Les entretiens annuels d’évaluation : en voilà, un moment-phare de l’année, pour les pôles RH des entreprises ! Ces entretiens sont cruciaux pour assurer la bonne gestion des talents, des besoins en formation, mais aussi pour obtenir une appréciation de la QVCT de l’entreprise.
En tant que RH ou RH à temps partagé d’une ou de plusieurs PME, il vous incombe de préparer ces entretiens en bonne et due forme. Et cette mission semble receler d’une quantité de petits détails à ne pas oublier : un véritable challenge !
Découvrez dans ce petit guide en 4 étapes comment préparer les entretiens annuels d’évaluation de votre PME, pour un déroulé fluide et structuré de ces face-à-face. Challenge accepté ?
Etape 1 : Préparer les outils d’évaluation des compétences
Préparer les entretiens annuels d’une entreprise, c’est bien. Fournir aux managers ou au patron en charge de ces entretiens des outils précis d’évaluation des collaborateurs, c’est mieux !
Prenez donc le temps de créer pour votre organisation…
- Les grilles d’auto-évaluation des collaborateurs. Celles-ci doivent leur permettre de repérer les points forts dont ils ont fait preuve sur la période, ainsi que les axes d’amélioration pour la période suivante.
- Les grilles d’évaluation pour les managers ou le patron en charge des entretiens individuels annuels. Il est crucial que ceux-ci puissent se les approprier en amont des entrevues !
Afin de créer des outils d’évaluation réellement pertinents, n’hésitez pas à consulter les fiches de poste de chaque collaborateur, pour adapter les grilles d’évaluation à leur métier. Pourquoi pas même les co-construire avec les managers, pour s’assurer qu’elles permettent d’évaluer ce qui se passe concrètement sur le terrain ?
Etape 2 : Préparer la trame des entretiens annuels
Un entretien annuel professionnel dure en général une à deux heures. Il vous faut vous assurer que la personne chargée de ces entretiens sache précisément quels sujets aborder avec les collaborateurs.
C’est là qu’une trame d’entretien professionnel annuel s’avère précieuse. Habituellement, ces entretiens se déroulent en 3 parties distinctes :
- Un bilan de la période. On y mesure les résultats obtenus par rapport aux objectifs de l’année écoulée, ce qui s’est bien passé, et ce qui nécessite de potentielles améliorations. C’est également le moment d’évaluer le comportement du collaborateur dans le cadre professionnel, et son bien-être au travail.
- Une réflexion sur l’avenir. Il s’agit non seulement de co-construire les objectifs du collaborateur sur la période suivante, mais également d’aborder les besoins en formation ou en accompagnement potentiels, qui permettront d’atteindre ces objectifs. Il ne faut pas hésiter à parler de plan de carrière, et des aspirations des collaborateurs dans les années à venir.
- Une rapide synthèse de ce qui s’est dit. Faites court : le compte-rendu écrit dont vous aurez préparé le modèle grâce à cet article détaillera les éléments-clés à retenir de l’entretien d’évaluation.
En présentant cette trame d’entretien aux managers ou au patron, prenez également le temps de les préparer à adopter la bonne posture le jour J. Il est recommandé de laisser parler le collaborateur autant que possible, sur le modèle de 70% de temps de parole pour lui, et 30% pour la personne en charge de l’évaluation.
💡 Coup de pouce : Vos managers n'ont pas de trame définie pour cadrer le déroulement des entretiens annuels ? Voici justement un modèle d'entretien annuel complet et prêt à l'emploi !
Etape 3 : Mettre en place un planning précis des entretiens
Même dans une PME avec peu de salariés, l’organisation du planning des entretiens annuels peut rapidement devenir un casse-tête, si l’on ne s’y prend pas assez à l’avance !
Veillez donc à préparer ce planning aux petits oignons :
- Dédiez des plages horaires aux différents collaborateurs évalués, ainsi qu’aux personnes en charge de leur évaluation
- Réservez une salle calme pour toute la durée des entretiens
- Préparez les emails de convocation, où vous envoyez la grille d’auto-évaluation, et expliquez rapidement que l’entretien se basera sur une discussion entre le manager/le patron et le collaborateur
- Envoyez les invitations calendrier pour chaque entretien, au salarié et au manager concerné, au moins 15 jours à l’avance
Eh oui : des entretiens annuels d’évaluation, ça se prépare, du côté Ressources Humaines comme du côté collaborateur !
Etape 4 : Préparer un modèle de compte-rendu d’entretien annuel
Grâce aux 3 étapes précédentes, vous avez préparé “l’avant” et “le pendant” des entretiens annuels. Et si vous vous penchiez sur la préparation de “l’après” ?
A vous de créer un modèle de compte-rendu d’entretien annuel. Celui-ci suit généralement le déroulement de l’entretien individuel, en mentionnant :
- Le bilan de la période, comprenant l’atteinte ou non des objectifs, la description des compétences acquises ou manquantes, et l’évaluation du ressenti du collaborateur
- La réflexion sur l’avenir, avec les objectifs fixés pour la période suivante, les éventuelles volontés d’évolution de carrière, et le repérage précis des besoins de formation
Si chacune de ces étapes peuvent être menées via de basiques tableurs Excel, un SIRH vous permet cependant de simplifier l’organisation et le suivi de vos entretiens.
Notifications automatiques aux personnes concernées, planification en quelques clics, centralisation des données, meilleur suivi… De quoi faire de de ce moment-clé de la vie d’une entreprise un moment fluide et transparent !
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