8 clés pour piloter vos entretiens annuels de manière productive et motivante

La période des entretiens annuels de vos collaborateurs approche, et avec elle, une crainte s’installe : celle de ne pas réussir à présenter ces entretiens comme des moments moteurs, et de voir vos collaborateurs perdre en engagement envers leurs missions.
Pour éviter cet écueil, vous devez garder deux mots d’ordre en tête : la bienveillance et la motivation.

Nous avons rassemblé pour vous dans cet article les conseils-clés pour faire de vos entretiens annuels des moments productifs et bienveillants, dont vos collaborateurs ressortiront boostés pour la période à venir.
 

Les entretiens annuels : un moment-clé pour votre entreprise et vos collaborateurs

Si les entretiens annuels ne sont légalement pas obligatoires, bon nombre de structures décident de les fixer comme de véritables rituels d’entreprise. Et pour cause : ces entretiens sont cruciaux, tant pour l’entreprise que pour les collaborateurs eux-mêmes.

Ils permettent notamment de :
 

• Suivre l’atteinte ou non des objectifs posés sur la période précédente.
• Suivre la mise en place des actions proposées sur la période précédente, et leur efficacité.
• Prévoir la suite de la carrière du collaborateur, sur la période suivante voire à plus long terme. C’est le moment de fixer des objectifs et de manifester ses volontés d’évolution de carrière, mais aussi de préparer le plan d’action pour atteindre ces objectifs.
• Faire le point sur le management à l'œuvre dans l’équipe du collaborateur.
• Évaluer la Qualité de Vie au Travail dans l’équipe, et plus largement, dans l’entreprise.

S’ils sont importants, ces entretiens peuvent cependant être des moments de friction potentiels. Il peut arriver que des problèmes d’organisation ou de compétences y soient mis en lumière, que des difficultés sociales dans l’équipe soient évoquées, ou que l’on annonce à un collaborateur que l’entreprise ne pourra pas répondre à ses attentes en matière d’évolution de carrière pour l’heure.

Quelle que soit la teneur de l’entretien annuel en question, il tient à vous, manager ou RH, de bien les mener pour qu’ils soient productifs et motivants pour chacun.

 

8 conseils pour piloter vos entretiens annuels de manière bienveillante

Vos entretiens annuels doivent à la fois correspondre aux attentes de votre entreprise et celles de vos collaborateurs, entre productivité et bienveillance. Voici huit clés pour vous assurer que ce soit le cas.

Sensibiliser les collaborateurs à l’intérêt de ces entretiens

La sensibilisation de vos collaborateurs à l’intérêt de ces entretiens, tant pour l’entreprise que pour eux-mêmes, est cruciale. Ils doivent comprendre qu’il s’agit à la fois d’une évaluation de leurs compétences et l’atteinte de leurs objectifs, mais aussi d’un moment d’échange à cœur ouvert, en dehors du cadre professionnel stricto sensu. Ils doivent également être capables de faire remonter de potentiels soucis relationnels ou organisationnels lors de ces instants dédiés.

Communiquez donc sur leur intérêt via votre communication interne - par exemple, via une newsletter interne dédiée au sujet. Veillez également à ce que les managers eux-mêmes en parlent avec leurs équipes.

Mettre en place une auto-évaluation du collaborateur en amont

Il est toujours de bon ton de faire en sorte que vos collaborateurs évalués lors de l’entretien arrivent avec une auto-évaluation de leurs compétences et atteintes d’objectifs sur la période.
Cette auto-évaluation doit être conçue sur la même structure que la grille d’évaluation qui sera utilisée par le manager ou le RH lors de l’entretien annuel. Cette structure prédéfinie permet de comparer les points de vue, et d’échanger sur un cadre commun, prévu à l’avance. Elle permet aussi de donner confiance en lui au collaborateur, et d’asseoir son assertivité à propos de ses compétences.
Prenez soin de distribuer cette auto-évaluation plusieurs semaines avant la date de l’entretien, pour laisser le temps au collaborateur de la remplir.

➡️ Pour cela, vous pouvez leur partager une trame d’entretien en amont. Vous ne possédez pas de trame d’entretien annuel ? Découvrez notre modèle téléchargeable :
 

Poser des questions ouvertes

Les questions ouvertes sont des questions auxquelles on ne peut répondre par “oui” ou “non”. Elles sont intéressantes car elles permettent d’ouvrir le dialogue, de libérer la parole, plutôt que de l’enfermer dans le carcan de la trame que vous aviez prévue pour l’entretien annuel.
Par exemple, plutôt que de demander “Vos conditions de travail sont-elles satisfaisantes ?”, demandez “Que pouvez-vous dire de vos conditions de travail actuelles ?”. Vous en tirerez plus d’insights sur le ressenti véritable de votre collaborateur.

Pratiquer l’écoute active

L’écoute doit être à la base de ces entretiens annuels. Veillez donc à prendre des notes, mais aussi à avoir une posture d’écoute réelle, en regardant votre collaborateur aussi souvent que possible.
Mais l’écoute active est un élément encore plus important ! Il s’agit d’une posture qui consiste à la fois à écouter les réponses verbales, concrètes, des collaborateurs, mais aussi à creuser au-delà du pur verbal. Le para-verbal, comme la gestuelle ou les expressions du visage, peuvent parfois dire autre chose que les mots.
Il vous faut y être attentif, pour pouvoir rebondir dessus de manière bienveillante, et creuser d'éventuelles problématiques plus difficiles à aborder pour le collaborateur.

Parler des attentes et perspectives de carrière des collaborateurs

Au-delà de l’atteinte ou non des objectifs précédemment fixés avec le collaborateur, il est crucial de tirer parti de ces entretiens annuels pour repérer ses attentes en termes d’évolution de carrière.
Souhaite-t-il percevoir une augmentation de salaire ? Avoir plus de responsabilités ? Pour atteindre ces nouvelles perspectives professionnelles, a-t-il besoin de suivre une formation spécifique ? Discutez honnêtement de l’avenir : c’est là la clé de la fidélisation de vos talents.

Inclure une partie sur le bien-être en entreprise

Vous le savez bien : la Qualité de Vie et des Conditions de Travail est désormais un élément crucial pour retenir vos talents dans votre entreprise, et assurer leur productivité au quotidien.

Quelle meilleure occasion pour parler du bien-être de vos collaborateurs au sein de votre structure que lors de leurs entretiens annuels ? N’hésitez donc pas à aborder des sujets comme les conditions de travail (charge de travail, travail hybride, aménagement des bureaux…), ou l’ambiance dans l’équipe.
💡 Vous pouvez également partager un questionnaire QVCT à vos collaborateurs. Pour vous y aider, découvrez ce modèle de questionnaire :
 

Solliciter des feedbacks d’autres collaborateurs

Pour avoir un regard totalement objectif, il peut être intéressant de solliciter des feedbacks en amont d’autres membres de l’équipe avec lesquels le collaborateur travaille souvent.

Finaliser avec une synthèse qui ouvre sur l’avenir

Enfin, pour bien clôturer l’entretien et faire en sorte que le collaborateur en tire le meilleur, veillez à le finaliser avec une synthèse bien ficelée. Celle-ci doit inclure à la fois les problématiques qui ont été mentionnées pendant l’entretien, et les solutions qui vont être déployées.

Formations prévues, évolutions de carrière à plus ou moins long-terme, nouveau point à organiser avec le manager avant la prochaine évaluation annuelle… Autant d’éléments qui doivent y être mentionnés, tout comme dans le compte-rendu.

Pour structurer au mieux cet entretien et connaître toutes ses subtilités (ainsi que sur tous les autres entretiens !), découvrez notre guide complet : "Entretiens digitalisés : le guide pour un management au plus près de ses équipes" :