Ça y est, vous avez listé vos besoins et vous êtes prêts à passer le cap de la digitalisation de la gestion des congés payés et autres absences au sein de votre organisation. Promis, vos tableaux Excel de congés ne vont pas vous manquer.
A ce stade, vous avez certainement identifié au moins trois priorités dans la sélection de votre outil : un paramétrage avancé, une connexion avec votre logiciel de paie et un respect de la législation française. Mais vous le savez, le choix d'un logiciel de congés n'est pas une mince affaire, car il doit contenter tous les acteurs de l'entreprise, de la fonction RH aux salariés en passant par les managers. Les logiciels gratuits ne sont pas toujours suffisants lorsque les besoins se complexifient.
Afin de vous aider à faire un choix parmi les solutions présentes sur le marché, voici cinq points essentiels à prendre en compte.
1. Un logiciel de gestion des congés paramétrable
- Adaptable à votre organisation, en proposant des profils personnalisables, des groupes d’utilisateurs et des liens hiérarchiques.
- Complet, intégrant tous les types de congés et absences, les jours de télétravail et l’ensemble des règles associées, dans le respect de la législation.
- Proposant des circuits de validation adaptés aux types d’absence. Par exemple, des congés payés validés directement par le N+1, mais des absences maladie traitées par le responsable RH.
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2. Un planning de congés partagé
Cette fonctionnalité est un des intérêts principaux d’un logiciel de gestion des congés, car elle permet d’offrir plus de visibilité aux managers et aux membres d’un service. Ce planning doit être simple et ergonomique pour simplifier la gestion par le manager et le suivi global par le gestionnaire RH. La notion de paramétrage est aussi essentielle pour le planning, car le gestionnaire RH souhaitera par exemple masquer la nature d’une absence maladie aux autres salariés.
3. Expertise et qualité logicielle !
- Mobilité : vos collaborateurs ne sont pas tous équipés de la même façon (ordinateur fixe, tablette ou smartphone), et il faut que la solution choisie s’adapte à leur métier et à leurs besoins de plus en plus nomades. Quoi de mieux que de pouvoir poser ses congés depuis son canapé en planifiant ses futures vacances ? Vos collaborateurs seront ravis.
- Protection des données : assurez-vous de choisir un logiciel qui réponde bien au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
- Connexion avec votre logiciel de paie : l’interopérabilité avec les principaux logiciels du marché est un atout majeur qui vous évitera les ressaisies en fin de mois. Vous gagnez ainsi un temps précieux lors de la préparation de vos éléments variables de paie. A minima, le logiciel doit proposer un export Excel pour votre expert-comptable !
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4. Un calcul et un contrôle des soldes automatique
Cette automatisation doit se faire en fonction des contraintes habituelles : date d’embauche, absences éventuelles, changement d’horaires de travail, etc. La solution doit pouvoir gérer tous les éléments qui ont un impact sur les compteurs et gérer les demandes par projection ou par anticipation.
5. Un outil en français et un support francophone
Les logiciels de gestion des congés payés sur le marché sont pour la plupart français ou américains. Gardez en tête qu’un support client basé en France vous sera d’une grande aide lorsqu’il s’agira de mettre en place les règles spécifiques à votre organisation tout en respectant le cadre légal. La gestion des congés et absences est un sujet complexe, sur lequel il est préférable d’échanger dans sa langue maternelle !
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