En tant que manager, vous passez un temps significatif en entretiens managériaux. Entretiens annuels d'évaluation, entretiens de recadrage, entretiens rituels mensuels… Vous y êtes habitué, et savez les mener à bien.
Seulement, pour certains collaborateurs, ces entretiens sont difficiles à gérer. Ils sont si peu à l'aise dans cet exercice, ou si stressés, qu'ils ne se sentent pas libres d'exprimer clairement leurs craintes et leurs besoins. Pourtant, vous avez besoin de leur point de vue pour pouvoir les faire progresser dans leurs missions quotidiennes !
Découvrez ici 7 astuces pour libérer la parole de vos collaborateurs dans vos entretiens managériaux, et créer une relation de confiance lors de ces échanges en one-to-one cruciaux.😉
Annoncer l'ordre du jour bien à l'avance
Pour bon nombre de collaborateurs, le fait de recevoir une invitation à un entretien managérial sans contexte particulier peut être une source de stress significative. Et si vous évitez à vos collaborateurs ce stress, en leur diffusant à l'avance ce dont il va être question lors de l'entretien ?
Dans l'invitation que vous envoyez, composez l'ordre du jour, à savoir…
- Les objectifs de l'entretien : vous ferez ensuite le point sur un conflit qui a eu lieu ? Sur son poste ? Sur ses aspirations professionnelles
- Les questions qui vont être posées
- Les décisions à prendre à l'issue de l'entretien managérial
Le simple fait de savoir ce qui va être expliqué comme sujets lors de cet entretien permettra au collaborateur de s'y préparer psychologiquement.
Proposer au collaborateur d'envoyer ses questions en amont
Pour certains collaborateurs, il est complexe de se positionner en cours d'entretien pour indiquer qu'ils ont des questions, à proposer de votre management, de leurs missions, ou de leurs évolutions de carrières potentielles. Ces collaborateurs-ci sont peut-être plus à l'aise à l'écrit.
C'est pourquoi il peut être pertinent, dans l'invitation à l'entretien que vous envoyez, de proposer à votre collaborateur d'envoyer ses propres questions à l'avance. Ce faisant, il s'en libère immédiatement, et vous remet en main la responsabilité de les aborder pendant l'entretien en one-to-one.
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Proposer une auto-évaluation en amont de l'entretien managérial
Dans le cadre d'entretiens d'évaluation annuels des compétences, une auto-évaluation est très souvent proposée. Le principe est simple : le collaborateur se penche sur ses diverses compétences, et leur attribue une note ou un niveau d'expertise, selon ce qu'il pense être en mesure de délivrer à son poste au quotidien. Par la suite, le manager (voir les RH) remplit lui-même cette même grille d'évaluation, ce qui permet de comparer les deux et de discuter autour d'un même cadre préétabli.
Pourquoi ne pas étendre cette auto-évaluation à d'autres types d'entretiens managériaux ? Par exemple, lors des entretiens de recadrage , ou pendant les entretiens d'alignement mensuels, ce type de grille peut permettre de libérer la parole, en cadrant bien les échanges entre vous et vos collaborateurs.
Pensez également à inclure dans ces auto-évaluations une partie sur le bien-être au travail de vos collaborateurs. Cette question cruciale permet de démêler des sujets complexes mais cruciaux : ceux de la performance liés à la Qualité et aux Conditions de Vie au Travail.
Qu'ils soient RH ou managériaux, les entretiens sont de véritables outils de management pour vous permettre d'engager vos collaborateurs et d'atteindre vos objectifs de performance. Pour en savoir plus, découvrez notre guide « Entretiens digitalisés : le guide pour un management au plus près des équipes » :
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Proposer un entretien tripartite avec les RH
Dans les cas d'entretiens délicats, comme les entretiens de recadrage ou les entretiens post-conflit, la présence d'une troisième partie, totalement objective, peut rassurer votre collaborateur. Bonne nouvelle : les responsables des ressources humaines sont bien capables de moduler les arguments de chacun, ou bien d'être simplement "témoins" des échanges en cours.
Attention cependant à ne pas imposer la présence des RH si cela n'est pas nécessaire. Leur présence peut en effet renvoyer plus de stress, voire se faire contenir sur eux-mêmes certains collaborateurs.
Poser des questions ouvertes
Lors de l'entretien individuel ou de l'entretien annuel d'évaluation , voici l'une des clés pour libérer la parole de votre collaborateur : lui poser des questions ouvertes. Pour le dire simplement, il s'agit de questions qui n'admettent pas uniquement une réponse en « oui » ou « non », et lui demandent de développer ses arguments.
En utilisant ce type de questions, vous laissez l'opportunité à votre collaborateur de s'ouvrir à vous sur ses besoins ou les difficultés qu'il rencontre.
Laisser votre collaborateur s'exprimer en premier
En tant que gestionnaire, il peut être tenté d'introduire vos entretiens en présentant votre propre point de vue sur la situation en premier. Et si vous laissez votre collaborateur parler en premier, si la situation s'y prête ?
Vous pourrez ainsi faire preuve d'écoute active , en prenant quelques notes pendant qu'il s'exprime, pour ensuite reformuler les craintes et préoccupations qu'il a exprimées, avant de reprendre point par point celles-ci. Ainsi, il se sentira écouté, et vous lui ferez dire plutôt que de dire vous-même les points à améliorer.
Utiliser un logiciel d'entretiens managériaux
Dernier conseil pour libérer la parole pendant vos entretiens managériaux : le fait de vous appuyer sur un logiciel dédié à ces entretiens-clés.
Le principe de ces logiciels est simple : ils permettent aux collaborateurs de partager leurs commentaires, positifs comme négatifs, en amont de l'entretien, sans contrainte. Par la suite, le logiciel assure que tous les points retenus sont centralisés, et éventuellement suivis d'actions concrètes (par vous-même ou par les RH). De quoi formaliser vos entretiens, et leur assurer une structure qui libère la parole de chacun.
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