Dans le vaste monde des ressources humaines, on entend souvent parler d’offre d’emploi. En revanche, ce dont on entend plus rarement parler, c’est de fiche de poste ! Pourtant, comme de nombreux outils RH, elle présente de nombreux avantages et profite à tous les acteurs de l’entreprise.
Définition, rôle, contenu… Faisons ensemble un tour d’horizon de la fiche de poste !
Qu'est-ce qu'une fiche de poste ?
Légalement, rien n’oblige les services RH à se munir de fiches de poste. Pourtant, elles sont des outils de gestion très utiles puisqu’elles permettent d’appréhender un métier dans un secteur d’activité précis.
Concrètement, ce document permet d’avoir une représentation réelle du poste à l’instant présent. Il est recommandé de ne pas y intégrer d’éléments hypothétiques, comme des missions futures envisagées par exemple. La fiche de poste est cependant évolutive pour toujours correspondre à la réalité du métier. Elle se transforme en fonction du collaborateur mais aussi des changements liés aux missions.
Par exemple, si un collaborateur se voit confier de nouvelles responsabilités, mais que l’intitulé de son poste reste le même, la fiche de poste doit être mise à jour.
➡️ Quelle est la différence avec la fiche de fonction ? Réponse dans notre article dédié !
À quoi sert la fiche de poste ?
La fiche de poste est un outil utile au service RH à différents niveaux :
Dans le processus de recrutement
La fiche de poste est très bénéfique dans le processus de recrutement. Elle permet aux recruteurs de saisir toutes les missions ainsi que les compétences (professionnelles et softs-skills ) nécessaires et que doit posséder le candidat. Elle permet donc de recruter des profils adaptés et facilite l’étape, souvent longue, du sourcing.
La précision des missions dans la fiche de poste est primordiale, elle a pour but de sélectionner des CV sur la base de critères clairs.
La fiche de poste précise les attentes rattachées au poste et peut être utile pendant les entretiens de recrutement.
Pour être efficace, la fiche de poste doit être rédigée en amont de l’offre d’emploi.
Dans la gestion prévisionnelle des compétences
Aujourd’hui les compétences doivent s’adapter dans un monde professionnel qui se transforme de plus en plus vite ! Les fiches de postes permettent d’avoir une vision globale de l’existant. Une photo à l’instant T du vivier de compétences dont dispose l’entreprise. Des informations précieuses qui facilitent la mise en place de la GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences). L’entreprise pourra prévoir et anticiper les métiers de demain mais aussi identifier les nouveaux besoins en compétences. En fonction, les services RH vont ainsi déterminer des axes précis d’amélioration et proposer des plans de formation adéquats.
La fiche de poste est également un outil précieux pour le manager qui peut s’y référer pendant les entretiens d’évaluation.
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Pour comprendre et optimiser l’organisation du travail et la performance des équipes
Pour suggérer des améliorations, il est nécessaire de connaître le rôle de chacun au sein de l’entreprise. Grâce à des fiches de poste précises, il est possible d’anticiper les compétences manquantes et de faire, en fonction, des propositions de mobilité interne aux collaborateurs.
Grâce à la fiche de poste, les services RH peuvent donc valoriser le parcours professionnel et personnel des collaborateurs de l’entreprise. Des démarches qui accompagnent le changement et qui participent au bien-être au travail.
Les avantages de la fiche de poste
La fiche de poste apporte au collaborateur une vision claire de ce qu’on attend de lui et de son positionnement dans l’entreprise. Elle lui permet de connaître précisément les critères sur lesquels il sera évalué lors des entretiens professionnels. Enfin, la fiche de poste lui offre l’occasion de mener des réflexions personnelles sur ses compétences et la finalité de ses missions.
Grâce à la fiche de poste le manager peut accompagner au mieux ses collaborateurs dans leur progression professionnelle et anticiper l’organisation du travail au sein de son équipe grâce à une vision complète des compétences à disposition.
La direction et le service RH, en plus d’avoir une vision globale de l’organisation au sein de l’entreprise, disposent d’une meilleure réactivité et optimisent le processus de recrutement.
Que doit contenir une fiche de poste ?
Mais alors, que doit contenir une fiche de poste ? Si la loi n’impose rien, pour être complète la fiche de poste doit décrire précisément le poste en question et les qualités attendues du collaborateur :
1. La description du service
Tous les renseignements qui se rapportent au service : effectif, hiérarchie, mission principale…
2. La description de la fonction
Les missions (principales et secondaires) inhérentes à la fonction et les activités rattachées à ces missions.
Le profil de la fonction c’est-à-dire les compétences (techniques et personnelles) nécessaires ainsi que la formation demandée.
Le contexte de la formation ou l’environnement de travail où il faudra décrire les spécificités et contraintes du poste, les relations professionnelles fréquentes…
3. Condition d’exercice de la fonction
Il s’agit ici de la partie de la fiche de poste la moins amenée à changer. On y décrit le type de contrat, le salaire, le lieu de travail…
Dans l’univers RH la fiche de poste n’est pas un outil anodin. Lorsqu’elle est précise et complète, la fiche de poste devient même un outil stratégique. Vous êtes convaincus et souhaitez mettre en place cet outil au sein de votre entreprise ? Voici un modèle de fiche de poste prêt à l’emploi !
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