En France, de nombreuses entreprises utilisent encore les formulaires papier pour gérer les demandes de congés et absences. Une tâche administrative qui consomme temps et énergie, et qui peut aussi être source de tensions dans l’entreprise. La bascule vers une solution numérique n’est pourtant pas complexe et génère un réel gain de temps pour tous les acteurs de l’entreprise, tout en réduisant et en automatisant de nombreuses tâches administratives.
Et au sein de votre entreprise, ça en est où ? Vous hésitez à chambouler vos habitudes ? Vous doutez que la digitalisation puisse être un levier de performance ? Alors cet article est fait pour vous.
Gain de productivité et baisse des coûts de gestion
La digitalisation des congés payés, c’est avant tout la mise en place d’un mode de fonctionnement basé sur l’autonomie des collaborateurs. Le processus est simplifié à toutes les étapes (demande, validation, traitement par le service RH). Cette automatisation de nombreuses tâches sans valeur ajoutée permet de vous émanciper de la gestion administrative et de répondre aux contraintes légales, sans perte de temps. Le gain de temps et de productivité est d’autant plus fort dans les organisations complexes : multisites, international, agents itinérants, etc. : la distance disparaît au profit de l’instantanéité.
Du côté du service RH, la digitalisation permet d’avoir une vision claire et immédiate des plannings et des demandes en cours, tout en étant beaucoup moins sollicité. Avec des salariés autonomes sur le suivi des soldes et des demandes, les acteurs RH bénéficient de plus de temps pour gérer leurs nombreuses autres missions : recrutement, onboarding, notes de frais, entretiens...
Cohérence avec les nouveaux modes de travail
Les besoins des collaborateurs évoluent et leurs usages aussi : la mobilité et l’immédiateté font à présent partie de nos attentes à tous. Avec un logiciel congés pour gérer les congés et absences, un salarié peut connaître à tout instant ses droits en cours (RTT, télétravail, nombre de congés payés restant, etc.) et peut donc mieux anticiper ses demandes. Avec un planning partagé, il travaille en mode collaboratif et adapte sa demande pour un meilleur roulement du service, notamment sur les périodes les plus demandées comme les vacances de Noël ou lors de mouvements de grève.
Côté manager, la dématérialisation est un véritable atout : visibilité globale, roulement des équipes, anticipation des besoins, ou besoin de réactivité. Le système de validation intégré au logiciel limite les va-et-vient entre le collaborateur, le manager et le gestionnaire RH. Il facilite également la prise de décision : compteurs, soldes, heures de récupération ou tout autre type d’absence sont gérés de façon automatique et consultables en temps réel.
Meilleur pilotage et moins de risques
Avec une entreprise toujours plus connectée, les professionnels RH doivent faire évoluer leur rôle et aller au-delà de la stricte gestion administrative. Cette valorisation du métier est essentielle aujourd’hui, et s’appuie notamment sur la mise en place d’un logiciel de gestion RH en ligne permettant de répondre à plusieurs besoins :
- Être en cohérence avec les évolutions légales : barèmes, types de congés…
- S’affranchir des contraintes informatiques : mise à jour du logiciel, fiabilité, accès…
- Assurer la sécurité et la confidentialité des données via un prestataire de confiance.
- Rendre plus autonomes les managers dans leur gestion d’équipe.
Au sein de l’entreprise, l’outil devient alors un référentiel commun, utilisé par tous les services et adapté à ses besoins. Il structure les échanges et devient un gage de transparence. Il simplifie également la communication avec l’expert-comptable ou le prestataire de paie en automatisant le transfert de données.
Fini les ressaisies, copier-coller, demandes de relances pour récupérer les feuilles volantes… Adieu les erreurs de saisie ou de calcul dans un tableur Excel : la digitalisation des tâches administratives limite le risque.
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La digitalisation a de nombreux avantages et profite autant aux gestionnaires RH qu’aux managers, et plus globalement, à tous les collaborateurs de votre organisation, qu’il s’agisse d’une association, d’une très petite entreprise, ou d’une PME.
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