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  • Actu RH
  • 10/02/2020

Congés & absences : définir les besoins de mon entreprise

Vous souhaitez mettre en place un SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) pour gérer vos congés & absences ? Et vous vous apprêtez à sélectionner un partenaire pour vous accompagner dans ce beau projet ? Minute papillon ! Afin de choisir la solution logicielle parfaitement adaptée à votre entreprise, prenez le temps de mettre à plat vos besoins. 

 

Les besoins du cadre légal

Le cadre légal comprend l’ensemble des lois et des décrets qui encadrent votre gestion des absences. Lors de la mise en place d’un logiciel de gestion des congés & absences il faut se poser la question suivante : qu'est-ce qui impacte, au quotidien, ma gestion des congés & absences ? 

N’oubliez pas d’identifier les aspects spécifiques à votre entreprise (accords, conventions, etc) pour n’omettre aucune variable. 

Voici des exemples de questions à vous poser : 

  • Avez-vous une ou plusieurs conventions collectives ? 
  • Pratiquez-vous le forfait jours ? 
  • Accordez-vous des RTT 
  • Avez-vous des accords collectifs ? 

 

Les besoins du cadre opérationnel

Place maintenant à la deuxième étape : la définition du cadre opérationnel. Vous allez devoir formaliser le fonctionnement interne de votre entreprise afin de faire ressortir les processus impactant la gestion des congés et autres absences. 

Tout d’abord, analysez et structurez vos particularités opérationnelles 

  • Type de structure (pyramidale, divisionnelle, fonctionnelle, solaire…) 
  • Organigramme 
  • Processus de validation en place actuellement. 

En faisant ce travail vous définissez les différentes relations hiérarchiques et fonctionnelles de votre entreprise. Cette étude structurelle va vous permettre d’identifier les forces et les faiblesses de votre fonctionnement. N’oubliez pas de les prendre en compte dans le choix de votre SIRH. 

La mise en place d’un logiciel de gestion des congés & absences a pour objectif principal de simplifier vos processus. En ce sens, identifiez l’ensemble de vos processus internes pour que la solution s’adapte au mieux à vos processus actuels. 

En définissant vos besoins du cadre opérationnel, vous allez comprendre les mécanismes et les particularités de chacun de vos services. Ces informations vont être précieuses dans le choix de votre logiciel de gestion des RH. 

 

Les besoins de vos collaborateurs

Qui de plus important que les collaborateurs de votre entreprise ? Personne ! Pour réussir la mise en place d’un logiciel de gestion des congés, il faut avant tout penser à vos collaborateurs. Chaque entreprise a ses habitudes qui définissent les échanges et le quotidien des collaborateurs. Quelles sont les vôtres ? 

La mise en place d’un logiciel a un impact fort sur le quotidien de vos collaborateurs. Il faut donc prendre en compte leur capacité à accepter le changement et l’évolution des processus. Certains profils sont plus réfractaires à la transformation, ce qui peut freiner la mise en place de votre SIRH.  

Si des managers ou des directeurs de services sont réticents à ce changement, la digitalisation des processus RH sera plus complexe. Pour que votre projet soit une réussite, il faut que la ligne managériale soutienne le projet et conduise ce changement. 

Comment accompagner vos collaborateurs dans ce changement ? Nous vous conseillons de créer une équipe projet qui réunit tous les services de votre entreprise. Les collaborateurs de cette équipe vont être le relai de communication auprès de vos différents services. 

Ce besoin n’est pas à prendre à la légère ! Si la conduite du changement n’est pas bien réfléchie, le projet ne sera pas adopté par vos collaborateurs. Dans ce cas, il y aura un réel risque d’échec d’implantation du SIRH.
 

Poursuivez votre réflexion sur la mise en place d'un SIRH au sein de votre entreprise en téléchargeant notre guide "Digitaliser vos congés avec un SIRH" ! 

Téléchargez le guide

 

> Pour aller plus loin, 7 clés de succès pour réussir la mise en place d’un SIRH ! 

À propos de l'auteur
 

Marion

Blogueuse RH

Curieuse depuis ma plus tendre enfance, j'aime partager autour
du management, du bien-être au travail et de l'actu RH !

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