, moins de perte de temps, moins de remise en question !
Vous êtes bombardés de demandes de congés, à l’oral, par mail, sur postit… ? Il vous arrive d’oublier de valider des congés, ou au contraire d’en valider trop vite ? Le solde de congés est souvent erroné ? En résumé, il vous manque une traçabilité ! Plusieurs possibilités :
Simplifier avec Excel :
Simplifier avec un logiciel congés et absences :
Résultat : du temps gagné dans la gestion des congés, une meilleure traçabilité des demandes et des collaborateurs ravis de poser leurs congés depuis leur canapé !
Vos managers manquent d’une vision en temps réel sur les congés de chacun ? Tendent à valider les congés « à l’aveugle » ? Ont parfois même la mauvaise surprise de se retrouver sans suffisamment de collaborateurs présents lors de périodes critiques ? En somme, il vous manque un planning congés fiable et à jour pour y voir plus clair !
Suivre les congés avec excel :
En créant un planning congés visuel avec les congés de chacun, vous pouvez facilement vérifier les présents/absents sur une période donnée. Vous pouvez même décider d'en faire un document partagé que vos managers pourront facilement consulter avant d'accorder ou non des congés.
Suivre les congés avec un logiciel congés et absences :
Avec une solution dédiée vous aurez accès à un planning congés en ligne, à jour en temps réel en fonction des absences posées.
Plus d’erreurs (et de regrets !) dans la validation des congés, une meilleure vision stratégique dans la planification, et des collaborateurs ravis de pouvoir se rappeler les périodes de congés pris en deux clics.
C’est la date d’envoi des variables de paie à votre cabinet comptable/gestionnaire de paie et vous n’arrivez pas à vous y retrouver entre vos heures sup’, congés payés, les absences rémunérées et non rémunérées (et ne parlons même pas des tickets restaurant !) Vous avez besoin de fiabiliser ce suivi pour perdre moins de temps à assembler les éléments tous les mois.
Effectuer le transfert des congés à la paie avec excel :
Certains l'appellent "fiche navette", d'autres simplement un tableau de préparation de la paie. Quelle que soit son appellation, celle-ci permet de communiquer à son prestataire paie toutes les informations nécessaires à l'élaboration de la paie. Ce fichier excel n'est pas nécessairement compliqué à construire. On aura par exemple comme colonnes :
L'élaboration de ce fichier implique néanmoins une grande rigueur dans le suivi des variables de paie au cours du mois.
Fluidifier le transfert des congés à la paie avec un logiciel congés et absences :
On aura bien sûr les mêmes éléments à fournir à son gestionnaire de paie, mais la transmission sera simplifiée, les variables de paie seront fiabilisées et le risque d'erreur réduit :
Dans les deux cas, plus besoin de vous munir de votre calculette, tout se fait de manière automatique ! Les variables de paie (congés, heures sup etc) de chaque salarié sont fiabilisés, et prêts à l'export chaque fin de mois.
Il existe deux manières de gérer les congés des collaborateurs : sur Excel ou via un logiciel spécialisé.
Opter pour un logiciel et ainsi digitaliser sa gestion des congés possède plusieurs avantages :
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La gestion des congés et absences se définit comme tout ce qui concerne le suivi, le traitement et l’interprétation des informations liées aux congés et aux absences des collaborateurs dans une entreprise.
C’est une tâche qui demande organisation et rigueur. Elle nécessite de pouvoir suivre les demandes effectuées par les salariés en temps réel. Le gestionnaire doit être en mesure d’apporter des réponses rapidement et de prendre des décisions adaptées pour concilier le bien-être des salariés avec les objectifs de l’entreprise.
Le planning congés a pour objectif de récupérer et de centraliser les informations relatives aux absences des employés rapidement et efficacement. Cette centralisation apporte une aide à la prise de décision. Une gestion bien organisée est un moyen d’éviter les conflits de ressources au sein de l’entreprise. Une réorganisation devient souvent indispensable quand la taille de l’entreprise augmente et que les situations des salariés se diversifient. Il est préférable de transformer cette tâche en une mission simple et lisible, afin de pouvoir identifier de façon claire les jours de présence et d’absence de chaque collaborateur.
Une bonne gestion des congés permet notamment :
La loi impose la définition de règles claires par l’employeur en ce qui concerne les départs en vacances, les RTT, et le compte épargne-temps (CET). Il est également nécessaire d’effectuer un suivi des situations spécifiques comme les congés maternité et paternité, les absences relatives au décès d’un proche ou à des évènements familiaux. Toute réglementation spécifique doit être inscrite au sein d’un accord d’entreprise.
C’est à l’employeur de vérifier et de contrôler la bonne prise des congés par les employés. Par conséquent, la gestion et l’organisation relatives à ces démarches sont des tâches qui lui incombent. Légalement, l’employeur a pour obligation de justifier d’avoir pris toutes les mesures nécessaires afin de permettre aux salariés de poser tous leurs jours de repos effectifs. Il possède également un devoir d’information relatif à la période durant laquelle il est possible de prendre des jours de repos.
Une phase de configuration préalable est nécessaire afin d’utiliser ces logiciels dans de bonnes conditions, mais la simplification du suivi des jours de repos est durable. La création de catégories spécifiques et la gestion groupée sont des opérations qui évitent de devoir gérer les emplois du temps des salariées un à un.
L’insertion et le traitement des données de l’entreprise dans une application adaptée revient à choisir une solution digitalisée qui s’adapte facilement aux évolutions de l’organisation en réduisant la charge mentale des responsables des ressources humaines.
Un logiciel SIRH dédié a pour objectif de rendre les informations plus digestes et plus claires, en prévoyant des interfaces dédiées pour chaque type d’utilisateur. Manager, employé, employeur, administrateur… tout le monde y trouve son compte. La visibilité s’effectue aussi bien sur le solde restant que sur le planning de chaque salarié et les éventuels impératifs professionnels.
Dans les grandes entreprises, il est intéressant de procéder à une organisation plus poussée en groupant les salariés par équipe et en établissant des priorités et des contraintes à respecter en amont. Donner de la visibilité aux managers et à leurs collaborateurs leur permet de mieux comprendre les décisions prises.
En gérant un accès à des informations spécifiques pour chaque type d’utilisateur, le gestionnaire garantit un suivi clair de la situation en temps réel, sans informations inutiles et polluantes. Un tel environnement de travail permet aux managers de gérer leur planning d’équipe avec des tableaux de reporting clairs pour garder une vision d’ensemble.
En bref, un logiciel dédié à la gestion des congés offre une interface claire pour calculer et suivre les soldes de façon simple. Il permet de suivre les absences et de gérer les modifications en quelques clics, tout en évitant les doublons et les informations confuses.
Une bonne gestion des congés payés permet à l’entreprise de continuer à avancer dans ses objectifs de travail, tout en évitant aux employés toute mauvaise surprise liée à l’absence d’un collaborateur. Certains processus sont importants à mettre en place, comme la planification d’un message d’indisponibilité sur la messagerie électronique d’un employé absent, ou encore la mise en place d’un tunnel de redirection vers les autres collaborateurs pour éviter la désorganisation.
Un logiciel dédié propose toutes les informations nécessaires dans une interface claire. Le rôle du GRH est d’utiliser ces éléments afin de réorganiser les ressources de façon pertinente. Il a pour mission d’éviter la création de problèmes et de ne pas perturber le workflow de l’entreprise.
Le traitement des demandes de vacances est une tâche fastidieuse qui demande pourtant des réponses en temps réel. L’organisation en interne et la communication sont des éléments primordiaux pour pouvoir valider et refuser les demandes de congés sans hésitation. Le gain de temps dans la gestion des absences se retrouve dans la mise en place d’horaires fixes journaliers pour la validation des demandes, ou encore dans la définition d’un système de validation automatique dans certaines conditions. Avec des règles explicites et connues par tous, les demandes de congés sont plus fluides, et les réponses sont plus rapides.
Les solutions d’automatisation réduisent la charge de travail tout en offrant davantage de clarté dans la communication avec les salariés. Les informations se mettent à jour dans l’interface en permanence et de façon automatique. Elles sont transmises aux collaborateurs concernés de façon instantanée. L’avantage de ce type de solution est aussi de pouvoir informer les salariés avec des notifications par mail ou par téléphone en cas de modification de leur planning.
L’anticipation permet de gagner en flexibilité dans le traitement des absences des salariés. Une réflexion en amont est souvent indispensable pour ne pas se retrouver sans solution au dernier moment.
L’inclusion de solutions alternatives dans l’équation, comme le passage par l’intérim ou les stages pendant les périodes creuses (comme l’été ou les vacances scolaires), permet de lisser les absences dans les équipes. La gestion des congés se simplifie aussi par la mise en place de rappels pour inciter les salariés qui le peuvent à poser leurs jours le plus en avance possible. En anticipant l’activité sur les différents mois de l’année et les demandes de vacances des employés, le responsable construit en amont ses alternatives et peut ainsi prendre des décisions de macro-gestion.
La question de la dépendance entre les équipes est également intéressante à explorer, car elle conditionne grandement la flexibilité de l’organisation. Les GRH gagnent à mener une réflexion globale sur le fonctionnement en interne.
Une vision d’ensemble permet à l’entreprise à préserver une part de flexibilité dans le pilotage de ses talents. Couplée à une organisation interne pertinente, elle offre davantage de solutions de secours pour pallier les imprévus de dernière minute. Mais attention, la mise en place d’un planning congés est un process à définir dans l’idéal en incluant les salariés. La transparence dans les décisions et la communication claire et justifiée sont des éléments qui favorisent la confiance au sein des équipes.
Considérer uniquement ses employés comme des ressources à utiliser et à réorganiser est une erreur. Il existe toujours une part d’incertitude humaine qu’il est impossible de prévoir à l’avance. Une bonne communication reste la meilleure prévention, couplée à des solutions de repli multiples en cas de besoin.
Si l’entreprise possède des objectifs fixés à atteindre qui nécessitent des ressources humaines présentes sur des périodes spécifiques, l’organisation en interne s’effectue dans l’idéal en conciliation avec les salariés concernés. Elle se planifie à l’avance et laisse de la place pour imaginer des solutions créatives afin de résoudre les problèmes, comme des compensations pour ceux qui acceptent de décaler leurs vacances. Une bonne gestion des congés ne ferme jamais le dialogue avec les employés.