Téléchargez votre modèle de rapport d'étonnement

Qu'est-ce qu'un rapport d'étonnement ?

Le rapport d'étonnement consiste à demander à un nouveau salarié son avis et son expérience sur une situation. C'est généralement une analyse de ce qu'il a pu constater depuis qu'il a intégré l'entreprise, une nouvelle équipe ou après un changement d'organisation. Le collaborateur doit apporter un regard extérieur et critique, tout en étant constructif. Cela peut concerner un nouvel arrivant, mais aussi un salarié dans le cadre d'une mutation ou d'une fusion.

Présentation de notre modèle de rapport d'étonnement

Remis par le salarié à son manager quelques semaines après son arrivée, le rapport d'étonnement vous offre un regard neuf et spontané sur le fonctionnement interne de votre entreprise.

Vous souhaitez le mettre en place ?

Téléchargez notre modèle de rapport d'étonnement, il vous permettra de :

Faciliter l'intégration des nouvelles recrues et contribuer à leur engagement dans l’entreprise
Mettre en avant les axes d'amélioration et faire émerger des idées novatrices
D'accroître la performance en s'inscrivant dans un processus d'amélioration continue

Les entreprises donnent de l'importance au recrutement et l'intégration. Pour cela, les ressources humaines peuvent demander à un nouveau collaborateur un rapport d'étonnement. Les salariés peuvent ainsi partager leur expérience, apporter des critiques ou de nouvelles idées sur le processus de recrutement et l'onboarding. C'est un véritable outil de management. Pour faciliter la rédaction, l'entreprise peut créer un modèle de rapport d'étonnement. Qu'est-ce qu'un rapport d'étonnement ? Que doit-il contenir ? Quel doit être son format ? Explications.

Comment faire un modèle de rapport d'étonnement ?

Ce sont généralement les nouveaux collaborateurs qui doivent rédiger le rapport d'étonnement. Cela peut être des salariés en CDD ou en CDI, mais également des stagiaires ou des alternants. Il doit être rempli sur une période suffisamment longue, de quelques semaines à 2 mois, pour être neutre et complet. Au-delà de trois mois, le salarié est déjà imprégné de la culture de l'entreprise et la critique ne serait plus assez constructive. Il doit être réalisé au quotidien sur la période pour éviter les oublis. En amont, la société peut imposer un document, une trame bien précise. Comment rédiger un modèle de rapport d'étonnement ? Que doit-il contenir ?

Modèles de rapport d'étonnement : quelle forme ?

La forme du rapport d'étonnement est totalement libre. Il peut être laissé à la discrétion du salarié. L'entreprise peut également proposer une trame avec des rubriques ou des thèmes. Le rapport d'étonnement peut prendre plusieurs configurations :

Un questionnaire sous PDF, simplement créé avec un logiciel tel que Word et transmis par le manager ou les ressources humaines.
Un bilan oral avec le manager ou le service RH.
Un compte rendu écrit et rédigé entièrement par le salarié.
Un mix entre le questionnaire écrit et un entretien oral.

Infographie des différents formats pour un rapport d'étonnement

Comment rédiger un rapport d'étonnement ?

Le rapport d'étonnement doit faciliter l'expression du collaborateur. Quelle que soit sa forme, il doit encourager les critiques et la créativité. Le salarié doit se sentir libre de formuler son opinion. Le rapport doit permettre d'obtenir une information structurée pour exploiter facilement les réponses.

Le modèle de rapport d'étonnement dépend de l'objectif de la société. Il vise généralement à améliorer le processus de recrutement et d'intégration dans les entreprises. Il peut aussi remettre en question le management d'une équipe.

Les questions à inclure dans un rapport d'étonnement

Vous êtes intéressé par l’exercice du rapport d’étonnement ? Voici les questions à inclure dans votre questionnaire.

Sur le salarié : identifier le salarié, son manager et son service, la date de son arrivée. Cette section sert à connaître le contexte professionnel dans lequel évolue l’employé.
Sur le recrutement : le ressenti global du salarié sur son embauche, les points négatifs de l’onboarding , les points positifs de l’intégration , l’image de l’entreprise au moment de la rédaction du rapport d’étonnement et celle au moment du recrutement (pour identifier les discordances).
Sur la communication interne : savoir si toutes les informations nécessaires sont communiquées aux arrivants pour optimiser leur prise de poste.
Sur le poste : identifier les écarts entre l’annonce d’offre d’emploi et les tâches réellement demandées au salarié. Cette section sert également à connaître la charge de travail du poste.
Sur l’organisation de l’entreprise : la section permet de connaître les points de blocage dans ses procédures. Elle peut également permettre de mettre à jour des processus fonctionnant bien.
Sur les outils fournis au salarié : sert à connaître si les outils de travail sont adéquats pour effectuer les missions demandées.
Sur les idées d’amélioration : valoriser les expériences passées du collaborateur en lui demandant d’identifier les qualités de ses anciennes sociétés pouvant être mises en œuvre dans l’entreprise actuelle.

Le contenu du rapport d’étonnement doit être adapté en fonction des personnes lisant le document (RH, manager, direction) et de l’entreprise. Si vous manquez de temps pour réaliser votre propre rapport d’étonnement, utilisez notre modèle.

Infographie sur les questions à inclure dans un rapport d'étonnement

FAQ : modèle rapport d'étonnement

Quels sont les différents types de feedbacks existant dans un rapport d'étonnement ?

Le rapport d'étonnement vise à recueillir les premières impressions du salarié ayant passé quelques semaines au sein de votre organisation. L'objectif est de pouvoir exprimer tous les sujets l'ayant interpellé, bons comme mauvais.

Ils peuvent se prononcer sur l'organisation, le management, la communication internet ou externe, les valeurs de l'entreprise, les locaux, l'environnement de travail, l'ambiance, l'équipe, les processus, les horaires, etc. Le rapport étant destiné aux nouveaux arrivants, il peut également être intéressant de connaître l'avis de la recrue sur le processus de recrutement et d'onboarding.

Voici les différents feedbacks à obtenir :

Les feedbacks positifs (les aspects apppréciés de l'entreprise) : il s'agit d'exprimer les bonnes surprises éprouvées depuis l'arrivée dans la société. Ce peut être l'ambiance de l'entreprise, la flexibilité des horaires de travail, le support d'un manager ou les services proposés par l'entreprise (salle de sport, conciergerie, etc.).
Les feedbacks négatifs (problème ou dysfonctionnements) : ici, le salarié peut identifier les sujets problématiques rencontrés. Il peut s'agir d'un conflit entre deux salariés, un défaut de procédure, un manque d'équipements, le manque d'informations fournies pendant l'onboarding, etc.
Les feedbacks constructifs (suggestions d'améliorations) : cette section est très utile pour disposer d'idées nouvelles. Le nouveau collaborateur pourra piocher dans ses expériences ultérieures pour améliorer les processus de l'entreprise. Il peut ainsi proposer un module de formation, une nouvelle façon de traiter les litiges clients, un rangement plus efficace des dossiers et des archives.
Les feedbacks émotionnels (basé sur une expérience) : ils servent à parler d'une expérience marquante arrivée depuis l'arrivée dans l'entreprise. La section permet de personnaliser le rapport d'étonnement et, éventuellement, d'apporter des solutions adaptées aux soucis spécifiques du salarié.

Le rapport d'étonnement peut prendre différentes formes. Ce peut être un questionnaire écrit, mais également un retour oral au manager. Pour plus d'efficacité, il est préférable d'opter pour un rapport écrit. De cette manière, il est plus facile de traiter les informations ou de les conserver.

Quelles sont les différences entre un rapport d'étonnement et une enquête de satisfaction ?

Le rapport d'étonnement et l'enquête de satisfaction sont deux outils utiles, mais différents :

Ils ne s'adressent pas au même public : le rapport d'étonnement est destiné aux nouvelles recrues après quelques semaines dans l'entreprise. L'enquête de satisfaction s'adresse à tous les employés, peu importe leur ancienneté. Il est toutefois possible de viser une catégorie de collaborateurs (les cadres, les membres d'un service, les employés d'une filiale). Généralement, l'enquête de satisfaction s'adresse à tous les employés d'une entreprise.
Ils n'ont pas le même objectif : le rapport d'étonnement permet d'identifier les qualités et les défauts d'une entreprise grâce à un œil nouveau. L'enquête de satisfaction vise, elle, à connaître si les employés aiment travailler dans leur entreprise. Le bien-être au travail est un des piliers de la productivité. Il est donc important d'identifier rapidement si l'atmosphère n'est pas au beau fixe pour mettre en place des actions pour y remédier.
Ils ne fonctionnent pas de la même manière : le rapport d'étonnement est un exercice personnel. Il est destiné à recueillir les feedbacks sur l'expérience personnelle et les ressentis d'une personne en particulier. Il s'agit d'obtenir un retour qualitatif. Il ne peut pas être anonyme. L'enquête de satisfaction, elle, est là pour capter la perception des collaborateurs sur leur entreprise ou sur un sujet plus précis (un service ou un produit proposé, par exemple). Ici, le salarié doit cocher des cases à des questions composées de choix prédéfinis. Il s'agit d'obtenir une évaluation quantitative pour pouvoir réaliser des statistiques d'opinions. L'exercice peut être anonyme. Cela est d'ailleurs recommandé pour s'assurer de la large participation des employés. Il est possible de laisser une case pour un avis écrit à la fin du formulaire, mais l'idée n'est pas d'avoir des commentaires poussés sur le sujet.

Pourquoi un rapport d'étonnement doit-il être confidentiel ?

Le rapport d'étonnement doit offrir une forte confidentialité aux salariés. En effet, pour être utile, le collaborateur doit pouvoir s'exprimer sincèrement et librement. Seul un traitement confidentiel de ses réponses peut permettre d'obtenir des feedbacks intéressants.

Il est essentiel de mettre le salarié en confiance. Arrivé depuis peu, ce dernier souhaite certainement faire une bonne impression. Donner des avis négatifs sur l'entreprise peut donc s'avérer contreproductif pour lui. Il faut mettre en place des garanties lui permettant de s'exprimer ouvertement. Ses avis ne doivent pas donner lieu à un jugement ou à des représailles de la part des RH, du manager ou de la direction. Si l'employé se sent contraint, il risque de fournir des réponses convenues ayant peu d'intérêt pour faire évoluer l'entreprise.

Pour favoriser le climat de confiance vous devez :

Réaliser le rapport d'étonnement dans le but de vous améliorer ;
Considérer toutes les critiques (positives comme négatives) avec un esprit constructif et pragmatique ;
Expliquer vos attentes avec précision ;
Poser les règles dès le départ. Si vous ne souhaitez pas de critiques négatives, expliquez-le. Tous les salariés ne maîtrisent pas la technique de la critique positive. Vous pouvez également imposer de ne citer aucune personne nominativement si vous souhaitez éviter les litiges. À vous de fixer des limites en fonction de votre entreprise. N'oubliez pas, toutefois, le but de l'exercice : identifier les failles et les points forts de votre organisation. Pour ne pas perdre de vue ce but, il est nécessaire pour l'employeur de réaliser le rapport d'étonnement avec l'esprit ouvert. Si vous ne pensez pas votre organisation capable de gérer certaines critiques, l'outil n'est peut-être pas encore pour vous.

En complément de la confidentialité, il peut être intéressant de fournir un retour au rapport d'étonnement du salarié. Cela permettra au collaborateur de savoir si ses commentaires ont été compris ou pris en compte. Cette démarche permet d'exprimer au salarié votre intérêt pour son avis. Vous pouvez lui demander des explications ou des compléments d'information. Il est possible de discuter certains points pour approfondir son point de vue. Enfin, vous pouvez lui communiquer les éventuelles actions prises à la suite de ses feedbacks.

Quelles sont les informations que doit contenir un rapport d'étonnement en entreprise ?

Le contenu du rapport d'étonnement va dépendre de l'objectif qu'il remplit. À quoi va-t-il servir ? À qui est-il destiné ? Est-ce à la direction ou aux ressources humaines ? On peut toutefois distinguer plusieurs éléments communs. Des thèmes propres à chaque poste peuvent être ajoutés.

Les informations contextuelles sur le collaborateur : ce sont les éléments liés au salarié et à son environnement de travail. Cela va être l'identité du salarié, le manager et le service de rattachement. Il est possible de préciser la date d'entrée dans l'entreprise, son travail, etc.
L'accueil du nouveau salarié dans l'entreprise et son intégration : les collaborateurs peuvent s'exprimer sur les points positifs et négatifs de l'accueil dans la société. Ils peuvent ainsi suggérer une nouvelle manière de faire. De son côté, l'employeur peut identifier ce qui peut être amélioré pour l'intégration des nouveaux.
L'organisation de l'entreprise ou du service : l'employé peut s'exprimer sur sa vision de la société, aussi bien en matière de gestion, d'organisation. Il peut mettre en avant les points positifs, mais également les difficultés qu'il a pu rencontrer. Il peut énoncer ses interrogations et son étonnement.
L'analyse de la communication interne à l'entreprise envers ses collaborateurs : l'employé peut exprimer ses besoins sur l'information qu'il aurait aimé avoir et qu'il n'a pas eue, ou encore, celle qu'il estime plus importante que d'autres, etc.
L'exercice et les enjeux du poste de travail : le salarié peut formuler ce qu'il a compris sur sa place dans son équipe, des enjeux de son poste. Il peut décrire les moyens dont il dispose pour y parvenir et ceux dont il aurait besoin. Il peut définir les différentes étapes pour la pratique de son activité, avancer des points d'amélioration et partager les éléments bloquants.

Quels sont les avantages de l'utilisation d'un rapport d'étonnement ?

Les avantages du rapport d'étonnement pour l'employeur

Grâce au rapport d'étonnement, l'employeur dispose d'informations stratégiques sur son entreprise. Il évalue l'organisation interne de l'entreprise et la qualité d'intégration. Les ressources humaines peuvent proposer des pistes d'amélioration pour l'entreprise ou pour un service. Cela remet en question la gestion de la société dans le seul but de développer ses performances.

Les avantages du rapport d'étonnement pour le salarié

De son côté, le salarié se sent gratifié et peut proposer de nouvelles idées. Son intégration est facilitée puisque le rapport d'étonnement peut le guider et l'aider à se poser les bonnes questions.