Congé maternité, longue maladie, accident du travail, congé sabbatique, congé individuel de formation... Toutes ces absences sont considérées comme des absences de longue durée.
Une longue absence est une période délicate, quelle que soit la cause, pour le collaborateur comme pour l’employeur. Le collaborateur peut se sentir coupable de son absence et l’employeur, de son côté, peut avoir des doutes quant à la motivation de son salarié. Ces doutes proviennent simplement de l’interruption de relation entre l’employé et l’employeur.
Voici nos conseils pour mieux appréhender une absence de longue durée !
1. Anticiper la période d’absence
Lorsque la nature de l’absence le permet, nous vous conseillons d’anticiper et de préparer la période d’absence de votre collaborateur. Dès lors que votre collaborateur vous annonce son arrêt ou son congé, organisez son absence.
Il est très fortement préconisé d’impliquer le collaborateur dans la préparation de son absence. Vous allez ainsi lui accorder de la confiance et diminuer son sentiment de culpabilité.
Voici quelques missions à faire pour bien préparer l’absence de longue durée de votre collaborateur :
- Planifiez avec lui les dates exactes de départs et de retours
- Le missionner dans le recrutement et la formation de son remplaçant
- Réaliser un point des dossiers en cours pour fiabiliser le passage de témoin
- Préparer son départ de manière chaleureuse (exemple : repas d’équipe)
2. Garder le lien pendant l’absence du collaborateur
Ça y est ! Votre collaborateur est actuellement en absence de longue durée. Mais attention, ça ne veut pas dire qu’il ne fait plus partie de votre entreprise ou de votre équipe !
Primordial pour que l’absence se passe dans de bonnes conditions : garder le contact avec votre collaborateur. Pensez tout simplement à prendre des nouvelles lors des moments clés de son absence (naissance, opération chirurgicale, diplôme...).
N’hésitez pas à partager ces échanges avec les membres de l’équipe, les salariés de l’entreprise et pourquoi pas certains clients.
Vous pouvez aussi proposer à vos collaborateurs de faire parvenir un présent à leur collègue. Rien de luxueux, mais simplement un bouquet de fleurs ou une lettre signée de l’ensemble de son équipe.
L’objectif est de garantir le sentiment d’appartenance du collaborateur absent à votre entreprise. Aussi, en gardant le lien pendant l’absence vous allez contribuer à l’expérience collaborateur !
3. Préparer la reprise de votre collaborateur
Le plus gros est derrière vous ! Votre collaborateur fait son grand retour dans quelques jours.
Pensez à prendre contact avec votre collaborateur 1 à 2 semaines avant sa reprise. Transmettez-lui le planning de son jour d’arrivée. Pas la peine de le faire venir à 8h de matin, optez plutôt pour une reprise en douceur vers 9h / 9h30. Vous allez ainsi le rassurer et éviter certaines angoisses.
Cet échange va aussi vous permettre d’appréhender au mieux son retour en analysant sa motivation à reprendre le travail et à retrouver ses collègues.
Élément important, informer tous les membres de l’équipe de la date de reprise de votre collaborateur absent. Faites en sorte que l’équipe soit au complet !
4. Préparer un accueil chaleureux et bienveillant
C’est le grand jour ! Après une période de longue durée d’absence votre collaborateur fait son retour. Cette journée doit être sous le signe de la bienveillance et la gentillesse ! Il faut absolument éviter les moments d’inquiétude, de stress, d’angoisse ou encore le malaise.
Sachez que ce jour de reprise d’activité a un impact direct sur la réintégration du collaborateur dans ses fonctions. N’oublions pas qu’un collaborateur heureux et épanoui est un collaborateur motivé et engagé !
Pour mettre le bien-être au cœur de cette journée, commencez en douceur en proposant un petit-déjeuner pour le retour de votre collaborateur. Ce moment de convivialité va mettre le salarié en confiance pour le reste de sa journée de reprise.
5. Planifier un entretien de reprise d’activité
Élément essentiel de la reprise d’activité de votre salarié après une longue durée : l’entretien de reprise ! L’employeur doit proposer systématiquement un entretien professionnel de reprise à ses collaborateurs ayant eu une absence de longue durée (code du travail – Article L6315-1).
C’est l’étape la plus importante de la réintégration du collaborateur. L’objectif de cet entretien est de faciliter la réintégration au poste de votre collaborateur. Vous allez aussi pour échanger au sujet de son parcours professionnel et identifier les besoins potentiels de formation.
Cet entretien de reprise d’activité suite à une longue absence est un moment privilégié entre le manager et son collaborateur. Il permet au collaborateur de prendre connaissance des éventuels changements. Découvrez notre modèle d'entretien dédié au retour de vos collaborateurs après une longue absence !
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6. Accompagner sur le long terme votre collaborateur
Lors de l’entretien de reprise d’activité, rassurez le collaborateur et annoncez-lui qu’il sera accompagné durant les premières semaines, voire les premiers mois. Pensez à faciliter la passation des dossiers en gardant au moins une semaine le collaborateur et son remplaçant sur le même poste.
Planifiez des entretiens de suivi pour pouvoir faire des points réguliers. Ainsi, vous vous assurerez de sa bonne réintégration au sein de l’entreprise.
Le retour après une période de longue absence peut s'accompagner d'une baisse de motivation au travail. Mais comment garantir la motivation et l'implication des salariés ? Découvrez des conseils et bonnes pratiques dans notre guide pratique pour (re)motiver son équipe.
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