Vous souhaitez mettre en place un logiciel SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) pour gérer vos congés & absences ? Et vous vous apprêtez à sélectionner un partenaire pour vous accompagner dans ce beau projet ? Minute papillon ! Afin de choisir la solution logicielle parfaitement adaptée à votre entreprise, prenez le temps de mettre à plat vos besoins.
1. Définissez les besoins du cadre légal
Le cadre légal comprend l’ensemble des lois et des décrets qui encadrent votre gestion des absences. Lors de la mise en place d’un logiciel de gestion des congés & absences il faut se poser la question suivante : qu'est-ce qui impacte, au quotidien, ma gestion des congés & absences ?
N’oubliez pas d’identifier les aspects spécifiques à votre entreprise comme les accords collectifs ou votre convention collective pour n’omettre aucune variable.
Voici des exemples de questions à vous poser :
- Avez-vous une ou plusieurs conventions collectives ?
- Pratiquez-vous le forfait jours ?
- Accordez-vous des RTT ?
- Avez-vous des accords collectifs ?
➡️ Avant de vous lancer, vous aimeriez avoir un aperçu d'un tel outil ? On vous montre comment poser une demande de congés en quelques secondes avec Eurécia :
2. Identifiez les besoins du cadre opérationnel
Place maintenant à la deuxième étape : la définition du cadre opérationnel. Vous allez devoir formaliser le fonctionnement interne de votre entreprise afin de faire ressortir les processus impactant la gestion des congés et autres absences.
Tout d’abord, analysez et structurez vos particularités opérationnelles :
- Type de structure (pyramidale, divisionnelle, fonctionnelle, solaire…)
- Organigramme
- Processus de validation en place actuellement.
En faisant ce travail vous définissez les différentes relations hiérarchiques et fonctionnelles de votre entreprise. Cette étude structurelle va vous permettre d’identifier les forces et les faiblesses de votre fonctionnement. N’oubliez pas de les prendre en compte dans le choix de votre SIRH.
La mise en place d’un logiciel de gestion des congés & absences a pour objectif principal de simplifier vos processus RH. En ce sens, identifiez l’ensemble de vos processus internes pour que la solution s’adapte au mieux à vos processus actuels.
En définissant vos besoins du cadre opérationnel, vous allez comprendre les mécanismes et les particularités de chacun de vos services. Ces informations vont être précieuses dans le choix de votre logiciel de gestion des RH.
Difficile de choisir un partenaire RH malgré la définition de votre cadre opérationnel ? Nous avons mis en place une grille comparative des partenaires RH afin de vous vous épauler dans le choix de votre logiciel SIRH.
3. Quels sont les besoins de vos collaborateurs ?
Qui de plus important que les collaborateurs de votre entreprise ? Personne ! Pour réussir la mise en place d’un logiciel congés, il faut avant tout penser à vos collaborateurs. Chaque entreprise a ses habitudes qui définissent les échanges et le quotidien des collaborateurs. Quelles sont les vôtres ?
Vos collaborateurs sont-ils nomades ou sédentaires ? Dans le cas de salarié nomades, il faut que la solution choisie pour digitaliser les congés intègre une application où une version mobile. Vos collaborateurs pourront ainsi poser leurs congés en toute simplicité. Les managers en seront alertés via une notification et n’auront plus qu’à valider ou refuser la demande.
Les salariés de votre entreprise sont-ils familiers avec les outils digitaux ? Si la réponse est non, vous devrez penser à mener une vraie conduite du changement car certains profils pourront être plus réfractaires à la transformation. Pour que votre projet soit une réussite, veillez à ce que la ligne managériale soutienne le projet et conduise ce changement.
Mais in fine, nul doute que vos collaborateurs seront conquis ! La digitalisation des congés offre des avantages non négligeables en tant que salariés !
- Pose des congés en quelques clics
- Délais de validation des congés réduit, le manager est notifié en temp
- Accès à son solde de tout compte mis à jour en temps réel
On vous en dit plus dans cet article : digitalisation d’un congé comment ça se passe ?
Une fois votre besoin défini, vous allez pouvoir passer à la rédaction de votre cahier des charges. Pour vous y aider, téléchargez gratuitement notre guide des 7 étapes pour bien rédiger son cahier des charges SIRH.
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